Документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия.

Документирования конфиденциальной информации заключается в фиксации по установленным правилам на бумажных или магнитных носителях управленческих действий, т.е. в создании конфиденциальных документов. Основанием для создания конфиденциальных документов является необходимость подтверждения наличия и содержания определенных действий, передачу, хранение и использование информации в течение определенного времени или постоянно.

Обязательность письменного удостоверения информации закрепляется перечнем изданных конфиденциальных документов. Целями разработки такого перечня должны быть не только определение состава выданных документов, необходимых и достаточных для деятельности предприятия, учреждения или организации, но и установление конкретных лиц, имеющих право подписывать (утверждать) документы и предотвращение необоснованной рассылки документов.

Перечень сведений, составляющих ограничения доступа, разрабатывается для каждого предприятия самим предприятием - владельцем информации. Таким образом, право предпринимателя на содержание конфиденциальной информации является безусловным. Никто не может диктовать ему, какие сведения относить к коммерческой тайне, за исключением сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну в соответствии с государственными нормативными актами.

В сфере коммерческой деятельности ценность информации обусловлена прежде рыночной потребностью в информации как источнике получения прибыли, поэтому отнесение информации к коммерческой тайне позволяет получить прибыль и предотвратить убыткам. Конфиденциальность такой информации создает для ее владельца преимущества в конкурентной борьбе и выступает как средство защиты от недобросовестной конкуренции.

Названный критерий является объективным показателем возможности отнесения информации к коммерческой тайне, мерилом придания информации статуса конфиденциальной. Это означает, что при условии отсутствия данного критерия нет оснований считать информацию конфиденциальной. Но это не означает, что при его наличии информация во всех случаях может и должна быть отнесена к коммерческой тайне.

Подготовка конфиденциальных документов должна начинаться с учета, оформления и выдачи исполнителям бумажных носителей информации, на которых будут состоять черновики или сразу проекты конфиденциальных документов. При этом следует иметь в виду, что визирования не требуют лишь некоторые внутренние документы (докладные и объяснительные записки, справки по определенным вопросам и т.д.).

1.2 Документирование конфиденциальных сведений

Важно, что в отличие от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен специфическими технологическими этапами и процедурами. Выделяются следующие основные этапы:

получение разрешения полномочного руководителя на документирование конфиденциальной информации;

установления уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;

составление вариантов и черновика текстов документа;

получение разрешения полномочного руководителя на изготовления документа;

учет подготовленного черновика конфиденциального документа;

изготовление проекта конфиденциального документа;

издание конфиденциального документа;

Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жестокими правилами работы с конфиденциальной информации. Сам факт запечатления ценной информации на носители предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков.

Перед решение вопроса о присвоении будущему документу грифа конфиденциальности должно быть получено разрешении полномочного (обычно первого) руководителя фирмы на составлении этого документа. Как правило, для типовых категорий документов такое разрешение определяется наличием данного типа документа в утвержденном первым руководителем фирмы перечне ценных и конфиденциальных документов фирмы. При отсутствии предполагаемых документов в этом перечне вопрос издании решается индивидуально, о решения первого руководителя фиксируется им на носители, предназначенном для составления черновика данного документа.

Автоматизация учета труда и заработной платы

Прежде чем с помощью программы 1С: Предприятие вести расчёты с персоналом по оплате труда, необходимо выполнить подготовительную работу: заполнить классификаторы и справочники, ввести сведения об организации, настроить отдельные механизмы...

Аудит расходов будущих периодов

При формировании рабочей документации следует исходить из того, что свидетельства, получаемые вне хозяйственной системы клиента, более надежны, чем свидетельства, получаемые в рамках этой системы. Кроме того...

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками и документирование его результатов в ООО "Подъемтранссервис"

Ошибки, допущенные в учете расчетов с покупателями и заказчиками в ООО «Подъёмтранссервис» относятся к разряду методологических. Исходя из отдельных процедур аудита на основе рабочих документов аудитора составим заключительный отчет...

Аудит учета основных средств в ОАО "Ресурс"

Документы для учета основных средств на предприятии практически используются не так как предусмотрено Краткими указаниями по применению и заполнению межведомственных форм первичной документации по учету основных средств...

Внутренний контроль и анализ коммерческих расходов предприятия

Конфигурирование в 1С:Предприятие 8.1

Объект конфигурации Регистр сведений является прикладным объектом и предназначен для описания структуры хранения данных в разрезе нескольких измерений. На основе него платформа создает в базе данных информационную структуру...

Основы делопроизводства

Отражение движения денежных средств в бухгалтерской отчетности

Планирование и документирование аудита

Подтверждение достоверности и утверждение бухгалтерской финансовой отчетности

Документирование - документальное оформление всех сведений, связанных с точки зрения предоставление доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательство того...

Положение стандарта "Документирование аудита"

Федеральный аудиторский стандарт № 2 "Документирование аудита" устанавливает единые требования к составлению документации в процессе аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности...

Программа 1С: "1С: Бухгалтерия 8.0" в ООО "Уршак" Миякинского района

После установки программы в меню «Пуск» => «Программы» появляется группа «1С: Предприятие 8.0». Запускаю программу. Появляется окно запуска, выбираю информационную базу, в которой собираюсь вести учет...

Теория и эволюция аудита

Под термином "документация" понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита. Рабочие документы могут быть представлены в виде данных...

Формы заключения аудиторов по анализу финансовой отчетности

Документирование аудита является одним из важнейших условий его квалифицированного проведения, поскольку цель аудита - подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта...

Документирование конфиденциальной информации заключается в фиксации по установленным правилам на бумажных или магнитных носителях управленческих действий, т.е. в создании конфиденциальных документов. Основанием для создания конфиденциальных документов является необходимость подтверждения наличия и содержания определенных действий, передачу, хранение и использование информации в течение определенного времени или постоянно.

Установление состава издаваемых конфиденциальных документов направлено не только на предотвращение необоснованного их издания и на исключение избыточной конфиденциальной информации, но определение количества их экземпляров, адресатов, которым они должны направляться, т.к. не вызванная действительной необходимостью рассылка конфиденциальных документов также приводит к утечке информации. На стадии определения состава издаваемых документов решается вопрос и о придании им необходимой юридической силы путем установления должностных лиц, которые должны визировать, подписывать и утверждать тот или другой документ. В конечном итоге регламентация состава издаваемых конфиденциальных документов преследует цель не только исключения необоснованного, но и неконтролируемого их издания.

Состав документированной конфиденциальной информации зависит от компетенции и функции предприятия, характера его деятельности, взаимосвязей с другими предприятиями, порядка разрешения вопросов. Такой состав закрепляется перечнями издаваемых предприятием конфиденциальных документов, раздельно по документам, отнесенных к коммерческой тайне, и документам, отнесенным к служебной тайне.

После установления состава документов определяются круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать (утверждать) тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данный документ должен направляться.

Проекты конфиденциальных документов, как и проекты открытых документов, печатаются или с черновика, на котором они составлены, или с текста, нанесенного на иной носитель информации, или без использования того и другого. Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальной информации являются бумажные и машинные носители.

Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. При любом способе изготовления (рукописном, печатном) проект документа должен иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты.

После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземплярах документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать (а при необходимости и утвердить) проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком (если документ печатался с черновика) в подразделение конфиденциального делопроизводства.

Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от оформления открытых документов только проставлением грифа конфиденциальности и номеров экземпляров.

Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации. Самой многочисленной по составу и объему документов, присущей всем организациям, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является система организационно-распорядительной документации, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций.

Таким образом, документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия.

В результате изучения второго раздела обучающийся будет:

- знать правовые основы защиты конфиденциальной информации по видам тайны;

- уметь формировать и оформлять конфиденциальные дела, составлять номенклатуру конфиденциальных дел, определять степени ограничения доступа к документам и использование отметки конфиденциальности при оформлении документов.

Тема 2.1. Особенности документирования конфиденциальной информации.

Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну. Стоит упомянуть, что информация, составляющая коммерческую или служебную тайну, не существует сама по себе. Она отображается в различных носителях, которые могут ее сохранять, накапливать и передавать. И защита этих видов тайны в итоге сводится к защите ее носителей.

Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую и служебную тайну, принято называть конфиденциальными, а процесс их изготовления и организацию работы с ними - конфиденциальным делопроизводством.

Организация и технология конфиденциального делопроизводства не описана ни одним государственным нормативным актом – технологию обладатель такой информации должен определить самостоятельно.

Конфиденциальное делопроизводство - определяется как деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами – их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, уничтожение, режим хранения и обращения.

Помимо этого, важная составляющая конфиденциального делопроизводства - защита содержащейся в конфиденциальных документах информации. Конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и от утечки.

Утечка конфиденциальной информации представляет собой неправомерный, т.е. неразрешенный выход такой информации за пределы защищаемой зоны или установленного круга лиц, имеющих право работать с ней, если этот выход привел к получению информации (ознакомлению с ней) лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа.

Уязвимость документированной информации проявляется в различных формах:

Хищение носителя информации или отображенной в нем информации (кража);

Потеря носителя информации (утеря);

Несанкционированное уничтожение носителя информации или отображенной в нем информации (разрушение);

Искажение информации (несанкционированное изменение, несанкционированная модификация, подделка, фальсификация);

Блокирование информации;

Разглашение информации (распространение, раскрытие).

Конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач:

1) документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;

2) защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся:

Письменное нормативное закрепление технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;

Жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;

Обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;

Максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;

Фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;

Проведение систематических проверок наличия документов;

Разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

Жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;

Регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защите;

Персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации - предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.

Особенности конфиденциального делопроизводства одновременно выступают и в качестве требований к нему.

Документирование конфиденциальной информации включает опреде­ление состава внутренних и отправляемых документов и их изготовление.

Документирование конфиденциальной информации является важней­шей составной частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления документов зависят качество и эффективность управленческой и производственной деятель­ности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых до­кументов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрыва­ющая историю предприятия.

3.1. Определение состава конфиденциальных документов

Выше было отмечено, что одной из особенностей конфиденциаль­ного делопроизводства является жесткое регламентирование состава издаваемых документов. Обусловлено это тем, что документ является потенциально существующим источником утечки содержащейся в нем информации, т.е. попадания ее в руки тех, кому она не предназначена. Поэтому конфиденциальные документы должны издаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении наличия и содержания управленческих, производственных и иных действий. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечивать­ся минимальным количеством документов при сохранении полноты не­обходимой информации.

Но установление состава издаваемых конфиденциальных документов направлено не только на предотвращение необоснованного их издания, но и на исключение избыточной конфиденциальной информации в них, определение количества их экземпляров, адресатов, которым они долж­ны направляться, т.к. не вызванная действительной необходимостью рас­сылка конфиденциальных документов также приводит к утечке инфор­мации. На стадии определения состава издаваемых документов реша­ется вопрос и о придании им необходимой юридической силы путем установления должностных лиц, которые должны визировать, подписывать и утверждать тот или другой документ. В конечном итоге регламен­тация состава издаваемых конфиденциальных документов преследует цель не только исключения необоснованного, но и неконтролируемого их издания.

Состав документированной конфиденциальной информации зависит от компетенции и функций предприятия, характера его деятельности, вза­имосвязей с другими предприятиями, порядка разрешения вопросов. Такой состав закрепляется перечнями издаваемых предприятиям кон­фиденциальных документов, раздельно по документам, отнесенным к ком­мерческой тайне, и документам, отнесенным к служебной тайне. Но эти перечни должны разрабатываться на основе и в рамках перечней сведе­ний, составляющих коммерческую и служебную тайну. Вызвано это тем, что по существующим нормам сначала определяются сведения, состав­ляющие тот или другой вид тайны. Эти сведения могут быть зафиксиро­ваны как в документах, так и в других носителях: памяти человека, базе данных ЭВМ, выпускаемой продукции, технологических процессах, физи­ческих полях и др. Поэтому только после определения состава всех кон­фиденциальных сведений можно установить те из них, которые должны документироваться. Таким образом, определение состава издаваемых конфиденциальных документов должно начинаться с разработки переч­ней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, разрабаты­вается для каждого предприятия самим предприятием - обладателем информации. Это вытекает из действующего законодательства, которым установлено, что состав и объем таких сведений определяется собствен­ником информации. Таким образом, право предпринимателя на состав коммерческой тайны является безусловным. Никто не может диктовать ему, какие сведения относить к коммерческой тайне, за исключением све­дений, которые не могут составлять коммерческую тайну согласно госу­дарственным нормативным актам.

Следовательно, состав сведений, относимых к коммерческой тайне, должен устанавливаться и изменяться индивидуально, на уровне их об­ладателя. Правовым основанием для установления состава сведений, относи­мых к коммерческой тайне, являются упоминавшиесявыше за­коны, а также определение понятия "коммерческая тайна", которыми пре­дусмотрено, что сведения, составляющие коммерческую тайну, могут быть в любой сфере предпринимательской деятельности, следовательно, ком­мерческая тайна может распространяться на все направления и виды деятельности предприятия.

Разработкой перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, должна заниматься ПДЭК.

На первом этапе работы на основе анализа задач, функций, компетен­ции, направлений деятельности предприятия необходимо установить весь состав циркулирующей на предприятии информации, отображенной на любом носителе, любым способом и в любом виде, а также с учетом перспектив развития предприятия и его взаимоотношений с партнера­ми определить характер дополнительной информации, которая может возникнуть в результате деятельности предприятия. Эта информация классифицируется по тематическому признаку.

На втором этапе определяется, какая из установленной информации должна быть конфиденциальной, и отнесена к коммерческой тайне. Ба­зовым критерием при этом является возможность получения преиму­ществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам. Этот критерий имеет как бы две составляющие: неизвестность информации третьим лицам и получение преимуществ в силу этой неиз­вестности. Данные составляющие взаимосвязаны и взаимообусловле­ны, поскольку, с одной стороны, неизвестность информации третьим ли­цам сама по себе ничего не значит, если не обеспечивает преимуществ, с другой - преимущества можно получить только за счет такой неизвес­тности. Конфиденциальность является правовой формой и одновремен­но инструментом обеспечения неизвестности информации.

Преимущества от использования информации, не известной третьим лицам, могут состоять в получении выгоды или предотвращении ущерба, иметь, в зависимости от областей и видов деятельности, экономические, моральные и другие характеристики, выражаться количественными и ка­чественными показателями.

В сфере коммерческой деятельности ценность информации обусловлена, прежде всего, рыночной потребностью в информации как источнике получения прибыли, поэтому отнесение информации к коммерческой тайне позволяет получить прибыль и предотвратить убытки. Конфиден­циальность такой информации создает для ее обладателя преимуще­ства в конкурентной борьбе и выступает как средство защиты от недо­бросовестной конкуренции.

Названный критерий является объективным показателем возможнос­ти отнесения информации к коммерческой тайне, мерилом придания ин­формации статуса конфиденциальной. Это означает, что при отсутствии данного критерия нет оснований для перевода информации в категорию конфиденциальной. Но это не означает, что при его наличии информация во всех случаях может и должна быть отнесена к коммерческой тайне. Законодательством введены два ограничения на отнесение информа­ции к коммерческой тайне.

Первое ограничение состоит в том, что к коммерческой тайне не мо­жет быть отнесена информация, составляющая государственную тайну.

Второе ограничение заключается в том, что к коммерческой тайне нельзя относить информацию, которая должна быть общедоступной в целях предупреждения сокрытия правонарушений и предотвращения нанесе­ния ущерба законным интересам государства, физических или юриди­ческих лиц. Перечни такой информации содержатся в нескольких нор­мативных актах: законах "Об информации, информатизации и защите информации", "О благотворительной деятельности и благотворительных организациях", постановлении Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" и ряда других. Эти перечни в значитель­ной мере дублируют друг друга и имеют различную правовую основу.

Запрещение относить к коммерческой тайне ту или иную информа­цию не означает, что всю ее может получить по требованию любое юри­дическое или физическое лицо. Часть ее, затрагивающая законные инте­ресы этих лиц, безусловно, должна им предоставляться, а часть предос­тавляется лишь соответствующим органам власти, наделенным законо­дательством правом контроля такой информации.

Должно быть и третье ограничение, которое хотя и не предусмотрено законодательством, но диктуется здравым смыслом. Оно состоит в том, что при переводе информации в разряд коммерческой тайны необходи­мо учитывать сопутствующие этому затраты на ее защиту. Если эти зат­раты превышают достигаемые в результате защиты количественные и качественные показатели, то придание информации статуса конфиден­циальной теряет всякий смысл.

Следует иметь в виду, что в перечень сведений, составляющих ком­мерческую тайну, может включаться не только информация, создаваемая данным предприятием, но и информация, полученная им без использова­ния неправомерных средств при проведении исследований по собствен­ной инициативе, систематических наблюдений и сбора сведений. Такая информация считается полученной правомерно и самостоятельно неза­висимо оттого, что ее содержание может совпадать с содержанием ком­мерческой тайны другого юридического или физического лица. Кроме того, правомерно полученной считается конфиденциальная информация, полученная от ее обладателя на основании договора или в результате правопреемства. Предприятие, правомерно и самостоятельно получив­шее информацию, одновременно являющуюся коммерческой тайной дру­гого юридического или физического лица, становится обладателем этой коммерческой тайны со всеми предусмотренными законодательством правами.

После установления состава конфиденциальной информации опре­деляется степень ее конфиденциальности. Степень конфиденциальнос­ти - это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытос­ти зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть и степень конфиденциальности. В практике работы предприятий применяются от одной до нескольких степеней конфиденциальности информации с раз­личными их наименованиями. Наиболее распространенным является деление информации на две степени: конфиденциально и строго конфи­денциально.

Установление одной степени (одного грифа) конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, обусловлено, вероятно, тем, что степень конфиденциальности определяется собственниками информации, которые могут иметь (а зачастую так и бывает) разные под­ходы к степени конфиденциальности однотипной по содержательной части информации, В этом случае при рассмотрении в судебном поряд­ке дел о неправомерном получении коммерческой тайны сложно опре­делить, кто из собственников установил правильную степень конфиден­циальности информации, т.к. критерии отнесения информации к той или другой степени конфиденциальности выбирает ее собственник.

Следующий этап - определение конкретных сроков конфиденциаль­ности информации либо обстоятельств и событий, при наступлении ко­торых конфиденциальность снимается. Продолжительность конфиденци­альности информации должна соответствовать срокам действия усло­вий, необходимых и достаточных для признания данной информации кон­фиденциальной в соответствии с законодательством.

Результаты работы оформляются перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну, который может иметь следующую форму:

Если сведениями установлена одна степень конфиденциальности, то графа 3 опускается.

При значительном объеме конфиденциальных сведений они класси­фицируются в перечне по разделам, соответствующим сферам деятель­ности предприятия.

Перечень подписывается председателем и всеми членами ПДЭК, ут­верждается и вводится в действие приказом руководителя предприятия. В приказе должны быть определены мероприятия по обеспечению фун­кционирования перечня и контролю его выполнения. С приказом и перечнем необходимо ознакомить под расписку всех сотрудников предприятия, работающих с конфиденциальной информацией. Копии перечня или выписки из него должны быть направлены конфидентам (вла­дельцам) данной коммерческой тайны. Ими являются физические или юридические лица, которым в силу служебного положения, договора либо на ином законном основании известна коммерческая тайна ее облада­теля.

Дополнения и изменения состава, включенных в перечень сведений, а также изменение степени их конфиденциальности могут осуществлять­ся с разрешения руководителя предприятия и вноситься в перечень за подписями руководителя подразделения по принадлежности сведений и руководителя службы безопасности. При существенном изменении состава сведений перечень должен составляться заново. Об изменениях в составе коммерческой тайны обладатель информации обязан в пись­менной форме известить конфидентов данной информации.

Что касается состава информации, являющейся служебной тайной, то следует иметь в виду, что такая информация предусмотрена для органов государственной и муниципальной власти и подведомственных им пред­приятий, в коммерческих структурах она используется главным образом лишь при переписке с органами власти.

В "Положении о порядке обращения со служебной информацией ог­раниченного распространения" сказано, что руководитель федерального органа исполнительной власти в пределах своей компетенции опреде­ляет категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, а эти лица не­сут персональную ответственность за обоснованность такого отнесения. Как видно из этой нормы, она не содержит технологии определения состава информации, относимой к служебной тайне.

На практике, которая существует уже несколько десятилетий, используются обычно два варианта определения состава такой информации. В первом варианте министерства и ведомства разрабатывают единые для отрасли перечни сведений ограниченного распространения и направляют их на подведомственные предприятия. Во втором варианте полномочия по разработке перечней передаются руководителям подведомственных предприятий, и перечни разрабатываются применительно к каждому конкретному предприятию. Иногда используется и третий, комбинированный вариант, при котором перечни разрабатывают и министерства (ведомства), и на основе этих перечней - подведомственные предприятия. Технология разработки перечней сведений ограниченного распространения практически не отличается от технологии разработки перечней сведений, составляющих коммерческую тайну.

Служебная тайна может быть в любой области деятельности органа власти или предприятия, однако в упомянутом Положении определен состав сведений, которые не могут быть отнесены к служебной инфор­мации ограниченного распространения.

Сведениям, составляющим служебную тайну, установлена одна сте­пень конфиденциальности: "Для служебного пользования". Перечень та­ких сведений имеет форму перечня сведений, составляющих коммерчес­кую тайну, без графы 3.

Перечни сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну, раскрывают тематическое содержание включенных в них сведений. Но эти сведения, как уже отмечалось, фиксируются в различном виде на раз­личных носителях и могут быть как документированными, так и недоку­ментированными.

В сферу конфиденциального делопроизводства входит только доку­ментированная информация (документы), поэтому из всей совокупности информации, включенной в перечни сведений, отнесенных к коммерчес­кой и служебной тайне, нужно выделить состав документируемой инфор­мации и установить виды документов, в которых она должна быть зафик­сирована. Определение состава конфиденциальных документов должно осуществляться также ПДЭК. При этом следует руководствоваться оп­ределенными критериями документирования информации. К ним отно­сятся:

необходимость документированной информации для правового обеспечения деятельности предприятия, регламентирующего статус предприятия, права, обязанности и ответственность его сотрудников;

необходимость документированной информации для производственной деятельности: научно-исследовательской, конструкторской, проектной, технологической и др.;

необходимость документированной информации для управленческой деятельности;

необходимость документированной информации как доказательного источника на случаи возникновения конфликтных ситуаций;

необходимость передачи информации в официальном виде;

важность информации как исторического источника, раскрывающего направления и особенности деятельности предприятия.

В рамках критериев документирования определение состава доку­ментируемой информации должно увязываться с решением конкретных задач. В зависимости от назначения документируемой информации оп­ределяются конкретные виды документов, в которых эта информация Должна быть зафиксирована.

В процессе определения необходимых конфиденциальных докумен­тов следует проводить работу по сокращению их количества за счет разработки интегральных документов, в которые можно включить показате­ли нескольких документов, в том числе путем замены разовых первичных документов накопительными. Однако объединение документов должно осуществляться с таким расчетом, чтобы в итоге не создавалась возможность необоснованного ознакомления со всем документом лиц, имеющих доступ только к части содержания (показателей) документа.

Виды конфиденциальных документов необходимо устанавливать учетом оптимального объема содержащейся в них информации, исключающего избыточную, в том числе дублетную информацию, поскольку избыточная информация - это конфиденциальные данные, утечка которых может нанести ущерб предприятию.

После установления состава документов определяются круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать (утверждать) тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данный документ должен направляться.

Перечни издаваемых конфиденциальных документов составляют раздельно по каждому виду тайны и могут иметь следующую форму:

Грифы и сроки конфиденциальности документов должны соответствовать степеням и срокам конфиденциальности включаемых в документ: сведений, определенным перечнями сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну. При установлении таким сведениям одной степени конфиденциальности графа "Гриф конфиденциальности" опускается.

К числу документов, подлежащих утверждению в соответствии с су­ществующими нормативными актами, относятся: уставы, положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприя­тия, структура, штатное расписание, должностные инструкции, акты про­верок (ревизий), сметы, расценки на проведение работ и оказание услуг, и некоторые другие.

Если при направлении документов другим предприятиям каждый ад­ресат не должен знать, кому еще направлен данный документ, то в графе 9 по соответствующему виду документа после внесения адресатов де­лается пометка "раздельное адресование", означающая, что на каждом экземпляре документа должен проставляться лишь адресат, которому направляется данный экземпляр.

Графу 10 следует использовать (при необходимости) для указания периодичности составления документов, а также для пометки о простав­лении оттиска печати на соответствующих документах.

Перечни издаваемых документов подписываются председателем и всеми членами ПДЭК и утверждаются руководителем предприятия. С перечнями под расписку должны быть ознакомлены все лица, наделен­ные правом составлять, визировать, подписывать и утверждать соответ­ствующие документы.

Внесение возможных последующих частичных уточнений или измене­ний в перечни может быть возложено на руководителя службы безопас­ности.

При изменении перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну, соответствующие изменения вносятся и в перечни из­даваемых конфиденциальных документов. О снятии грифа конфиденци­альности с отправленных документов должны быть письменно оповеще­ны предприятия-адресаты.

В случаях возникновения необходимости издания разовых докумен­тов, не включенных в перечни, или дополнительных экземпляров доку­ментов, не предусмотренных перечнями, их изготовление может произво­диться по совместному разрешению руководителей соответствующего подразделения и службы безопасности (или подразделения конфиден­циального делопроизводства). Одновременно определяется целесооб­разность включения таких документов (дополнительных экземпляров) в соответствующий перечень.