В соответствии со ст. 6 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и защите информации" вопросы ограничения доступа к информации, определения порядка и условий такого доступа относятся к исключительной компетенции обладателя информации. Последний при осуществлении своих прав обязан ограничивать доступ к информации и принимать меры по ее защите, если такая обязанность установлена федеральными законами.

Под допуском к конфиденциальной информации понимается выполнение обладателем информации или другими уполномоченными должностными лицами определенных процедур, связанных с оформлением права лица на доступ к конкретному виду конфиденциальной информации.

В настоящее время в России законодательно определены и урегулированы вопросы допуска персонала предприятия к сведениям, составляющим государственную или коммерческую тайну. Порядок допуска лиц к иным видам информации с ограниченным доступом с учетом положений Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и защите информации" находится в компетенции соответствующих должностных лиц (руководителей предприятий), являющихся обладателями такой информации.

Доступ лица к конфиденциальной информации -- санкционированное полномочным должностным лицом ознакомление персонала предприятия и иных лиц с конфиденциальной информацией и ее носителями.

Доступ граждан к информации, содержащей сведения, в установленном порядке отнесенные к коммерческой тайне, осуществляется в соответствии со ст. 7 и 10 Федерального закона "О коммерческой тайне". С момента установления режима коммерческой тайны в отношении какой-либо информации полномочия по принятию решения о доступе к ней в полном объеме переходят к обладателю информации. Необходимо отметить, что определение порядка доступа лиц к коммерческой тайне и учет лиц, получивших такой допуск, в соответствии с Федеральным законом "О коммерческой тайне" являются обязательными для обладателя информации, составляющей коммерческую тайну.

Меры по охране конфиденциальности информации признаются разумно достаточными, если исключается доступ к информации, составляющей коммерческую тайну любых лиц без согласия ее обладателя. Иные не противоречащие законодательству России меры по ограничению доступа к коммерческой тайне могут быть дополнительно приняты ее обладателем.

Разрешительная система персонала к конфиденциальной информации лежит в основе организационно-правового регулирования вопросов допуска и непосредственного доступа персонала к конфиденциальной информации и ее носителям независимо от степени ее важности и конфиденциальности. Понятие, сущность и основные положения разрешительной системы доступа персонала предприятия к информации, подлежащей защите, представлены на примере информации, в установленном порядке отнесенной к коммерческой тайне.

В соответствии с Федеральным законом "О коммерческой тайне" под доступом к информации, составляющей коммерческую тайну, понимается ознакомление определенных лиц с этой информацией с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации. В целях сохранения конфиденциальности информации ее обладатель в порядке, определенном указанным федеральным законом, устанавливает режим коммерческой тайны. Режим коммерческой тайны -- правовые, организационные, технические и иные меры по охране конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, принимаемые ее обладателем.

К обязательным мерам по защите охраняемой информации в соответствии с положениями ст. 10 Федерального закона "О коммерческой тайне" относятся:

ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана.

Перечисленные меры реализуются в рамках разрешительной системы доступа персонала предприятия к информации, составляющей коммерческую тайну.

Разрешительная система доступа персонала предприятия предусматривает установление на предприятии единого порядка обращения с носителями сведений, составляющих коммерческую тайну, определение ограничений на доступ к ним различных категорий персонала (управленческого, административного и исполнительского уровней) и степени ответственности за сохранность указанных носителей сведений.

Создание и реализация разрешительной системы доступа персонала к информации, составляющей коммерческую тайну, -- важная часть общей системы организационных мер по защите информации на предприятии. Актуальность использования разрешительной системы доступа к информации обусловлена особым значением информационной составляющей любого производственного процесса на современном предприятии, включающего создание новых документов (материалов), товаров и услуг, неправомерный доступ к которым может привести к утечке конфиденциальной информации и, тем самым, нанесению ущерба предприятию.

Создание и функционирование разрешительной системы доступа персонала предприятия к информации направлены, в первую очередь, на решение стоящих перед предприятием задач и достижение основных целей его деятельности.

Основополагающим принципом нормативно-правового регулирования процесса ознакомления конкретного работника предприятия со сведениями, составляющими коммерческую тайну, является правомерность доступа этого работника к конкретным сведениям или их носителям.

Основные условия правомерного доступа персонала к коммерческой информации включают:

Подписание работником обязательства о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну, а также трудового договора, который в соответствии со ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации может содержать эти обязательства;

наличие у работника оформленного в установленном порядке допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

наличие утвержденных руководителем предприятия должностных (функциональных) обязанностей работника, определяющих круг его задач и объем необходимой для их решения информации;

оформление разрешения руководителя предприятия на ознакомление работника с конкретной информацией, являющейся коммерческой тайной, и ее носителями.

Процесс регулирования доступа работников к коммерческой тайне направлен на исключение необоснованного расширения круга лиц, допускаемых на предприятии к информации различной степени конфиденциальности, и утечки этой информации, а также доступа к ней граждан, не имеющих на то разрешения полномочных должностных лиц.

Основная цель разрешительной системы доступа персонала к коммерческой тайне -- исключение нанесения ущерба предприятию посредством несанкционированного распространения сведений, составляющих коммерческую тайну.

Чтобы понять роль разрешительной системы доступа к информации всех категорий сотрудников, в том числе командированных лиц, в совокупности с другими организационными, правовыми и иными мерами, направленными на установление режима коммерческой тайны, необходимо рассмотреть порядок правовой регламентации данной системы. Она должна быть простой, но достаточно эффективной, гибкой и способной адекватно реагировать на изменения, происходящие в хозяйственной, производственной и других сферах деятельности предприятия.

В структуре управления процессом доступа особое место занимают руководитель предприятия и его заместители. Однако наиболее важная роль в этой структуре отводится руководителям структурных подразделений предприятия, сотрудники которых непосредственно допускаются к коммерческой тайне (работают с носителями сведений, составляющих коммерческую тайну). Эти руководители наделяются правом определять степень доступа непосредственно подчиненных им сотрудников к конкретным сведениям (носителям). В зависимости от категорий сотрудников предприятия или командированных лиц, необходимости ознакомления их с теми или иными сведениями (в пределах должностных обязанностей или в объеме предписания на выполнение задания) соответствующие руководители определяют права этих лиц на доступ к информации.

Права сотрудников на доступ к коммерческой тайне и работу с ее носителями регулируются разрешениями полномочных должностных лиц, оформленными в письменном (документальном) виде. Оформление таких разрешений осуществляется руководителем предприятия, его заместителями и руководителями структурных подразделений в отношении непосредственно подчиненных им сотрудников. На практике наиболее распространены следующие способы документального оформления разрешений (формы разрешительных документов):

составление именных (должностных) списков сотрудников, допускаемых к той или иной информации, составляющей коммерческую тайну предприятия, в обязательном порядке содержащих должности и фамилии сотрудников и категории сведений (документов), к которым они допускаются;

оформление разрешения непосредственно на документе (носителе информации) в виде резолюции (поручения), адресованного конкретному сотруднику;

указание (перечисление) в организационно-плановых и иных документах предприятия сотрудников (их фамилий), которые при решении конкретных производственных и иных задач должны быть допущены к определенной информации, составляющей коммерческую тайну предприятия.

Основным внутренним организационно-распорядительным документом предприятия, регулирующим вопросы доступа всех категорий работников и иных лиц к коммерческой тайне, является положение о разрешительной системе доступа к информации, составляющей коммерческую тайну.

Разработку данного положения осуществляет, как правило, специально создаваемая комиссия предприятия, которая состоит из представителей его структурных подразделений, осуществляющих производственную, хозяйственную и иные виды деятельности. Члены комиссии должны знать специфику работы предприятия, порядок организации и обеспечения защиты конфиденциальной информации. В состав комиссии в обязательном порядке входят сотрудники службы безопасности предприятия. В целях более точного определения ограничений для конкретных лиц на доступ к различным категориям информации (с учетом ее тематики) комиссия может включать несколько подкомиссий. Методическое руководство деятельностью комиссии (подкомиссий) осуществляет служба безопасности предприятия.

Разработке положения предшествует всесторонний анализ различных документов (материалов), проводимый в целях выявления и классификации всех информационных потоков, существующих на предприятии. В ходе анализа изучаются все направления и стороны деятельности предприятия, в том числе его взаимодействие с организациями-соисполнителями и заказчиками, работа диссертационных советов, образовательная деятельность и т.п. После получения результатов анализа формируется структура положения (готовится его проект). Основными разделами положения являются:

общие требования по доступу работников к коммерческой тайне;

порядок доступа к носителям информации, имеющим различные категории (степени) конфиденциальности;

порядок доступа к делам и документам архивного хранения;

порядок копирования (размножения) документов и рассылки их нескольким адресатам;

порядок доступа к носителям информации командированных лиц, представителей органов местного самоуправления, различных территориальных и надзорных органов;

порядок доступа к информации (ее носителям) в ходе проведения совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

После разработки положение утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения непосредственных исполнителей указанных в нем мероприятий (работ), а также до сведения каждого сотрудника предприятия в части, касающейся данного сотрудника (в необходимых случаях -- под расписку).

В вопросах разработки положения, реализации его требований и контроля за выполнением предусмотренных мероприятий особая роль отводится службе безопасности, в задачи которой входит:

проведение мероприятий, направленных на ограничение круга лиц, допускаемых к конкретной информации (ее носителям);

выявление фактов неправомерного доступа лиц к коммерческой тайне;

оценка эффективности принимаемых руководителями структурных подразделений предприятия мер по исключению утечки информации;

подготовка предложений о внесении изменений в должностные инструкции и иные документы, определяющие задачи и функции подразделений (отдельных должностных лиц) предприятия;

разработка и представление на утверждение руководителю предприятия проектов внутренних организационно-распорядительных документов по вопросам защиты коммерческой тайны, в том числе определяющих порядок функционирования разрешительной системы доступа;

методическое руководство деятельностью должностных лиц и структурных подразделений по реализации положения о разрешительной системе доступа к коммерческой тайне предприятия.

Наиболее важная функция службы безопасности предприятия -- контроль за соблюдением его сотрудниками положений организационно-плановых и распорядительных документов, регламентирующих вопросы создания и функционирования разрешительной системы доступа, в целях исключения случаев неправомерного доступа сотрудников предприятия, а также командированных лиц к коммерческой тайне.

Служба безопасности контролирует:

Наличие оформленного в установленном порядке допуска сотрудников к коммерческой тайне;

Соответствие выданного руководителем структурного подразделения предприятия разрешения требованиям разрешительной системы;

правомерность передачи носителей сведений, содержащих коммерческую тайну, на другие предприятия;

соблюдение работниками предприятия установленных требований по работе с носителями сведений, составляющих коммерческую тайну, на рабочих местах;

правомочность и целесообразность использования материалов, содержащих коммерческую тайну, на конференциях, совещаниях и других мероприятиях, проводимых с привлечением представителей других организаций.

Результаты контроля используются при анализе состояния дел в сфере защиты коммерческой тайны на предприятии и служат основой для доработки (уточнения) отдельных положений организационно-распорядительных документов, регулирующих вопросы функционирования разрешительной системы на предприятии.

конфиденциальный информация коммерческий тайна

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru

1. Основные требования к разрешительной системе доступа

1.1 Общие сведения

Ключевым звеном в защите конфиденциальной информации, в том числе информации, циркулирующей в АИС, или, иначе, системах конфиденциального электронного документооборота, является организация санкционированного (разрешенного) доступа к ней.

Разрешительная система допуска и доступа к конфиденциальной информации основана на выполнении установленных руководством организации нормативных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ пользователей к необходимому им для выполнения служебных обязанностей объему конфиденциальной информации. При этом под допуском к конфиденциальной информации понимается процедура оформления права граждан на доступ к такой информации, а для организаций, предприятий, учреждений - права на проведение работ с использованием такой информации. Доступ к информации - это возможность ее получения и использования. Под доступом к конфиденциальной информации понимается санкционированное полномочным должностным лицом ознакомление с данной информацией, ее получение и использование конкретным физическим или юридическим лицом.

При этом право давать разрешение на ознакомление и право работать может быть предоставлено только лицам, имеющим доступ к конфиденциальной информации.

При установлении разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации должны быть обеспечены такие требования, как:

· надежность -- исключение возможности несанкционированного доступа (НСД) посторонних лиц к КДИ и конфиденциальной информации, циркулирующей в АИС. в обычных и экстремальных условиях (под экстремальными условиями понимаются чрезвычайные ситуации. пожары, наводнения и др.):

· полнота охвата всех категорий исполнителей и всех категорий конфиденциальной информации;

· конкретность и однозначность решения о доступе (да/нет);

· производственная и служебная необходимость - единственный критерий доступа к конфиденциальной информации;

· определенность состава должностных лиц. дающих санкцию на доступ к конфиденциальной информации, исключение возможности бесконтрольной и несанкционированной выдачи таких санкций;

· регламентация и организация работы всех категорий персонала с конфиденциальной информацией;

· соответствие функциональных обязанностей работника передаваемой ему конфиденциальной документированной информации;

· наличие нормативно-методических документов и положений по защите и охране конфиденциальной информации, режиму конфиденциальности информации и доступа к ней, в том числе утвержденного Перечня конфиденциальной документированной информации, Реестра конфиденциальной информации и АИС;

· наличие необходимых условий в зданиях, помещениях, кабинетах для работы с конфиденциальной документированной информацией:

· оформление разрешения на ознакомление с конфиденциальной информацией;

· ознакомление пользователя, при необходимости, только с частью конфиденциального документа, при этом в разрешении на ознакомление должны быть указаны разделы, пункты или страницы, с которыми можно знакомить пользователя, если конфиденциальная документированная информация находится на бумажном носителе.

Разрешительная система должна предусматривать порядок доступа к конфиденциальной информации граждан, других должностных лиц и организаций, например при выполнении совместных работ и услуг.

Следует иметь в виду, что сотрудники уполномоченных органов государственной власти и органов местного самоуправления (далее - уполномоченные органы), например налоговая служба, служба судебных приставов, органы МВД и др., имеют право на доступ к различным видам конфиденциальной информации в пределах компетенции, определенной для таких органов законодательством Российской Федерации. Поэтому организации, обладающие конфиденциальной информацией, обязаны нс только знакомить должностных лиц уполномоченных органов с конфиденциальной документированной информацией, но и предоставлять им в распоряжение конфиденциальные документы в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

Уполномоченные органы обязаны обеспечить защиту полученной информации от разглашения и неправомерного использования должностными лицами и иными служащими этих органов, которые ознакомились с конфиденциальной информацией в связи с выполнением служебных обязанностей. Это положение относится к служебной, налоговой и коммерческой, банковской тайнам. За разглашение или неправомерное использование содержащейся в документах конфиденциальной информации данные органы несут перед обладателем этой информации правовую ответственность.

1.2 Регламент доступа к конфиденциальной информации

Разрешительная система доступа не только обеспечивает доступ к конфиденциальным документам, но и определяет порядок доступа к другим носителям конфиденциальной информации, например к циркулирующей в АИС. Эти функции системы должны находить свое снижение н Регламенте доступа к конфиденциальной информации (далее - Регламент) или Положении о режиме конфиденциальности информации.

Регламент разрабатывается Экспертной комиссией по защите конфиденциальной информации и содержит следующие разделы:

1. Общие положения. В этом разделе указываются:

· цель разработки Регламента:

· основные задачи и принципы системы допуска и доступа;

· нормативные документы, на которых базируется Регламент организации, а также лица, на которых возлагается ответственность за невыполнение его требований:

· руководство организации, руководители Службы безопасности. Службы делопроизводства, структурных подразделений, осуществляющих контроль за соблюдением норм Регламента в пределах их компетенции.

При этом указывается, что ответственность за невыполнение требований Регламента несут все должностные лица, имеющие право давать разрешение на доступ, а также все пользователи конфиденциальной информацией.

2. Круг лиц, имеющих право давать разрешение на допуск и доступ к конфиденциальной информации. В данном разделе должны быть перечислены все должности лиц, которые могут давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, с указанием категории пользователей, состав информации и ее носителей. Право давать разрешение на доступ к соответствующей конфиденциальной информации имеют:

· заместители руководителя по отдельным направлениям - всем пользователям, но в пределах своей сферы деятельности:

· руководители структурных подразделений всем сотрудникам подразделений.

Для возможности доступа к конфиденциальной информации какого-либо подразделения сотрудников и работников других подразделений необходимо разрешение соответствующего заместителя руководителя организации. Первые заместители руководителей, а также должностные лица, временно исполняющие ту или иную должность, могут, как правило, разрешать доступ в объеме всех прав, предусмотренных для замещаемого ими лица.

3. Порядок оформления разрешений на доступ к конфиденциальной информации и предоставление ее пользователям. В данном разделе определяется порядок оформления разрешений на доступ к различным носителям конфиденциальной информации и выдачи носителей пользователям. Разрешение на ознакомление должно оформляться: по поступившим и созданным/изданным документам - в форме резолюции на конфиденциальном документе: по документам, зарегистрированным по учету инвентарного (выделенного) хранения, в форме резолюции на документе или подписанного соответствующими руководителями списка пользователей на внутренней стороне обложки документа, титульном листе либо в карточке учета выдачи конфиденциального документа. При этом следует оговорить, что исполнители и лица, которые визировали, согласовывали. подписывали и утверждали конфиденциальные документы, допускаются к соответствующей конфиденциальной информации, в том числе циркулирующей в АИС, без оформления дополнительных разрешений, если они продолжают выполнять те же функциональные обязанности. Без специального разрешения могут допускаться также лица, указанные в тексте распорядительных документов организации (приказов, распоряжений).

4. Порядок учета работников и должностных лиц организации, а также работников должностных лиц других организаций, получивших доступ к конфиденциальной информации .

5. Порядок учета выдачи конфиденциальной документированной информации.

Регламент подписывается членами Экспертной комиссии по защите конфиденциальной информации, визируется всеми лицами, имеющими право давать разрешение на доступ, и вводится в действие приказом руководителя организации. В приказе определяются также и мероприятия по введению Регламента в действие (порядок изучения Регламента пользователями, технология осуществления контроля за его выполнением и др.). После утверждения с Регламентом должны быть ознакомлены под расписку все сотрудники и работники организации, работающие с конфиденциальной информацией.

Технологии допуска и доступа к конфиденциальной документированной информации являются основой при постановке задач и разработке технических заданий для создания соответствующей АИС допуска и доступа к конфиденциальной информации, которая является одним из главных модулей интегрированной системы электронною конфиденциального документооборота.

1.3 Экспертная комиссия по защите конфиденциальной информации

Экспертная комиссия по защите конфиденциальной информации коллегиальный орган, который занимает ключевое положение в системе структурных подразделений организации, отвечающих за допуск и доступ к КДИ с защиту и охрану.

В Экспертную комиссию по защите конфиденциальной информации входят следующие подразделения: Служба безопасности. Служба делопроизводства. Служба кадров и подразделение информационных технологий и АИС (информационно-технологический центр, главный вычислительный центр и др.).

Основными функциями Экспертной комиссии являются:

· координация деятельности указанных структурных подразделений, обеспечивающих в интересах разработки и выполнения программ и планов, нормативных и методических документов, в том числе Регламента по защите конфиденциальной информации, Реестра конфиденциальной информации и АИС реализацию нормативно-правовых документов и системы стандартов Российской Федерации в области защиты информации;

· организация разрешительной системы доступа.

Экспертная комиссия создастся в соответствии с приказом руководителя организации. Функции комиссии и полномочия реализуются в соответствии с Положением, утверждаемым руководителем организации. В состав комиссии должны входить руководители организации, курирующие вопросы защиты конфиденциальной информации, руководители перечисленных выше структурных подразделений организации или их заместители. Состав данной комиссии по должностям, а также персональный состав утверждаются руководителем организации.

Решения Экспертной комиссии, принятые в соответствии с ее полномочиями, обязательны для исполнения всеми структурными подразделениями организации, всем персоналом организации, включая руководство, а также другими организациями и предприятиями при выполнении совместных работ, связанных с доступом к конфиденциальной информации и се защитой.

Основными функциями Экспертной комиссия являются:

· организация работы по формированию Перечня (номенклатуры) должностных лиц, имеющих полномочия в отношении отнесения информации к конфиденциальной. Перечень утверждается приказом организации;

· организация работы по формированию и созданию Перечня конфиденциальной документированной информации организации;

· организация работы по формированию и созданию Реестра конфиденциальной информации и автоматизированной информационной системы;

· подготовка предложений по организации разработки и выполнению программ, планов, нормативных и методических документов, обеспечивающих реализацию доступа к конфиденциальной информации, ее защиту и охрану, и представление их в установленном порядке руководству организации;

· рассмотрение и представление руководству организации предложений по нормативному регулированию вопросов режима конфиденциальности информации, доступа к ней и совершенствованию системы защиты и охраны конфиденциальной информации в организации;

· определение порядка снятия грифа ограничения доступа (отметки конфиденциальности) в случае ликвидации организации-фондообразователя и отсутствия ее правопреемника;

· рассмотрение запросов государственных и негосударственных структур (предприятий, учреждений, организаций), юридических лиц и граждан о снятии грифа ограничения доступа:

· подготовка экспертных заключений на КДИ в целях решения вопроса о возможности ее передачи и предоставления другим организациям и уполномоченным органам:

· принятие решения о передаче КДИ другой организации в случаях изменения функций, форм собственности, ликвидации или прекращения работе использованием этой информации;

· подготовка и предоставление руководству организации предложений по порядку определения размеров ущерба, который может быть нанесен организации вследствие несанкционированного распространения и доступа к конфиденциальной информации, а также ущерба, наносимого организации в связи с приданием конфиденциальности информации, находящейся в ее собственности;

· подготовка и предоставление руководству организации предложений по отнесению информации к конфиденциальной, к различным степеням конфиденциальности:

· рассмотрение по поручению руководства организации проектов договоров (государственных контрактов), в том числе международных, о совместном использовании конфиденциальной информации, доступе к ней и о ее защите: подготовка соответствующих предложений и экспертных заключений: участие в международном сотрудничестве по этим вопросам;

· выдача заключений на решения руководителей структурных подразделений. связанные с изменением действующих в подразделениях перечней конфиденциальной документированной информации (эти заключения могут привести к изменению Перечня конфиденциальной документированной информации, Реестра конфиденциальной информации и АИС организации);

· выдача заключений на защиту разрабатываемых и разработанных всевозможных АИС, включая интегрированные системы защищенного электронного документооборота организации;

· координация работ по организации сертификации технических средств защиты конфиденциальной информации, лицензированию деятельности организации, связанной с использованием конфиденциальной информации, созданию технических средств защиты информации, а также осуществление мероприятий и (или) оказание услуг по защите конфиденциальной информации, если организация оказывает такие услуги другим организациям;

· решение вопросов о продлении срока конфиденциальности документов и информации.

Экспертная комиссия имеет следующую структуру: председатель комиссии, его заместители, члены комиссии, ответственный секретарь комиссии, служба делопроизводства (организационно-техническое обеспечение деятельности комиссии), рабочие и экспертные группы по направлениям деятельности (по мере надобности).

2. Особенности доступа к конфиденциальной документированной информации, составляющей служебную, коммерческую, профессиональную тайны, секрет производства (ноу-хау) и служебный секрет производства

Федеральный закон «О коммерческой тайне» содержит определение: «Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, - это ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации». Можно сказать, что обладатель конфиденциальной информации, составляющей коммерческую или служебную тайну, - это лицо, которое владеет конфиденциальной информацией на законном основании, ограничивает доступ к этой информации и устанавливает в отношении нее режим коммерческой или служебной тайны.

Конфиденциальная информация, составляющая коммерческую, служебную, профессиональную тайны, секрет производства (ноу-хау) и служебный секрет производства, обладателем которой является другое лицо, считается полученной незаконно, если доступ к ней осуществлялся с умышленным преодолением принятых обладателем данной информации мер по охране конфиденциальности, в том числе по ограничению доступа к ней.

Существуют три вида договоров, регулирующих ограничение доступа к секрету производства и служебному секрету производства: 1) договор об отчуждении исключительного права на секрет производства: 2) лицензионный договор о предоставлении права использования секрета производства; 3) секрет производства, полученный при выполнении работ по договору подряда.

Передача конфиденциальной информации это передача обладателем информации, зафиксированной на материальном носителе, контрагенту на основании договора в объеме и на условиях, предусмотренных договором, включая условие о принятии контрагентом установленных договором мер по охране ее конфиденциальности. Контрагент - сторона гражданско-правового договора, которой обладатель конфиденциальной информации передал эту информацию.

В договорах должны быть определены условия зашиты и охраны конфиденциальности информации и доступа к ней. в том числе в случае реорганизации или ликвидации одной из сторон договора в соответствии с гражданским законодательством, а также обязанность контрагента по возмещению убытков при разглашении им этой информации вопреки договорам, в соответствии со следующим типовым текстом пункта договора.

Пункт договора (государственного контракта) о неразглашении информацию.

Контрагент (лицензиат) обязан:

1) не разглашать конфиденциальную информацию Организации, которая будет доверена или станет известной по условиям договора;

2) не передавать третьим лицам и не раскрывать публично конфиденциальную информацию Организации без ее согласия:

3) выполнять по договору требования инструкций и положений но обеспечению сохранности конфиденциальной информации Организации идо- ступу к ней;

4) сохранять конфиденциальную информацию тех организаций, с которыми у Организации имеются служебные и деловые отношения;

5) не использовать знание конфиденциальной информации Организации для занятий любой деятельностью которая может нанести ей ущерб;

6) в случае расторжения договора все носители конфиденциальной информации Организации (рукописи, черновики, чертежи, малинные ленты, диски, дискеты, распечатки на принтерах, кино-, фото негативы и позитивы. модели, материалы, изделия и др.), которые находились в распоряжении в связи с выполнением договорных обязанностей, передать Организации;

7) незамедлительно сообщить Организации о допущенном контрагентом либо ставшем ему известным факте разглашения или угрозы разглашения, незаконном получении или незаконном использовании конфиденциальной информации третьими лицами, об утрате или недостаче носителей конфиденциальной информации и о других фактах, которые могут привести к разглашению конфиденциальной информации Организации а также о причинах и условиях возможной утечки информации.

Нарушение указанных положений Договора может повлечь уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность, предусмотренную ст. 13.11, 13.14 КоАП РФ, ст. 183 УК РФ, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в вице лишения свободы, возмещения ущерба Организации (убытков, упущенной выгоды и морального ущерба) и других наказаний.

Организация подтверждает, что данные обязательства не ограничивают прав контрагента на интеллектуальную собственность, полученную н результате работ по договору.

В случае, если иное не установлено договорами, контрагент в соответствии с законодательством Российской Федерации самостоятельно определяет способы защиты информации, переданной ему по указанным договорам, и доступ к ней в соответствии с нормативными правовыми актами.

Контрагент обязан незамедлительно сообщить обладателю конфиденциальной информации о допущенном контрагентом либо ставшем ему известным факте разглашения или угрозы разглашения. незаконном получении или незаконном использовании конфиденциальной информации третьими лицами.

Обладатель конфиденциальной информации, переданной нм контрагенту, до окончания срока действия договора не может разглашать эту информацию, а также в одностороннем порядке прекращать охрану ее конфиденциальности и доступа к ней, если иное не установлено

Гражданин, которому в связи с выполнением своих трудовых обязанностей или конкретного задания работодателя стал известен секрет производства, обязан сохранять конфиденциальность полученных сведений до прекращения действия исключительного права на секрет производства.

Исключительное право на секрет производства, созданный работником в связи с выполнением своих трудовых обязанностей или конкретного задания работодателя - это служебный секрет производства, который принадлежит работодателю (ст. 1470 ГK РФ).

В целях охраны конфиденциальности информации организации работодатель (обладатель конфиденциальной информации) должен:

· ознакомить под расписку работника, доступ которого к конфиденциальной информации необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с Перечнем конфиденциальной документированной информации организации:

· ознакомить под расписку работника с установленным режимом конфиденциальности информации и с мерами ответственности за его нарушение в соответствии с Регламентом доступа к информации.

Основными требованиями к конфиденциальной информации являются:

· наличие приказа о приеме на работу, переводе, временном замещении, изменении должностных обязанностей и др. или назначении на должность, которая предусматривает работу с конфиденциальной информацией;

· наличие подписанного сторонами трудового договора (служебного контракта для госслужащих), имеющего пункт о неразглашении конфиденциальной информации, составляющей какую-либо тайну Организации, например секрет производства, кроме государственной тайны, или подписанного обязательства о неразглашении информации и обеспечении зашиты и охраны конфиденциальности информации, обладателем которой являются Организация и ее контрагенты.

3. Особенности доступа к конфиденциальной документированной информации при ее предоставлении уполномоченным органам государственной власти

Предоставление конфиденциальной информации - это передача информации, зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем органам государственной власти в целях выполнения ими функций. Обладатель конфиденциальной информации по мотивированному требованию уполномоченных органов государственной власти должен предоставлять нм данную информацию на безвозмездной основе.

Руководство организации, Экспертная комиссия по защите конфиденциальной информации, Службы безопасности, делопроизводства, кадров и другие подразделения должны знать, что без мотивированного требования, которое должно быть подписано уполномоченным должностным лицом и содержать указание цели, а также без правового основания затребования конфиденциальной информации и определения срока ее предоставления конфиденциальная информация в соответствии с законодательством может не предоставляться

В случае отказа обладателя конфиденциальной информации предоставить ее уполномоченному органу государственной власти, последний вправе затребовать ее только в судебном порядке.

Особенность доступа к предоставляемой конфиденциальной информации заключается в том, что документы, которые содержат информацию, составляющую коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем. и место жительства).

В случае предоставления организацией (юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем) информации уполномоченные органы в соответствии с российским законодательством обязаны создать условия, обеспечивающие ее защиту и охрану, а также регламентированный доступ к ней. Информация, относящаяся к коммерческой тайне, секретам производства, профессиональной тайне и др.

Должностные лица уполномоченных органов (государственные или муниципальные служащие), которым в силу выполнения должностных (служебных) обязанностей стала известна конфиденциальная информация, без согласия обладателя этой информации не вправе разглашать или передавать ее другим лицам. органам государственной власти, другим государственным органам, органам местного самоуправления, а также не вправе использовать эту информацию в корыстных или иных личных целях.

Особенности доступа к конфиденциальной документированной информации, составляющей персональные данные.

1. Письменное согласие субъекта персональных данных на доступ к ним и их дальнейшую обработку.

Физическое лицо - субъект персональных данных - принимает решение о доступе к ним и их предоставлении, а также дает согласие на обработку этих данных своей волей и в своих интересах. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано физическим лицом.

В российском законодательстве предусматриваются случаи обязательного предоставления субъектом персональных данных (без всякого согласия) конфиденциальной информации в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

Обработка конфиденциальной информации осуществляется только с согласия субъекта персональных данных в письменной форме, где указываются:

· фамилия, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

· наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

· цель обработки конфиденциальной информации - персональных данных;

· перечень персональных данных, на обработку которых дает согласие субъект этих данных;

· перечень действий с персональными данными, на совершение которых дастся согласие;

· общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

· срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

Доступ к специальным категориям персональных данных. Доступ к конфиденциальной информации и дальнейшая обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, не допускаются. Не требуется согласия физического лица, если доступ к конфиденциальной информации и дальнейшая обработка персональных данных осуществляются и необходимы в определенных случаях, а именно: если субъект персональных данных, в том числе биометрических (конфиденциальная информация, которая характеризует физиологические особенности человека и на основе которой можно установить его личность), дал согласие в письменной форме на обработку этих данных;

· если персональные данные являются общедоступными;

· если персональные данные относятся к состоянию здоровья субъекта и их обработка необходима для зашиты его жизни, здоровья или реализации иных жизненно важных для него либо других лиц интересов, а получение согласия субъекта невозможно;

· если необходимо установить медицинский диагноз, оказать медицинские и медико-социальные услуги либо использовать эту информацию в медико-профилактических целях, при условии, что обработка персональных данных осуществляется лицом, которое профессионально занимается медицинской деятельностью и обязано в соответствии с законодательством Российской Федерации сохранять врачебную тайну;

· если в учредительных документах общественного объединения или религиозной организации указано, что обработка персональных данных членов (участников) выполняется соответствующими общественным объединением или религиозной организацией и эта информация не будет распространяться без согласия в письменной форме физического лица;

· если доступ и дальнейшая обработка персональных данных, в том числе биометрических, осуществляются в соответствии с правосудием и законодательством Российской Федерации о безопасности, об оперативно-розыскной деятельности, а также в соответствии с уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации;

· если доступ и дальнейшее использование конфиденциальной информации о наличии судимости субъекта персональных данных осуществляются государственными или муниципальными органами в пределах полномочий, предоставленных им в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Вез согласия субъекта биометрических персональных данных доступ к ним и дальнейшая их обработка могут осуществляться в связи с отправлением правосудия, а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о безопасности, об оперативно-розыскной деятельности, о государственной службе, о порядке выезда из Российской Федерации и въезда на ее территорию.

2. Уведомление об обработке персональных данных

При намерении заняться обработкой персональных данных или ее выполнении оператор должен направить в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных установленное нормативными документами уведомление.

Федеральным законом «О персональных данных» указаны случаи, когда допускается обработка персональных данных без уведомления уполномоченного органа. Оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа обработку персональных данных, если:

· субъектов персональных данных связывают с оператором трудовые отношения в соответствии с ТК Российской Федерации, законодательством о государственной службе и о муниципальной службе;

· полученные оператором персональные данные в связи с заключением договора, одной стороной которого является субъект персональных данных, не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора;

· конфиденциальная информация не будет распространяться без согласия в письменной форме субъектов персональных данных, относящихся к членам (участникам) общественного объединения или религиозной организации и будет обрабатываться указанными объединением или организацией для достижения ими законных целей, предусмотренных их учредительными документами;

· персональные данные являются общедоступными;

· персональные данные включают в себя только фамилию, имя и отчество физического лица:

· персональные данные необходимы в целях однократного пропуска физического лица на территорию, на которой находится оператор в иных аналогичных целях;

· персональные данные включены в АИС. имеющие в соответствии с федеральными законами статус федеральных, а также в государственные АИС, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;

· персональные данные, обрабатываемые без средств автоматизации, или в соответствии с нормативными правовыми актами, устанавливающими требования к обеспечению безопасности при их обработке, отвечают соблюдению прав физических лиц.

О своем намерении осуществить обработку персональных данных оператор обязан уведомлять уполномоченный орган по защите прав физических лиц (таким органом является федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере информационных технологий и связи). Уведомление должно быть направлено в письменной или электронной форме и подписано уполномоченным лицом либо иметь электронную цифровую подпись.

Уведомление оформляется на бланке оператора, осуществляющего обработку персональных данных, и направляется в территориальный орган Россвязькомнадзора. Оно может быть направлено либо в письменной форме и подписано уполномоченным лицом, либо в электронной форме с электронной цифровой подписью (ЭЦП).

4. Особенности доступа к архивным конфиденциальным документам

Согласно ст. 24 и 25 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», «доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности. Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламент регулируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов».

Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполни тельной власти и находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне и других видах тайн - конфиденциальной информации.

Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается. Архивные документы, находящиеся в незаконном владении, подлежат передаче собственникам или законным владельцам в соответствии с международным договором Российской Федерации и законодательством Российской Федерации.

К конфиденциальным архивным документам ограниченного доступа относятся документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации, содержащие информацию, отнесенную российским законодательством к конфиденциальной информации, составляющей какую-либо тайну, за исключением государственной тайны. Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью. Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации, - архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.

Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к ним обеспечивается путем предоставления пользователю справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов. Условия доступа к находящимся в частной собственности, за исключением тех документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

Следует отмстить, что действие Федерального закона «О персональных данных» не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования. учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов, в соответствии с законодательством об архивном деле.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения или отраслевыми перечнями.

В этом разделе определена работа архива (учреждения или структурного подразделения организации, осуществляющих хранение, комплектование, учет и использование архивных документов) в части доступа пользователей к архивной конфиденциальной документированной информации.

Государственный или муниципальный архив, в том числе архив как структурное подразделение организации (далее - Архив), не вправе ограничивать или устанавливать пользователям условия использования документированной информации, полученной ими в результате самостоятельного поиска, и обязан обеспечивать в установленном порядке доступ к конфиденциальным документам, базам и банкам данных с учетом ограничений, установленных законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации или оговоренных в договоре Архива с пользователем по информационному обслуживанию.

Доступ пользователей к архивным документам определен Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правилами).

В соответствии с этими Правилами Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и другие документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

Архив обеспечивает доступ пользователя к секретным делам, делам, содержащим конфиденциальную информацию, базам данных с учетом ограничений, определенных законодательством Российской Федерации, н условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в Архив.

Доступ пользователя к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях (в том числе для проведения работ по изучению палеографических особенностей текстов архивных документов) с письменного разрешения руководителя Архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие эти документы.

Руководитель Архива организует проведение работы по контролю за сроками секретности и конфиденциальности архивных документов и информирует руководителей государственных органов, наделенных полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне и конфиденциальной информации, а также руководителей организаций о наличии в Архиве секретных и конфиденциальных документов со сроками секретности содержащихся в них сведений свыше 30 лет, их составе и объемах.

Анализ и учет состояния системы научно-справочного аппарата Архива производятся либо на бумажном носителе (журнал по учету состояния научно-справочного аппарата, картотека), либо в автоматизированном режиме. Архив дает пользователю соответствующие разъяснения или выдает копии части дела, документа, не содержащих указанные сведения конфиденциального характера, а также предупреждает его об ответственности за сохранение конфиденциальных сведений, содержащихся в документах.

Доступ пользователей к документам с пометками «Для служебного пользования». «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Строго конфиденциально», а также без пометок осуществляется в порядке, установленном для документов ограниченного доступа. Этот порядок сохраняется при передаче дел в государственный или муниципальный Архив, а также Архив другой организации, если фондообразователь, Экспертная комиссия по защите конфиденциальной информации или ликвидационная комиссия не оговорили особых требований доступа относительно данной категории документов.

Хранящимися на особых условиях доступа являются документы, собственники которых, передавая их в Архив на постоянное хранение. т.е. в собственность государства, или на временное, в том числе депозитарное, оговорили особые условия доступа к ним и их использования в соглашении (договоре).

Архив ограничивает доступ пользователей к документам, содержащим информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни конкретного лица, если не истек срок в 75 лет с момента их создания. К таким документам и делам относятся: личные, персональные, следственные, судебные дела, документы служб кадров, персонифицированные материалы переписей, социологических и иных обследований, медицинская документация, личная переписка. Ограничения на доступ к документам, содержащим информацию о частой жизни граждан, устанавливаются при наборе персональных данных, позволяющих в совокупности идентифицировать личность. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов (с письменного разрешения гражданина, а после его смерти - с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к указанным выше архивным документам может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания этих документов.

Ограничения на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летнего срока снимаются в случае:

· наличия письменного, нотариально заверенного распоряжения физического лица - субъекта персональных данных или его наследника - на передачу этих сведений третьему лицу дня ознакомления с ними;

· обезличивания персональных данных путем изъятия при копировании той их части, которая позволяет отождествить их с конкретным человеком.

Субъект персональных данных для получения сведений оего частной жизни может установить режим общедоступной информации, проинформировав об этом руководство Архива. Документы, содержащие информацию о персональных данных. Архив может выдавать пользователям дня проведения статистических, социологических, демографических и других научных и практических исследований, составления биобиблиографических справочников, биографий, публикации документальных изданий при условии соблюдения пользователем прав личности на неприкосновенность частной жизни.

Но запросам организаций разрешается выдавать справки, содержащие информацию о служебной и общественной деятельности граждан, для использования их в указанных выше целях.

Архив по заявкам пользователей на копирование документов осуществляет услугу по обезличиванию персональных данных, т.е. действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному физическому лицу, придавая им при копировании форму анонимных сведений.

Запрещается без согласия усыновителей, а в случае их смерти без согласия органон опеки и попечительства выдавать гражданам документы, содержащие сведения об усыновлении.

Архив также имеет право отказать до истечения 75-летнего срока с момента создания документов в выдаче выписок из книг регистрации актов гражданского состояния, решений судов, органов исполнительной власти и образования, из которых было бы видно, что усыновители tic являются кровными родителями усыновленного. В исключительных случаях Архив знакомит заинтересованных лиц с записями актовых книге разрешения руководителя органа записи актов гражданского состояния или органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

Архив может выслать по запросам органов записи актов гражданского состояния, опеки, попечительства, правоохранительных органов, нотариата, а также судов и органов юстиции копни записей актов гражданского состояния. Он имеет также право предоставлять для пользования документы, содержащие коммерческую и служебную тайны, за исключением государственной тайны (особый режим доступа), хранящиеся в фондах организаций, независимо от их организационно-правовой формы, но мотивированным запросам уполномоченных органов государственной власти - правоохранительных. антимонопольных органов, органов арбитража, судов, прокуратуры, налоговых служб (см. разд. 3). Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую. служебную, профессиональную тайны, секреты производства и служебные секреты производства, могут быть выданы также иным пользователям на основании письменного разрешения фондообразователя или его правопреемника.

Доступ к научно-популярным, документальным фильмам и другим кинодокументам осуществляется по согласованию с правообладателями и с соблюдением авторских и смежных прав, в том числе на основании договоров (соглашений).

Выдача пользователям произведений, перешедших по истечении установленных законодательством Российской Федерации сроков в общественное достояние, не ограничивается.

5. Особенности доступа должностных лип при их командировании к конфиденциальной документированной информации

При командировании работников в другое организации- контрагенты для проведения совместных работ им выдаются справки, удостоверяющие наличие у них доступа к конфиденциальной информации другой организации (далее - справка).

Справка выдается Службой безопасности организации, в которой командированный, под расписку командированного в журнале (карточке) учета выдачи справок о доступе на срок разовой командировки или на срок выполнения задания, но не более чем на год. Справка подписывается руководителем Службы безопасности или Службы кадров и заверяется печатью организации. Делать в справке отметки, содержащие конфиденциальную информацию. Запрещается.

На обороте справки о допуске указываются степень конфиденциальности информации, с которой ознакомилось командированное лицо, и дата. Запись заверяется подписью руководителя Службы безопасности организации или Службы кадров, куда было командировано должностное лицо, и печатью организации.

Справка возвращается ее владельцу для сдачи в Службу безопасности или Службу кадров по месту его постоянной работы, после чего уничтожается, о чем делается отметка в журнале (карточке), которая заверяется подписями двух сотрудников Службы безопасности. При этом акт на уничтожение не оформляется.

Кроме справки, командировочному выдается предписание на выполнение задания. Предписание -- это документ на выполнение задания, связанного с информацией конфиденциального характера, который подписывается руководителем организации или структурного подразделения организации и заверяется печатью организации.

В предписании кратко излагается основание командирования (номер и дата приказа, договора, совместный план научно- исследовательских и опытно-конструкторских работ и т.д.), а также определяется, с какой информацией необходимо ознакомить командируемое лицо для выполнения им задания.

Предписание, в котором содержится информация всех степеней конфиденциальности («Конфиденциально», «Совершенно конфиденциально»), пересылается почтой в порядке, установленном для конфиденциальных документов. Предписание выдается для посещения только одной организации. Командированное лицо может иметь доступ только к той информации, которая ему необходима и рамках выполняемого задания, указанного в предписании. Доступ для ознакомления с данной информацией осуществляется с письменного разрешения руководителя принимающей организации или структурного подразделения.

Предписание на выполнение задания с разрешением руководителя принимающей организации ознакомить командированное лицо с конфиденциальной информацией вместе со справками о допуске регистрируется в журнале (картотеке) учета командированных.

Предписание с визой соответствующего руководителя подразделения и от мет кой о доступе командированного лица перелается принимающим его должностным лицам. Те в свою очередь, производят на обороте предписания отметки о степени конфиденциальности информации, с которой фактически ознакомилось командированное лицо. Отметки подтверждаются подписью командированного лица, после чего один экземпляр предписания передастся для хранения в Службу безопасности организации, а также другой организации, в которую прибыл командированный.

Предписание хранится в специальном деле в Службе безопасности или Службе кадров организации, а также в принимающей организации в течение не менее 5 лет.

Доступ к конфиденциальной информации командируемых работников и должностных лиц в принимающей организации осуществляется после предъявления ими документов, удостоверяющих личность (справок о доступе, предписаний на выполнение заданий).

6. Учет персонала, получившего доступ к конфиденциальной документированной информации, и (или) лиц, которым она была передана или предоставлена

конфиденциальный правовой архивный

Особенность информационного обслуживания пользователей - потребителей конфиденциальной информации заключается в том. что вопросы определения состава необходимой нм информации решаются должностным лицом, дающим разрешение на доступ к информации в зависимости от Перечня конфиденциальной документированной информации организации, а не самими пользователями.

Структура технологии разграничения доступа должна быть многоуровневой, иерархической. Иерархическая последовательность доступа к информации реализуется по следующим принципам:

· чем выше уровень доступа, тем уже круг допущенных лиц;

· чем выше ценность информации, тем меньшее число персонала может ее знать.

Выдача допуска или санкций (разрешений) на доступ к конфиденциальной информации осуществляется с учетом двух аспектов:

1) выдачи разрешений в зависимости от категории конфиденциальной информации, в соответствии с Перечнем конфиденциальной документированной информации и Реестром конфиденциальной информации и автоматизированной информационной системы организации;

2) выдачи разрешений в зависимости от занимаемой должности липа, выдающего разрешение.

Задачей технологии разграничения доступа является регламентация минимальных потребностей персонала в конфиденциальной информации, Это дает возможность разделить знание персонала о конфиденциальной информации на элементы знания информации в целом.

В соответствии с неиерархической последовательностью доступа определяется структура границ защиты информации, которая предусматривает постепенное ужесточение защитных мер по иерархической вертикали, возрастание степени конфиденциальности информации. Этим обеспечивается недоступность информации для случайных людей или злоумышленников и определяется необходимая степень защищенности информации. Поэтому технологии ограничения доступа предполагают создание в организации номенклатуры должностей работников, подлежащих оформлению на допуск к конфиденциальной документированной информации по форме 1.

Номенклатура составляется Службой безопасности совместно со Службой кадров, согласовывается с Экспертной комиссией по защите конфиденциальной информации и подписывается руководителем организации.

Номенклатура хранится в Службе безопасности, второй экземпляр - в Службе кадров организации, третий - в Службе делопроизводства. В номенклатуру включаются должности, по которым допуск персонала к этой информации действительно необходим для выполнения ими должностных обязанностей, а также могут включаться должности работников, допуск которых к информации соответствующей степени конфиденциальности необходим для выполнения ими заданий в других организациях при их командировании.

...

Подобные документы

Порядок предоставления доступа к архивным документам, содержащим конфиденциальную информацию. Организация копирования архивных документов и справочно-поисковых средств по заказам пользователей. Выдача подлинных документов и дел во временное пользование.

контрольная работа , добавлен 29.03.2012


Основные положения Федерального закона "О коммерческой тайне". Организация допуска и доступа персонала к конфиденциальной информации. Организация внутриобъектового режима на предприятии. Требования к помещениям, в которых хранятся носители информации.

реферат , добавлен 20.05.2012


Определение конфиденциальной информации и её основные виды. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации". Понятие коммерческой и государственной тайны. Законодательное обеспечение и инструменты контроля за сохранением тайны.

эссе , добавлен 21.09.2012


Понятие конфиденциальности и виды информации. Основные источники правового регулирования конфиденциальной информации. Угрозы информационной безопасности в России, меры по предупреждению. Организация систем защиты информации. Служебная, коммерческая тайна.

курсовая работа , добавлен 19.01.2015


Сущность и юридическая природа конфиденциальной информации (коммерческой тайны) предприятия, порядок, методы, средства, законодательная база ее защиты. Субъекты права на коммерческую тайну и их правовое положение, защита прав по законодательству Украины.

контрольная работа , добавлен 06.10.2009


Принцип информационной открытости. Способы обеспечения доступности к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления. Ответственность за нарушение законодательства в информационной сфере. Виды доступа к информации.

реферат , добавлен 15.09.2011


Основные источники правового регулирования конфиденциальной информации. Угрозы и меры по предупреждению ее утечки. Проблема и пути повышения защиты конфиденциальной информации и персональных данных в Администрации МО "Карагайский район" Пермского края.

курсовая работа , добавлен 09.10.2014


Автоматизированные системы защиты от несанкционированного доступа. Положение по организации разработки, изготовления и эксплуатации программных и технических средств защиты информации. Защита информации в контрольно-кассовых машинах и кассовых системах.

реферат , добавлен 03.04.2017


Проблема информационной безопасности. Уголовно-правовая и криминалистическая характеристика неправомерного доступа к компьютерной информации. Особенности первоначального этапа расследования неправомерного доступа к информации.

курсовая работа , добавлен 25.11.2004


Теоретические, законодательные основы защиты конфиденциальной информации средствами вычислительной техники. Правовое обеспечение информационной безопасности современной организации. Разработка программных средств, обеспечение качества их функционирования.

ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ В КОРПОРАТИВНОМ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Конфиденциальная информация

Термин «конфиденциальный» от лат. сonfidential, – доверие, означает: доверительный, не подлежащий огласке.

Конфиденциальной информациейявляется информация, требующая защиты

НЕОТЪЕМЛЕМАЯ ЧАСТЬ ЛЮБОГО УПРАВЛЕНИЯ -ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления государственных и не государственных структур по реализации их функций, охватывающая документирование на всех видах носителей и организацию работы с документами, информационную безопасность технологий электронного документооборота и защиту информации на всех этапах жизненного цикла документа.

Разработка документов обеспечивающих защиту конфиденциальной информации

В соответствии с новыми нормативно - методическими документами, для защиты конфиденциальной информации на предприятии, должны быть разработаны следующие документы:

• Перечень сведений, составляющих конфиденциальную информацию предприятия;
• Договорное обязательство о неразглашении КИ;
• Инструкция по защите конфиденциальной информации;
• Инструкция о работе с иностранными фирмами и их представителями;
• Соглашение о конфиденциальности (между организациями).

Настоящая инструкция должна быть разработана в соответствии с нормативными актами, нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу Российской Федерации (если живёте, например на Украине, то соответственно в соотв. С норм. Док Украины и т.д.).

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Конфиденциальная информация. В этом разделе должны быть описаны существующие грифы конфиденциальной информации.

3. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации. Для начала надо вспомнить что же такое разглашение сведений Разглашением сведений, составляющих конфиденциальную информацию, признается не вызванное интересами предприятия, умышленное или неосторожное действие либо сообщение, в результате которого такие сведения стали известны посторонним лицам.

И что такое утрата информации. Под утратой документов, содержащих сведения конфиденциальную информацию понимается выход (в том числе и временный) документов из владения ответственного за их сохранность лица, которому они были доверены по работе, являющийся результатом нарушения установленных правил обращения с ними, вследствие чего эти документы стали или могут стать достоянием посторонних лиц.

И самое главное что должно быть в этом разделе – это виды ответственности за разглашение конфиденциальной информации.

4. Система допуска сотрудников к сведения, составляющим конфиденциальной информации. Система доступа к конфиденциальным документам – это совокупность установленных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ исполнителей к необходимому им для производственной деятельности объему документов, сведений, содержащих конфиденциальную информацию.

В этом разделе следует описать цели допуска сотрудников к существующим грифам конфиденциальности. Должны быть перечислены сотрудники Вашего предприятия, имеющие право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации. Так же следует описать технологию оформления разрешения на доступ к конфиденциальной информации. И ещё описать порядок доступа на совещания по вопросам, содержащим конфиденциальные сведения. Самое главное следует не забывать что совещания (на которых заходит речь о КИ предприятия) с участием представителей других организаций проводятся с разрешения руководителя предприятия. На совещания или переговоры допускаются ТОЛЬКО те сотрудники, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым вопросам и участие которых вызывается служебной необходимостью. Обсуждение конфиденциальных вопросов может производиться только в помещении, специально выделенном для этих целей. Ответственность за сохранение конфиденциальной информации несет руководитель, организовавший данное совещание или переговоры.

4.1.Круг лиц, имеющих право давать на доступ к конфиденциальной информации.

4.2.Порядок оформления разрешения на доступ к конфиденциальным документам.

4.3.Порядок доступа на совещания по вопросам, содержащим конфиденциальные сведения.

5. Подготовка и издание конфиденциальных документов.

6. Учет, прохождение и отправление изданных конфиденциальных документов.

7. Прием, учёт и прохождение поступивших документов.

8. Учет документов выделенного хранения.

9. Учёт журналов и картотек.

10. Организация хранения конфиденциальных документов.

11. Организация и технология контроля исполнения конфиденциальных документов.

12. Размножение документов

13. Уничтожение документов

14. Составление и оформление дел с грифом «Конфиденциально»

15. Формирование и оформление дел

16. Проверка наличия конфиденциальных документов.

17. Подготовка конфиденциальных документов на архивное хранение

18. Порядок передачи конфиденциальных документов в архив.

Жизненный цикл КДИ

Технологии распространяются на различные виды, служебной, производственной, коммерческой и другой деятельности государственных и негосударственных структур, и включает не только управленческие, но и на другие виды документов, информация которых составляет различные виды тайн, - служебную, коммерческую, профессиональную, банковскую, аудиторскую и т.п., за исключением государственной тайны.

Технологии распространяются не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.

Требования к конфиденциальному делопроизводству и корпоративному документообороту

• регламентирование состава создаваемых документов, включая электронные документы, и процессов документирования на стадии подготовки черновиков и проектов документов
• обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков

• необходимая полнота учетных и регистрационных данных о каждом электронном документе, а также носителей, технических средств, средств коммуникаций и др. в Реестре информационных ресурсов и АС
• фиксация прохождения и местонахождения каждого документа
• регламентация обшей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты
• проведение систематических проверок наличия конфиденциальных документов
• разрешительная система доступа к документам, делам и АИС, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с конфиденциальной информацией
• организация хранения документов и обращения с ними, которая должна обеспечивать сохранность и конфиденциальность информации
• регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной информацией, по ее защите
• персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность и защиту
  конфиденциальной информации и документов, а также и порядок обращения с ними

Первая задача

Организация и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности не только с функциями управления, но и любого вида конфиденциальной деятельности

Главное требование: полнота , своевременность и достоверность конфиденциальной информации

Полнота и своевременность характеризуется объемом КДИ, который должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения служебных, коммерческих и производственных заданий и являться действительно необходимым, не содержащим избыточной для деятельности организации информации

Достоверность КДИ характеризуется соответствием объективному состоянию того или другого вопроса и, ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления соответствующих реквизитов документа, - в электронных документе, наличием электронно-цифровой подписи (ЭЦП)

Вторая задача технологий конфиденциального делопроизводства и корпоративного документооборота:

Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации

Главное требование - создание и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения КДИ, гарантирующих надежную защиту, как самих документов, так и содержащейся в них информации

Достигается путем организации специального режима хранения конфиденциальной информации и обращения с ней, установления разрешительной системы допуска и доступа, разработки регламентированных технологий создания и обработки КДИ.

Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, имеет право:

• устанавливать, изменять и отменять в письменной форме режим коммерческой тайны;
• использовать информацию, составляющую коммерческую тайну, для собственных нужд в порядке, не противоречащем законодательству РФ;
• разрешать или запрещать доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, определять порядок и условия доступа к этой информации;
• вводить в гражданский оборот информацию, составляющую коммерческую тайну, на основании договоров, предусматривающих включение в них условий об охране конфиденциальности этой информации;
• требовать от юридических и физических лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, которым предоставлена информация, составляющая коммерческую тайну, соблюдения обязанностей по охране её конфиденциальности;
• защищать в установленном законом порядке свои права в случае разглашения, незаконного получения или незаконного использования третьими лицами информации, составляющей коммерческую тайну, в том числе требовать возмещения убытков, причиненных в связи с нарушением его прав.

Право доступа к КДИ

3.1. Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам

Организация конфиденциального документооборота должна строиться на основе следующих принципов:

Разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;

Обеспечения пользователей всеми необходимыми им в силу служебных обязанностей конфиденциальными документами, но только теми, которые действительно необходимы для выполнения конкретных видов работы;

Исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;

Целенаправленного регулирования процессов движения конфиденциальных документов;

Исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;

Фиксированной передачи конфиденциальных документов;

Персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и нарушение правил обращения с ними.

В организации должна быть разрешительная система.

Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам представляет собой совокупность установленных руководством предприятия нормативных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ пользователей к необходимому им для выполнения служебных обязанностей объему конфиденциальных документов. Системой должно быть определено, кто из руководителей предприятия и структурных подразделений, кому из пользователей и с какими категориями конфиденциальных документов может давать разрешение на ознакомление, а также порядок оформления таких разрешений в зависимости от вида учета или категорий документов. При этом право давать разрешение на ознакомление и право работать с конфиденциальными документами может быть предоставлено только лицам, имеющим допуск к конфиденциальной информации в целом, оформленный приказом руководителя предприятия или контрактом, а в отдельных случаях, по усмотрению руководителя предприятия, и через органы Федеральной службы безопасности. При установлении разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам необходимо учитывать следующие требования:

Соответствующий руководитель может давать разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами, входящими в сферу его деятельности, только подчиненным лицам и только по служебной необходимости;

Разрешение на ознакомление оформляется письменно;

При необходимости ознакомления пользователя только с частью конфиденциального документа в разрешении на ознакомление должны быть указаны разделы, пункты или страницы, с которыми можно знакомить пользователя;

Исполнители конфиденциальных документов, лица, визирующие, согласовывающие, подписывающие, утверждающие документ, а также лица, указанные в тексте распорядительных документов, могут допускаться к ознакомлению с соответствующими документами без оформления дополнительных разрешений.

Разрешительная система должна предусматривать и порядок доступа к конфиденциальным документам лиц, не работающих на данном предприятии (при выполнении совместных работ и др.).

Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам является составной частью системы доступа к конфиденциальной информации в целом, включающей в себя порядок доступа и к другим носителям конфиденциальной информации, и должна находить свое отражение в общем Положении о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации. Положение разрабатывается комиссией, в состав которой включаются руководители и ведущие специалисты подразделений, работающих с конфиденциальной информацией, служб безопасности и конфиденциального делопроизводства.

Положение может включать в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Круг лиц, имеющих право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации.

3. Порядок оформления разрешений на доступ к конфиденциальной информации.

В первом разделе указываются: цель разработки положения; основные задачи и принципы системы доступа; нормативные документы, на которых она базируется; на кого возлагается ответственность за невыполнение требований положения; кем осуществляется контроль за соблюдением норм положения. При этом следует отразить, что ответственность за невыполнение требований положения несут все должностные лица, имеющие право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, а также все пользователи конфиденциальной информации. Контроль за выполнением норм положения должен возлагаться на руководителей служб безопасности, конфиденциального делопроизводства и управленческопроизводственных подразделений в пределах их компетенции.

Во втором разделе должны быть перечислены все должностные лица, которые могут давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, с указанием, какой категории пользователей, к какому составу информации и ее носителей. Основополагающими подходами при этом должны быть следующие:

Руководитель предприятия имеет право давать разрешение на доступ к соответствующей конфиденциальной информации всем категориям пользователей;

Заместители руководителя по отдельным направлениям имеют право давать разрешение на доступ к соответствующей конфиденциальной информации всем пользователям, но в пределах своей сферы деятельности;

Руководителям подразделений дается право разрешать доступ к конфиденциальной информации всем работникам своих подразделений по тематике работы подразделений; для осуществления доступа к конфиденциальной информации данного подразделения работников других подразделений необходимо разрешение соответствующего заместителя руководителя предприятия;

Первые заместители руководителей, а также должностные лица, временно исполняющие ту или иную должность, могут, как правило, разрешать доступ к конфиденциальной информации в объеме всех прав, предусмотренных для замещаемого ими лица.

В третьем разделе определяется порядок оформления разрешений на доступ к различным носителям конфиденциальной информации и выдачи их пользователям. Разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами должно оформляться: по поступившим и изданным документам в форме резолюции на документе, по документам, зарегистрированным по учету документов выделенного хранения, в форме резолюции на документе или подписанного соответствующими руководителем списка пользователей на обложке документа либо в карточке учета выдачи документа.

Положение подписывается членами комиссии, визируется всеми лицами, имеющими право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, и вводится в действие приказом руководителя предприятия. В приказе определяются и мероприятия по введению положения в действие (порядок изучения положения пользователями, технология осуществления контроля за его выполнением и др.). После утверждения с положением должны быть ознакомлены под расписку все сотрудники предприятия, работающие с конфиденциальной информацией.

3.2. Документооборот конфиденциальных документов

Организация работы с документами это есть документооборот, то есть этапы движения документов в организации. Под конфиденциальным документооборотом понимается движение конфиденциальных документов после их учета до завершения исполнения или отправления.

Таким образом, конфиденциальный документооборот включает в себя организацию работы с конфиденциальными документами в процессе их рассмотрения, исполнения, использования и подготовки к отправке.

В соответствии с утвержденным «Положением о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации» обеспечивается рассмотрение конфиденциальных документов и передача их для исполнения.

Документы, подлежащие рассмотрению руководством предприятия, передаются ему под подпись в журнале передачи конфиденциальных документов руководству, если они не рассматриваются в присутствии работника службы конфиденциального делопроизводства, ответственного за их учет. Журнал имеет следующие графы:

Номер документа Количество листов Подпись за получение и дата Подпись за возврат и дата

За одновременное получение и возврат нескольких документов может проставляться одна подпись на все документы.

После возвращения от руководства документы в соответствии с резолюцией передаются на исполнение.

При получении документов исполнители должны проверить соответствие учетных номеров и количества листов (с просчетом) каждого документа записям в учетных формах.

В процессе исполнения конфиденциальных документов в целях предотвращения их утраты и утечки содержащейся в них информации исполнители должны:

Иметь на столе в служебной комнате только те документы, с которыми осуществляется работа, все остальные хранить в запираемом металлическом шкафу (сейфе);

Держать документы в положении, исключающем возможность ознакомления с ними лиц, не имеющих к ним санкционированного доступа;

При выходе в течение рабочего дня из служебной комнаты убирать документы в металлический шкаф; при выходе из комнаты всех исполнителей она должна запираться;

При необходимости передачи документа другим допущенным к нему лицам передачу осуществлять через службу конфиденциального делопроизводства или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке;

В конце рабочего дня передавать все документы в службу конфиденциального делопроизводства; хранение документов в нерабочее время в металлических шкафах служебных комнат допускается по разрешению руководителя предприятия и службы безопасности при условии подключения шкафов к охранной сигнализации;

Об утрате документа или отдельных листов из него немедленно сообщать в службу конфиденциального делопроизводства и своему непосредственному руководителю.

По документам, находящимся на исполнении, служба конфиденциального делопроизводства должна:

Контролировать наличие, порядок хранения документов и обращения с ними на рабочих местах исполнителей, о всех нарушениях докладывать руководителю предприятия и службе безопасности;

Контролировать сроки исполнения документов, поставленных на контроль при нарушении сроков докладывать соответствующему руководителю.

Исполненный документ вместе с документом - ответом (на наличии) сдается исполнителем в службу конфиденциального делопроизводства. Работник службы должен проверить наличие и правильность отметки об исполнении документа, просчитать количество листов документа и проверить соответствие их учетным данным, расписаться за получение документа в соответствующих графах учетных журналов (карточек).

Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочее место исполнителя, а ознакомление с ним производится в службе конфиденциального делопроизводства (комнате для исполнителей). При этом если ознакомление производится в присутствии работника службы конфиденциального делопроизводства, ответственного за учет документа, подпись в учетной форме о получении документа может не проставляться. Подписи об ознакомлении с документами с проставлением даты производятся на самих документах, а об ознакомлении с распорядительными документами могут проставляться на специальном листе ознакомления.

Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде. Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми. Если они светопроницаемы, то вложения обертываются светонепроницаемой бумагой. Направляемые одному адресату документы помещаются в один пакет. В правом верхнем углу пакета проставляются: гриф конфиденциальности, соответствующий грифу конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет, ниже, при необходимости, пометка "Лично". На пакете пишутся адрес и наименование предприятия получателя, под которым перечисляются учетные номера документов, которые будут вложены в пакет (если документ отправляется с сопроводительным письмом, на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений). При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование предприятия отправителя. Для постоянных корреспондентов при большом объеме переписки целесообразно иметь пакеты с заранее воспроизведенными на них типографском способом адресами и наименованиями предприятий получателей и отправителя. При необходимости на пакете в центре верхнего поля может проставляться пометка «Срочно».

Перед помещением конфиденциальных документов в подготовленные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным.

При наличии сопроводительного письма проверяется, кроме того, соответствие названия, учетного номера, грифа конфиденциальности, номера экземпляра, количества листов приложения (с просчетом) записям в сопроводительном письме. Со стороны клапана в пакет помещается прокладка.

Пакет заклеивается силикатным клеем и прошивается крестнакрест через середину нитками или металлическими скрепками с захватом всех клапанов, либо, если вложения нельзя прокалывать, через четыре края с тугим охватом краев вложений. Нитки завязываются в центре оборотной стороны пакета, на узел прошивки накладывается бумажная наклейка из папиросной или другой тонкой, но не расслаивающейся бумаги с оттиском каучуковой печати предприятия. Наклейка должна быть на 4 мм больше размера оттиска печати. Наклейка накладывается так, чтобы захватывала все клапаны пакета в середине, концы ниток не находились под наклейкой, а узел прошивки был ею закрыт. При прошивке металлическими скрепками бумажная наклейка накладывается на загнутые концы скрепок. Наклейка сверху покрывается тонким слоем силикатного клея, чтобы образовалась прозрачная стекловидная пленка. Размер пленки должен быть на 2 мм больше бумажной наклейки.

Пакеты с конфиденциальными документами могут доставляться через спец. связь или почтовое отделение связи Министерства связи, либо, минуя их, непосредственно адресату. Возможно отправление пакетов и фельдъегерской связью. Пересылка пакетов фельдъегерской и специальной связью осуществляется на договорной основе.

Через почтовое отделение связи пакеты пересылаются ценными или заказными отправлениями в соответствии с почтовыми правилами. При этом виде отправления гриф конфиденциальности может проставляться на пакете не в правом верхнем углу, а рядом с номером документа аббревиатурой: ДСП (для документов, содержащих служебную тайну) или КТ (для документов, содержащих коммерческую тайну). Часть реквизитов на пакет допускается наносить маркировальной машиной. При пересылке корреспонденции фельдъегерской или специальной связью составляется в необходимом количестве экземпляров реестр. Передача пакетов осуществляется в соответствии с правилами этих служб связи. Доставка конфиденциальных пакетов на другие предприятия, минуя органы связи, может осуществляться с разрешения руководителя предприятия работником службы конфиденциального делопроизводства либо другим работником предприятия, допущенным к конфиденциальной информации, на служебном транспорте. Пакеты передаются по реестру или расписке.

Об отправленных документах производятся соответствующие отметки в учетных формах: в журнале (карточке) учета изданных конфиденциальных документов. При этом, если документ отправлен без сопроводительного письма, в графе «Наименование, номер и дата сопроводительного документа» пишется «реестр», «расписка», «квитанция», если с сопроводительным письмом «сопроводительное письмо» с проставлением номеров и дат этих документов.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т. п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:

Составлен в двух экз.

экз. № 1 в адрес;

экз. № 2 в дело № 1-7.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например.

Информационная безопасность. Курс лекций Артемов А. В.

Работа персонала с конфиденциальным документом – комплекс требований по соблюдению руководителями всех рангов и сотрудниками фирмы специальных ограничительных и технологических норм, предупреждающих утрату документа, носителя, дела или утрату конфиденциальности информации и в определенной степени гарантирующих информационную безопасность фирмы. Требования предусматривают: наличие у сотрудника оборудованного необходимым образом рабочего места, строгое соблюдение им разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам, носителям и делам, учет во внутренней описи всех конфиденциальных материалов, находящихся у руководителя или исполнителя, правильное хранение документов на рабочем месте, своевременную, ежедневную сдачу документов в службу конфиденциальной документации, строгое исполнение запретительных пунктов соответствующей инструкции, немедленное информирование руководства фирмы об утрате документа или разглашении информации. На рабочем столе любого сотрудника фирмы всегда должен быть только тот документ и материалы к нему, с которыми он работает. Другие документы должны находиться в запертом сейфе (металлическом шкафу).

Работа с персоналом, обладающим конфиденциальной информацией – комплекс мер предупредительного, профилактического, текущего характера, предназначенных для приобретения персоналом устойчивых знаний и навыков выполнения действующих правил защиты информации, а также для контроля за соблюдение персоналом требований обеспечения информационной безопасности фирмы. Включает в себя: обучение и систематическое инструктирование сотрудников, проведение регулярной индивидуальной воспитательной работы с персоналом, работающим с конфиденциальными сведениями и документами, постоянный контроль за работой этих сотрудников, аналитическую работу по изучению и учету степени осведомленности персонала в области конфиденциальных работ фирмы, проведение служебных расследований по фактам утраты конфиденциальных документов, нарушения персоналом требований по защите информации, совершенствование методики текущей работы с персоналом.

Работа службы конфиденциальной документации с исполнителями – ежедневная выдача и прием от исполнителя конфиденциального документа (комплекта документов или опечатанного кейса с документами), контроль за работой исполнителя с конфиденциальными документами. При выдаче документа проверяется в присутствии исполнителя: наличие разрешения на доступ данного сотрудника к конкретному документу (в резолюции, схеме доступа и др.), комплектность документа и физическая сохранность всех его частей. После проверки исполнитель расписывается в учетной карточке или карточке учета выдачи документа и вносит сведения о документе во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя. Работник, службы конфиденциальной документации вносит отметку в контрольный журнал о местонахождении документа (см. Учет местонахождения документа). При приеме документа от исполнителя проверяется: соответствие реквизитов документа данным, указанным в его учетной форме, комплектность документа, количество листов (перелистыванием), отсутствие подмены или порчи листов и других частей документа. Роспись сотрудника службы конфиденциальной документации в приеме документа ставится только после проведения указанной проверки.

Проставляется роспись в учетной форме или карточке учета выдачи документа. Сотрудник делает также отметку о возврате документа во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя. Одновременно в контрольный журнал вносится запись о новом местонахождении документа. Электронные документы передаются исполнителю в копии после получения от него росписи в бумажном экземпляре электронной учетной карточки документа или электронной подписи непосредственно в самой электронной учетной карточке, находящейся в компьютере службы конфиденциальной документации. При выдаче и приеме документа должна быть исключена возможность ознакомления с документом или его учетной формой посторонних лиц. Контроль правильности работы исполнителя с конфиденциальными документами на рабочем месте проверяется службой конфиденциальной документации не реже одного раза в квартал.

Разведка в бизнесе – аналитическая работа с использованием методов легального получения конфиденциальной информации, изучения устремлений и направленности интересов конкурентов и партнеров фирмы в рамках добросовестной конкуренции.

Разглашение конфиденциальной информации – несанкционированный выход конфиденциальных сведений и документов за пределы круга лиц, которым они были доверены или стали известны по службе. Разглашение (огласка, оглашение) информации происходит по вине персонала – случайно, ошибочно или умышленно, добровольно (инициативно) или под воздействием угроз, шантажа, применения наркотических средств, психотропных препаратов. Информацию разглашает всегда человек – устно, письменно, с помощью жестов, мимики, условных сигналов, лично или через посредников, с использованием средств связи и многими другими способами.

Раздробление тайны – классифицированное (иерархическое) дробление предметной совокупности конфиденциальной информации на тематические группы, отдельные элементы, части, известные разным сотрудникам фирмы. Разглашение остальной части сведений в этом случае не имеет большого практического смысла.

Разрешительная (разграничительная) система доступа к информации - совокупность обязательных норм, устанавливаемых первым руководителем или коллективным органом руководства фирмой с целью закрепления за руководителями и сотрудниками права использования для выполнения служебных обязанностей выделенных помещений, рабочих мест, определенного состава документов и конфиденциальных сведений. Составная часть системы защиты информации. Система решает следующие задачи: ограничения и регламентации состава сотрудников, функциональные обязанности которых требуют знания тайны фирмы и работы с конфиденциальными документами, строгого избирательного и обоснованного распределения документов и информации между сотрудниками; обеспечения сотрудника всем необходимым для реализации своих служебных функций (документами, делами, базами данных); беспрепятственного прохода сотрудника в здание фирмы, в конкретное рабочее помещение (рабочую зону), к выделенному ему офисному рабочему оборудованию и компьютеру; исключения возможности несанкционированного ознакомления посторонних лиц с конфиденциальной информацией; рационального размещения рабочих мест сотрудников, исключающего бесконтрольное использование ими защищаемой информации. Система включает в себя две составные части: а) допуск сотрудника к конфиденциальной информации и б) непосредственный доступ этого сотрудника к конкретным сведениям.

Расследование служебное – установление причин и лиц, виновных в разглашении или утечке информации, утрате документа, носителя или конфиденциальности информации, утраты продукции, содержащей ценные новшества, и других грубых нарушениях правил защиты информации. Проводится сотрудниками службы безопасности фирмы и предназначено для выяснения всех обстоятельств и их последствий, связанных с конкретным фактом. В ходе расследования устанавливаются причины случившегося и виновные лица. По результатам расследования делаются выводы о мере ответственности виновных лиц, даются рекомендации по устранению причин случившегося и исключению подобных фактов в будущем. При необходимости к расследованию привлекаются частные детективные агентства.

Режим – совокупность ограничительных правил, мероприятий, норм, обеспечивающих контролируемый доступ и пребывание на определенной территории, в здании, помещениях, регулирующих порядок ознакомления с защищаемой информацией и документами, предпринимаемых в целях информационной безопасности фирмы. Базируется на разрешительной системе доступа.

Режим конфиденциальности – комплекс мер, входящих в состав действующей в фирме системы защиты информации и обеспечивающих особый правовой статус организации работы сотрудников фирмы. Осуществляется и контролируется службой безопасности фирмы. Включает в себя: разрешительную систему доступа, пропускной режим, особые правила приема на работу сотрудников и текущей работы с персоналом, учет осведомленности каждого сотрудника в тайне фирмы, контроль соблюдения сотрудниками инструкций по защите информации, выполнение охранных мероприятий, в том числе в рабочее время, функционирование специальных технологических систем обработки и хранения конфиденциальных документов и электронной информации, ведение аналитической работы.

Режим пропускной – ограничение на право входа на территорию, в здание или помещения фирмы и регламентация порядка выхода из них. Распространяется на въезд и выезд транспортных средств. Предусматривает также ограничение на право вносить (выносить) или ввозить (вывозить) определяемые руководством фирмы предметы, оборудование и т. п. без специального разрешения полномочных должностных лиц. Ограничивается право сотрудников вносить на территорию фирмы личные вещи, которые могут стать каналом утраты конфиденциальной информации (фотоаппараты, видео– и аудиотехнику, средства связи, дискеты, объемные сумки, кейсы и др.). Пропускной режим реализуется системой пропусков – постоянных, временных, разовых, материальных, транспортных, которые предъявляются на контрольно-пропускном пункте. Наличие пропуска дает право находиться в здании и определенных помещениях фирмы, получать необходимые для работы документы, дела, дискеты, выносить (вывозить) с территории фирмы указанные в пропуске предметы. Пропуска в зависимости от их категории могут быть различной формы, цвета, иметь полосы, снабжаться фотокарточкой владельца и иными идентифицирующими признаками, содержать указание на ограничения в перемещении по зданию. Для контроля за выполнением порядка доступа в помещения фирмы наиболее удобны пропуска-идентификаторы, носимые сотрудниками и посетителями на одежде.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа (вид документа, его автор, дата, подпись и др.).