1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает на единой основе систему делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации, прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и специализированных прокуратурах, а также в научных и образовательных учреждениях Генеральной прокуратуры Российской Федерации <*>.

<*> В дальнейшем Генеральная прокуратура Российской Федерации, прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуратуры именуются "вышестоящие прокуратуры", прокуратуры городов и районов, другие приравненные к ним территориальные и иные специализированные прокуратуры - "районные прокуратуры", научные и образовательные учреждения - "учреждения".

2.2.7. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прикладываются к обращениям, жалобам, документам и сохраняются исполнителем до принятия по ним решения. В случае, если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте, - работник экспедиции прикладывает конверт к документу, а на остальных документах (если это необходимо) делает соответствующую отметку.

2.2.8. Штамп с указанием даты поступления (приложения 9) проставляется:

на обращениях граждан - на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы;

на документах, поступивших из учреждений, - на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа;

на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной стороне конверта.

Карточки и трафаретные письма типа почтовой открытки, требования на получение материалов из архива - А6 148 x 105 мм.

Документы, издаваемые от имени прокуратуры и одной или нескольких организаций, оформляются без бланков.

5.1.2. В органах прокуратуры применяются два вида бланков (приложение 23):

общий бланк (для оформления положений, инструкций, приказов, указаний, информационных писем, заданий, протестов, представлений, протоколов, актов и других документов, имеющих наименование);

бланк для писем.

Состав реквизита бланков и порядок их расположения установлены ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Для издания организационно-распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений) могут изготавливаться отдельные бланки с угловым или продольным расположением реквизитов (приложение 24).

Применение бланков произвольной формы запрещается.

5.1.3. На верхнем поле каждого бланка обязательно помещается Государственный герб Российской Федерации (его диаметр должен быть не более 20 мм), под ним - наименование системы: "Прокуратура Российской Федерации", ниже - наименование прокуратуры субъекта Российской Федерации или приравненной к ней прокуратуры, под ним - наименование соответствующей городской, районной, межрайонной или специализированной прокуратуры.

Если межрайонная или районная прокуратура входит в состав прокуратуры административного округа или города (с районным делением), то наименование этой прокуратуры указывается следующим образом:

Аналогичным образом оформляются вывески на зданиях прокуратур.

5.1.4. Бланки изготавливаются на бумаге белого цвета и печатаются краской черного цвета. Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации в красном цвете применяются только в Генеральной прокуратуре, порядок их использования устанавливается руководством Генеральной прокуратуры.

На бланке печатается первая страница документа, последующий текст печатается на бумаге одинакового формата и качества.

5.2. Адресование

5.2.1. Документы адресуются организации, ее структурному подразделению, должностному лицу, гражданину.

Должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке, в письмах постоянным корреспондентам и в других случаях, когда установление конкретного лица не вызывает затруднений.

Инициалы должностных лиц и граждан в адресе указываются после их фамилий.

5.2.2. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже; при направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

5.2.3. Если документ направляется руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата:

5.2.4. При указании классного чина адресата необходимо указать классный чин должностного лица, подписавшего документ.

Во внутренних документах (докладные записки, заявления и т.п.) допускается классные чины не указывать.

5.2.5. Если документ адресуется нескольким однородным организациям, то они указываются обобщенно:

5.2.6. Почтовый адрес корреспондента пишется в полном соответствии с Почтовыми правилами и с обязательным указанием почтового индекса:

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы и учреждения прокуратуры Российской Федерации и руководителям федеральных органов государственной власти.

5.2.7. В письмах с несколькими адресатами слово "копия" не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа.

Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа.

5.2.8. Если документ адресуется гражданину, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

Перед фамилиями допускается обращение "гр-ну", "гр-ке", "гр-нам". Это положение распространяется на заголовок и текст, где приводятся фамилии граждан.

5.3. Датирование

5.3.1. Датой документа является день его подписания или утверждения; для документа, принятого коллегией, - день его принятия; для протокола - дата заседания (принятия решения); для документов, издаваемых прокуратурой совместно с другими организациями, датой документа является наиболее поздняя дата его подписания.

Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ, и оформляется тремя парами арабских цифр, разделенных точками (день месяца, месяц, две последние цифры года). Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль, например: 05.07.98.

Таким же образом датируются все делопроизводственные отметки о прохождении и исполнении документа.

5.3.2. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 12 декабря 1998 г.

5.4. Индекс (номер) документа

5.4.1. Переписка по обращениям, жалобам и делам ведется за номером надзорного производства, который не меняется в течение всего времени, пока ведется переписка. Порядок присвоения номеров изложен в разделе 2.3 настоящей Инструкции.

5.4.2. По вопросам, не относящимся к переписке по обращениям, жалобам и делам, входящий документ и исходящий по нему ответ должны иметь единый номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации. Исходящий документ, не являющийся ответом на поступивший запрос, направляется за номером дела по номенклатуре.

5.4.3. В исходящих документах в обязательном порядке дается ссылка на индекс и дату исполняемого документа.

5.4.4. Индекс проставляется на отведенном ГОСТом месте, в левой верхней части документа. На внутренних документах индекс может проставляться в конце документа, ниже подписи должностного лица.

5.5. Наименование и заголовок к документу

5.5.1. На документе (за исключением письма) указывается его наименование: приказ, указание, распоряжение, справка, докладная записка, представление, протест, спецдонесение и т.п.

5.5.2. Заголовок к тексту должен быть во всех документах, оформленных на листах формата А4, за исключением ответов заявителям, адвокатам, а также телеграмм, телефонограмм и документов, оформленных на листах формата А5 и А6.

5.5.3. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и согласовываться с его наименованием.

Например: приказ "О создании..."; распоряжение "Об организации контроля..."; должностная инструкция заведующего канцелярией.

В документе по ряду вопросов заголовок формулируется обобщенно.

5.6. Нумерация страниц

5.6.1. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются.

5.6.2. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.").

5.7. Отметка о наличии приложения

5.7.1. Отметка о наличии приложения оформляется ниже текста документа от границы левого поля следующим образом:

Приложение: на 5 л.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование и количество листов:

Приложение: замечания к проекту инструкции на 12 л.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Если к письму прилагаются ценные или личные документы (паспорт, диплом, свидетельства и др.), они перечисляются с указанием наименования организации, выдавшей документ, номера и даты выдачи, фамилии и инициалов владельца:

5.7.2. При направлении уголовных, гражданских, арбитражных дел, материалов проверок и других сброшюрованных документов указывается количество томов:

Приложение: уголовное дело N 5780 в 10 т.

5.7.3. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на 205 л.

5.7.4. В распорядительных документах (приказах, указаниях, распоряжениях) сведения о наличии приложений даются в тексте. В правом верхнем углу первого листа, прилагаемого к распорядительному документу, указывается:

При наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом знак "N" перед порядковым номером не ставится.

5.8. Подпись

5.8.1. В состав реквизита "подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Если документ оформлен на бланке прокуратуры, то подпись оформляется следующим образом:

При подписании документа, оформленного не на бланке прокуратуры, указывается наименование прокуратуры:

5.8.2. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

5.8.3. При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.

5.8.4. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", подпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

5.9. Утверждение и согласование

5.9.1. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

5.9.2. При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например:

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

5.9.3. Согласование производится как внутри прокуратуры (с подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с организациями, имеющими непосредственное отношение к разработке проекта документа).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

5.9.4. Согласование документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату визирования, при необходимости - должность визирующего.

На организационно-распорядительных документах (приказах, указаниях и т.д.) визы проставляются на первом экземпляре лицевой или оборотной стороны последнего листа, на исходящих документах - на экземплярах, остающихся в деле, надзорном производстве. Слева проставляется виза лица, подготовившего документ; справа - визы лиц, с которыми он согласован.

5.9.5. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

5.10. Отметка об исполнителе

5.10.1. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона обязательно указываются в исходящих документах (за исключением ответов заявителям, адвокатам и сопроводительных писем) на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

Тимофеева 255-35-35.

5.10.2. Индекс машинистки проставляется ниже отметки об исполнителе по форме: "нк 2 25.03.98" (нк - первые буквы имени и фамилии машинистки, 2 - количество экземпляров, 25.03.98 - дата печатания). В случае необходимости проставляется количество отпечатанных экземпляров с указанием адресатов.

Например:

5.11. Особенности подготовки и оформления организационно-распорядительных документов

5.11.1. Проекты приказов, указаний, распоряжений разрабатываются по поручению руководства прокуратуры или по инициативе подразделений и должностных лиц.

Каждый документ должен иметь заголовок, который на бланках с угловым расположением реквизитов печатается в левом верхнем углу, при продольном - центрованно (начало и конец каждой строки заголовка равноудалены от границ поля).

Текст состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием для издания является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящей прокуратуры, то в констатирующей части указываются его наименование, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается органов прокуратуры.

Распорядительная часть начинается в приказах словом ПРИКАЗЫВАЮ, в указаниях и распоряжениях - ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами отдельной строкой центрованно с разбивкой, но без подчеркивания. При печатании на компьютерах рекомендуется выделять эти слова жирным шрифтом.

В пунктах распорядительной части указываются конкретные действия, исполнители и сроки исполнения. Если документ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные акты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Завершается текст предписанием, кому следует направить документ или кого ознакомить с ним.

Визы лиц, подготовивших и согласовавших проект документа, располагаются согласно п. 5.9.4 настоящей Инструкции.

Приказы, указания и распоряжения регистрируются в день их подписания, после подписания документа вносить какие-либо изменения и дополнения без согласия лица, его подписавшего, не разрешается.

5.11.2. По вопросам, входящим в компетенцию прокуратуры и других ведомств и представляющим взаимный интерес, принимаются совместные документы. Все экземпляры, остающиеся в делах организаций, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц, подписавших и согласовавших документ.

Регистрационные индексы проставляются через косую черту (или через точку с запятой, если в регистрационном номере одного из составителей уже имеется косая черта), в порядке написания фамилий авторов на документе.

5.11.3. При составлении инструкций, положений и других документов нормативного характера текст может быть разбит на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела, пункты - в пределах каждого раздела и подраздела. Подпункты могут обозначаться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

5.11.4. Если в тексте документов есть таблицы, они должны иметь заголовок, который размещается над таблицей, посередине. Справа указывается слово "Таблица" с порядковым номером без знака "N". Таблицы нумеруются по порядку номеров. Если таблица одна, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не пишут.

Заголовки граф таблицы начинаются с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы. Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишутся с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков знаки препинания не ставятся. Графа "N п/п" (номер по порядку) делается в случае, если на них необходимо давать ссылки.

5.12. Правила оформления телеграмм и телефонограмм. Прием и передача служебной информации по каналам факсимильной связи (телефаксам)

5.12.1. Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи и передаются по телетайпу или через отделение связи с указанием при необходимости категории: "Срочная", "Правительственная".

5.12.2. Текст телеграммы должен быть кратким (не более 30 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные пишутся прописью.

Фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого дается или запрашивается информация, приводятся полностью. Указываются также место и время совершения правонарушения.

5.12.3. При наличии условного телеграфного адреса (позывного) в телеграмме указываются пункт назначения, наименование организации, должность и фамилия лица, которому она направляется, а при отсутствии условного телеграфного адреса - полный адрес корреспондента: пункт назначения, республика (край, область, район), улица, номер дома, наименование организации.

5.12.4. В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата, в конце - приводится номер надзорного производства (переписки) отправителя. После номера указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму. Телеграммы подписываются руководителями прокуратур или подразделений. Ниже подписи руководителя проставляются фамилия исполнителя и номер его телефона.

При отправлении телеграммы через почтовое отделение ниже подписи должностного лица указываются полный почтовый адрес отправителя, наименование организации без сокращений, дата отправки, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Например:

Саранск респрокурору Сенькину
Ваш 12-1-98
Сроку 25 октября 1998 шлите дело Алексеева Петра Даниловича осужденного приговором Торбеевского рнс 20 января 1997 наш 12-2-98=
Начотдела	Личная подпись	Петров
Исп. Зайцев, тел. 2-23
01.10.98
или
Москва 78 Новобасманная 10
Арбитражный суд Москвы председателю Большовой=
Связи надзорной жалобой истребую дело нр 34-12 иску ОАО Северный Мигрант ОАО Тульский комбайновый завод дело прошу выслать через Тульскую облпрокуратуру наш 38-1950-98=
Замгенпрокроссии	Личная подпись	Кехлеров
Зам. начальника управления по обеспечению участия прокуроров в арбитражном процессе
	Личная подпись	И.Н. Семенченко
Исп. Рябиженко, тел. 2-15

5.12.5. Телефонограмма составляется в одном экземпляре объемом не более 30 слов и передается по телефону непосредственно из структурных подразделений. В ней указываются дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее.

5.12.6. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов; при этом информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается документом, имеющим юридическую силу.

5.12.7. Документы передаются для отправки за подписью руководителя подразделения. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

5.12.8. Документ регистрируется в журнале с указанием порядкового номера факсограммы, даты передачи, краткого содержания, количества листов и фамилии должностного лица, передавшего документ для отправки. После этого документ возвращается в подразделение с отметкой о дате передачи и подписью передавшего его лица.

5.12.9. Поступившие факсограммы регистрируются в журнале и доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные - без промедления.

5.12.10. Контроль за использованием факсимильной техники осуществляют руководители соответствующих подразделений. В помещения, где установлена аппаратура, посторонние лица не допускаются.

6. Правила машинописного оформления документов

6.1. Служебные документы печатаются машинистками и другими работниками прокуратуры на пишущих машинках и компьютерах.

Делопроизводители управлений и отделов вышестоящих прокуратур обязаны печатать описи на дела и надзорные производства, подлежащие сдаче в архив прокуратуры, акты о выделении к уничтожению дел и документов, протоколы собраний, производственных и оперативных совещаний, приказы по личному составу, другие внутренние документы, а также письма объемом до страницы машинописного текста.

6.2. Рукописи должны быть написаны разборчиво на стандартных листах бумаги. Во избежание повторных перепечаток текст документа необходимо тщательно выверить и согласовать с непосредственным руководителем. Документы объемом более десяти машинописных листов или сданные повторно визируются руководителем подразделения.

6.3. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, правки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии, пунктуации, использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цветов. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или исправленные карандашом.

6.4. В верхнем левом углу рукописи указываются количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, дата направления в машбюро, номер переписки.

6.5. Документы печатаются в порядке их поступления. В первую очередь печатаются документы особого контроля, адресованные руководителям органов государственной власти и управления, приказы, указания, распоряжения, материалы координационных совещаний, заседаний коллегий и отдельные документы по поручению руководства прокуратуры.

6.6. Все документы должны печататься четко, без ошибок и помарок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 , соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, дат, чисел, единиц измерения и т.д.

При печатании документов на компьютерах текст документа и отдельные элементы его реквизитов печатаются одним стандартным шрифтом, при этом на матричных принтерах используется режим "машинопись".

При оформлении инструкций, положений для выделения разделов, подразделов могут использоваться разные шрифты.

Документы должны иметь поля (мм):

Документы информационно-справочного характера могут печататься с оборотной стороны листа.

В машинописи используется восемь положений табулятора (приложение 25). Документы печатаются, как правило, через полтора межстрочных интервала. Через один интервал печатаются документы на бланках формата А5, через два интервала - доклады и документы, подготовленные для издания типографским способом.

7. Порядок выполнения копировально-множительных работ и оформления копий документов

7.1. Размножение и снятие копий со служебных документов на копировально-множительных аппаратах производятся на основании заказа, подписанного руководителем подразделения или его заместителем.

Особое внимание необходимо обращать на снятие копий следственных и надзорных документов по уголовным делам. Ксерокопирование производится только при наличии визы непосредственного исполнителя (руководителя следственной группы, бригады, следователя). При определении круга лиц, имеющих доступ к конкретной информации по данному делу, ксерокопирование при необходимости производится в присутствии лица, уполномоченного на то руководителем следственной группы. По миновании надобности копии уничтожаются в установленном порядке.

При необходимости по указанию руководителя на документе делается отметка "Размножению не подлежит".

7.2. Учет копируемых документов ведется в журнале, в котором указываются наименование, индекс и дата документа, количество листов, количество снятых копий и фамилия лица, подписавшего заказ. Бланки исполненных заказов хранятся по порядку номеров.

7.3. Изготовление документов типографским способом и доставку их в экспедицию обеспечивает хозяйственное подразделение прокуратуры. К рапорту руководителя управления (отдела), подготовившего документ, помимо самого документа прилагаются образцы обложки и титульного листа. Проверку верстки и сигнального экземпляра осуществляет работник, ответственный за подготовку документа.

7.4. Копия документа выдается с разрешения руководителя прокуратуры или структурного подразделения. В правом верхнем углу первого листа указывается: "Копия" или "Выписка". Копия заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие содержания подлиннику. При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о том, что подлинник хранится в данной прокуратуре. Копия заверяется печатью (не гербовой), воспроизводящей название прокуратуры или ее подразделения.

8. Выполнение переводов

8.1. Обращения, жалобы и другие документы переводятся штатными или внештатными переводчиками. Они же при необходимости приглашаются на прием граждан.

8.2. Поручение на перевод (приложение 26) подписывается руководителем структурного подразделения. На перевод направляются те документы, без перевода которых невозможно принять решение. Документы передаются без надзорных производств, надзорные производства находятся у исполнителей. Учет и передача документов ведутся по книге (приложение 27).

8.3. Обращения, жалобы и приобщенные к ним документы переводятся обзорно с обязательным указанием данных, необходимых для регистрации на алфавитной картотеке. Полный перевод жалобы осуществляется по требованию прокурора. При поступлении нескольких одинаковых жалоб переводится одна из них с указанием учетных номеров всех остальных жалоб.

Если в обращении, жалобе содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких подразделений, перевод выполняется в необходимом количестве экземпляров.

8.4. Переведенный текст документа печатается или выполняется от руки четким почерком, подписывается и датируется. В правом верхнем углу указывается, с какого языка выполнен перевод, и ставится учетный номер по книге. При переводе судебных материалов проставляются также номера надзорного производства (с указанием фамилии лица) и дела (уголовного, гражданского, арбитражного), дается ссылка на том, листы дела. Подпись переводчика ставится на каждом листе дела.

Например:

При переводе поздравительных и пригласительных писем учетный номер и подпись переводчика ставятся на втором экземпляре документа.

8.5. Переводчик обязан отметить обнаруженные в тексте дефекты, в частности подчистки, исправления, неоговоренные приписки между строк, сделанные разными чернилами или другим почерком, бессвязно изложенные или незаконченные фразы, искажения, пропущенные слова, а также указать, что в деле имеется какой-либо существенный для оценки обстоятельств документ, перевод которого не затребован. Кроме того, он должен дать объяснение поговорок, идиоматических выражений, названий национальных обычаев, религиозных обрядов, ритуалов, национальных блюд, предметов одежды, обихода и т.п., наименований единиц местного территориального деления, упомянутых в переводимом документе.

8.6. При обнаружении ошибок или неточностей в переводе прокурор ставит об этом в известность переводчика, который устраняет данные ошибки и неточности, а при необходимости осуществляет новый перевод.

9. Составление номенклатуры дел, формирование дел и надзорных производств
9.1. Составление номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

В вышестоящей прокуратуре номенклатура дел структурного подразделения на предстоящий период (приложение 28) составляется в последнем квартале текущего года оперативным работником с участием делопроизводителя под руководством начальника подразделения.

В вышестоящей прокуратуре наименования подразделений являются заголовками разделов сводной номенклатуры дел (приложение 29).

Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

Сводная номенклатура дел составляется на бланке прокуратуры начальником отдела общего и особого делопроизводства (в Генеральной прокуратуре РФ - начальником центрального архива управления делопроизводства), после согласования с соответствующим органом Росархива утверждается руководителем прокуратуры.

Номенклатура дел подразделений и сводная по прокуратуре составляются в трех экземплярах.

В районной прокуратуре номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается заведующим канцелярией и утверждается районным прокурором.

Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел.

9.1.2. Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пересоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций управлений, отделов или структуры прокуратуры.

Если таких изменений не произошло, номенклатура дел (не позднее декабря текущего года) перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

9.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела и документы прокуратуры, а также справочные картотеки.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Дела по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие дела), включаются в номенклатуру каждого года.

9.1.4. Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения, районной прокуратуры.

В номенклатуре дел сохраняются одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (например, дела с копиями приказов, протоколами оперативных совещаний при начальнике структурного подразделения и др.).

9.1.5. Заголовки дел составляются кратко на основе содержания документов.

Заводить дела с неконкретными заголовками типа: "Разная переписка", "По общим вопросам" и т.п. - запрещается.

Если в течение года в структурных подразделениях, районной прокуратуре возникают новые дела, не предусмотренные номенклатурой, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Ведение дел вне номенклатуры запрещается.

9.1.6. По окончании года делопроизводственный работник структурного подразделения, районной прокуратуры в конце номенклатуры дел производит итоговую запись о количестве заведенных дел и эти данные сообщаются в архив прокуратуры.

9.2. Формирование дел и надзорных производств
9.2.1. Общие принципы формирования дел и надзорных производств

9.2.1.1. Формирование дел и надзорных производств возлагается на канцелярию.

В структурных подразделениях группируются в дела и надзорные производства документы, относящиеся к их компетенции, а в районной прокуратуре - в целом по прокуратуре.

9.2.1.2. Формирование и хранение дел и надзорных производств у исполнителей запрещается.

9.2.1.3. В дела и надзорные производства подшиваются только исполненные, правильно оформленные документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, в хронологической последовательности. В каждое дело или надзорное производство подшивается не более 250 листов. Если документов больше, заводится второй том.

Приложения большого объема группируются в отдельные тома.

9.2.1.4. Документы подшиваются не позднее чем на третий день после их исполнения.

9.2.1.5. Надписи на обложках дел и надзорных производств делаются тушью или светостойкими чернилами.

Подлежат нумерации листы:

всех дел;

надзорных производств, передающихся на государственное хранение;

надзорных производств по уголовным делам, расследуемым данной прокуратурой, или по делам, за расследование которых она осуществляет непосредственный надзор; в Генеральной прокуратуре Российской Федерации, например, подлежат нумерации листы в надзорных производствах, формируемых в управлениях по расследованию особо важных дел, по надзору за исполнением законов о федеральной безопасности и в отделе по надзору за расследованием особо важных дел.

Руководители прокуратур и структурных подразделений Генеральной прокуратуры РФ имеют право расширить перечень надзорных производств, листы которых необходимо нумеровать.

Нумеруются листы графитным карандашом, причем каждый том отдельно. Запрещается нумеровать листы чернилами и цветными карандашами.

Во все дела и перечисленные надзорные производства включается внутренняя опись документов (приложение 35) и в конце составляется и подшивается заверительная надпись (приложение 36).

9.2.1.6. Дополнительные реквизиты при формировании секретных дел и надзорных производств регламентированы соответствующим Приложением о работе с секретными материалами, документами, делами.

9.2.2. Формирование и оформление дел

9.2.2.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дела группируются документы одного года. Исключение составляют переходящие дела.

9.2.2.2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. В одном деле допускается группировать документы с разными сроками хранения, когда они относятся к решению одного вопроса; по окончании делопроизводственного года из документов формируются два дела: одно - из документов постоянного, другое - из документов временного хранения.

9.2.2.3. Приказы по общим вопросам группируются отдельно от приказов по личному составу.

9.2.2.4. Документы коллегии группируются в два дела: протоколы, решения (первые экземпляры); материалы к заседанию коллегии (повестки дня, доклады, справки, заключения, проекты решения коллегии и др.). Протоколы располагаются в деле по номерам.

9.2.2.5. Планы, отчеты, материалы к ним группируются в дела того года, к которому они по своему содержанию относятся (например, отчеты за 1993 г. должны быть отнесены к делам 1993 г., хотя они составлены в 1994 г.).

9.2.2.6. На обложках дел (приложение 30) обязательно указываются крайние даты.

Дела постоянного хранения заключаются в твердую обложку, прошиваются прочными нитками в четыре прокола.

Дела временного хранения подшиваются в мягкую обложку.

9.2.2.7. По окончании года на обложке каждого тома дела постоянного хранения указываются:

В заголовках номера приказов, указаний, протоколов; например: с N 1 по N 100 или с N 101 по N 205;

дата (число, месяц, год) начала и окончания дела;

количество листов;

Оговорка по форме: "Имеются такие-то документы за такие-то годы" (если в деле отложились документы за более ранние годы).

9.2.2.8. По окончании года проводится отбор документов постоянного и временного хранения, подлежащих включению в опись (приложения 31, 32).

Опись дел постоянного хранения в вышестоящей прокуратуре составляется по структурным подразделениям в отдельности, в остальных прокуратурах - в целом по прокуратуре.

9.2.2.9. Опись ведется с единой порядковой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с Госархивом, в который прокуратурой передаются документы на хранение.

Каждому тому дела или надзорного производства присваивается свой номер согласно описи.

9.2.2.10. В годовом разделе описи дела, включающие организационно-распорядительные документы, располагаются в начале описи.

В годовой раздел описи вносятся и дела постоянного хранения, делопроизводство которых не было завершено в течение года. В этом случае в конце годовых разделов описи каждого следующего года, в течение которого продолжалось делопроизводство, указывается: "Документы по данному году см. также в разделе за ______ год N ______".

9.2.2.11. Годовые разделы описей (приложение 31) дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, подписываются председателем ЦЭК или ЭК (после одобрения описи комиссией). Два экземпляра годового раздела описи направляются на утверждение в соответствующий госархив, после чего утверждаются руководителем прокуратуры. Первый экземпляр описи после утверждения остается в госархиве, второй возвращается в прокуратуру.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи прокуратура обязана в установленные сроки сдать в госархив на хранение все дела, внесенные в опись.

9.2.2.12. Описи документов временного хранения (приложение 32) составляются в 2 экземплярах отдельно от описей документов постоянного хранения.

9.2.2.13. Каждое дело (том) по описи дел постоянного хранения имеет свой порядковый номер, систематизация дел устанавливается архивом прокуратуры. Порядковые номера описям структурных подразделений на дела постоянного срока хранения присваиваются архивом прокуратуры.

9.2.2.14. При передаче документов на хранение в Госархив описи должны иметь оглавление и заверительный лист.

9.2.3. Формирование и оформление надзорных производств по обращениям, жалобам, уголовным, гражданским и арбитражным делам, спецдонесениям

9.2.3.1. Обращения, жалобы, принятые к производству, и другие связанные с ними документы группируются в надзорных производствах. В каждой прокуратуре заводится одно надзорное производство по одному и тому же делу или по одному и тому же вопросу. Документы в нем группируются в течение нескольких лет, пока ведется переписка по этому делу (вопросу).

9.2.3.2. Обращения, жалобы и иные документы подшиваются в мягкую обложку и располагаются в надзорном производстве в хронологическом порядке.

Личные документы заявителя возвращаются владельцу с ответом о результатах разрешения его жалобы. В случае, если по письменному решению должностного лица, подписывающего ответ, личные документы не возвращаются, они вкладываются в отдельный конверт, который подшивается в надзорное производство, а заявитель извещается об этом решении.

9.2.3.3. В надзорное производство, заведенное по расследуемому делу органами прокуратуры или МВД, подшиваются: копии постановлений о возбуждении уголовного дела, принятии дела к своему производству, создании следственно-оперативной группы, поручения следователя о проведении оперативно-розыскной деятельности; письменное сообщение о задержании лица, подозреваемого в совершении преступления; копии протокола о задержании подозреваемого, постановлений об объявлении розыска, об отстранении виновного от должности; письменные указания по делу; копии постановлений прокуроров об отмене процессуальных решений по делам и копии иных документов от имени прокуроров в пределах полномочий по осуществлению надзора за исполнением законов органами дознания и предварительного следствия; копии постановлений о привлечении в качестве обвиняемого, применении меры пресечения, продлении срока следствия и содержания обвиняемого под стражей, приостановлении или прекращении дела, производстве обыска, выемке почтово-телеграфной корреспонденции, назначении экспертизы, помещении обвиняемого в лечебно-психиатрическое учреждение, решения суда по жалобе о законности и обоснованности ареста; план расследования по делу; копии обвинительного заключения, представления по делу об устранении причин и условий, способствовавших совершению преступления; справка следователя о реагировании на его представления; сопроводительное письмо о направлении дела в суд или другой орган; выписка из дела; заметки, тезисы или план речи в суде государственного обвинителя; копия приговора; копии кассационного протеста с отметкой о результатах рассмотрения дела, представления вышестоящему прокурору об опротестовании приговора в порядке надзора, а также другие документы, относящиеся к надзору за расследованием и законностью судебных постановлений по уголовным делам.

9.2.3.4. Запрещается подшивать в надзорные производства подлинники протоколов допроса обвиняемых, свидетелей, экспертов, поступившие в ходе следствия жалобы и принятые по ним решения, а также другие процессуальные документы, которые должны находиться только в следственном деле.

9.2.3.5. Законченные надзорные производства (примерно по 25 - 50 штук) хранятся в папках или коробках, на корешках которых указываются номера находящихся в них надзорных производств.

9.2.3.6. Карточки по законченным перепискам хранятся в надзорных производствах.

9.2.3.7. Сроки хранения надзорных производств проставляются оперативными работниками на обложках в соответствии с Перечнем документов органов прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения (М., 1997) при списании первых документов "В н/п".

9.2.3.8. Надзорные производства с временными сроками хранения могут включаться в одну опись с делами временного хранения при сдаче их на хранение в архив прокуратуры, при этом они размещаются в описи после дел.

9.3. Передача дел в архив прокуратуры

9.3.1. Дела и надзорные производства постоянного и временного сроков хранения передаются в архив прокуратуры по графику, утвержденному начальником управления делопроизводства (отдела общего и особого делопроизводства), согласованному с руководителем структурного подразделения, районным прокурором. Архив принимает дела и надзорные производства только по описям, составленным в канцелярии структурного подразделения, в котором они формировались.

9.3.2. Если отдельные дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив прокуратуры оформляет их выдачу во временное пользование.

Лицо, ответственное за архив, расписывается в приеме дел, надзорных производств на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел и надзорных производств. Второй экземпляр описи возвращается структурному подразделению, первый остается в архиве.

9.3.3. Перед сдачей материалов в архив оперативные работники соответствующих отделов и управлений, районной прокуратуры проверяют и уточняют сроки их хранения.

9.3.4. Материалы в архиве хранятся по годам в порядке номеров по описи. Материалы с постоянными сроками хранения размещаются отдельно от материалов с временными сроками хранения.

9.3.5. Работник архива обязан обеспечить надлежащее хранение поступивших материалов.

9.3.6. Для получения материалов во временное пользование работник структурного подразделения должен оформить требование (приложение 34) с указанием номера описи и порядкового номера материала.

9.3.7. Истребование документов из архива производится только оперативным работником подразделения, имеющего к ним непосредственное отношение.

В случае истребования документов из архива оперативным работником другого подразделения необходимо согласие руководителя подразделения, имеющего непосредственное отношение к документам.

9.3.8. Выдача материалов во временное пользование производится под расписку, с последующим контролем за их возвратом.

9.3.9. Работник архива должен своевременно составлять акты на уничтожение находящихся в архиве материалов с истекшими сроками хранения (приложение 33).

9.3.10. Запрос об истребовании надзорных производств или дел из органов Росархива направляется за подписью оперативного работника.

9.3.11. Под архивы необходимо выделять помещения, отвечающие правилам хранения и использования документов, обеспечивать их соответствующим оборудованием и противопожарными средствами.

10. Экспертиза ценности документа

10.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение правового, политического, научного, исторического значения документов в целях отбора их для хранения и установления сроков хранения.

10.2. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовки к передаче на государственное хранение в органах прокуратуры создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В Генеральной прокуратуре Российской Федерации, прокуратурах республик, краев, областей, транспортных и специализированных прокуратурах на правах областных помимо экспертных комиссий структурных подразделений могут создаваться центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Деятельность ЦЭК и ЭК определяется соответствующими положениями, согласованными с учреждениями Государственной архивной службы России и утвержденными руководителями прокуратур.

10.3. Экспертные комиссии назначаются приказами руководителя прокуратуры под председательством одного из руководящих работников. В состав ЦЭК (не менее пяти человек) и ЭК (не менее трех человек) включаются наиболее квалифицированные и опытные работники структурных подразделений, делопроизводственных служб, архива прокуратуры.

10.4. Экспертные комиссии в своей работе руководствуются законодательством Российской Федерации, Федеральным законом "О прокуратуре Российской Федерации", Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, приказами и указаниями руководителей прокуратур, методическими рекомендациями Государственной архивной службы России, Положениями о ЦЭК и ЭК, Перечнем документов органов прокуратуры с указанием сроков хранения и Инструкцией по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации.

10.5. Центральная экспертная комиссия:

рассматривает проекты ведомственных перечней документов, примерных номенклатур, других нормативно-методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению, принимает решения об их одобрении и представляет указанные документы на рассмотрение Государственной архивной службы России;

рассматривает предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, и об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями. Материалы по этим вопросам представляются на рассмотрение ЦЭК Генеральной прокуратуры Российской Федерации, которая принимает по ним решения и направляет соответствующие предложения на утверждение в учреждение Государственной архивной службы России;

участвует совместно с архивом в подготовке и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников прокуратуры;

осуществляет методическое руководство и контроль за работой экспертных комиссий структурных подразделений и подчиненных прокуратур, периодически заслушивает их отчеты на своих заседаниях;

Оказывает содействие и методическую помощь в работе по выявлению и возврату в Россию документов по ее истории (в частности, по истории прокуратуры), которые по различным причинам оказались за рубежом;

рассматривает сводные описи дел на документы постоянного срока хранения и принимает решения об их одобрении;

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и принимает решения об их одобрении;

Рассматривает описи документов по личному составу и принимает решения об их одобрении;

рассматривает акты об утрате или неисправимом повреждении документов и принимает решения об их одобрении.

10.6. Экспертные комиссии:

проводят экспертизу ценности документов;

организуют ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения и представляют описи и акты на рассмотрение ЦЭК;

осуществляют методическое руководство разработкой номенклатур дел и рассматривают проекты номенклатур дел, дают им экспертную оценку и вносят их на рассмотрение ЦЭК, а при необходимости - на рассмотрение ЭПК архивных учреждений;

Оказывают содействие и методическую помощь в работе по выявлению и возврату в Россию документов по ее истории (в частности, по истории прокуратуры), которые по различным причинам оказались за рубежом;

рассматривают годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу;

рассматривают акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других нормативно-методических документов по делопроизводству;

рассматривают акты об утрате или неисправимом повреждении документов;

Участвуют в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников прокуратуры.

10.7. ЦЭК и ЭК при необходимости могут приглашать на заседания специалистов органов прокуратуры и архивных учреждений.

10.8. Надзорные производства, в которых находятся документы, представляющие интерес для науки, истории, или получившие широкое обсуждение в печати, или могущие служить примером для обмена положительным опытом, или содержащие сведения о лицах, имеющих выдающиеся заслуги перед государством, или свидетельствующие о необычных фактах, заслуживающих внимания следствия и прокурорского надзора, и др., экспертными комиссиями могут отбираться на постоянное хранение.

10.9. По окончании года на дела и надзорные производства, подлежащие сдаче на хранение в архив прокуратуры, составляются описи в двух экземплярах. Опись представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о делах и надзорных производствах.

10.10. Дела и надзорные производства, отобранные на постоянное и долговременное хранение, оформляются и описываются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов и ГСДОУ. Описи составляют отдельно на дела и надзорные производства.

Разделы описей на дела и надзорные производства постоянного хранения, предназначенные для передачи в государственный архив, подлежат утверждению ЭПК архивного учреждения не позднее чем через четыре года после завершения дел в делопроизводстве (для областных, городских и районных прокуратур - через два года).

10.11. Документы по личному составу постоянного хранения могут включаться в описи дел постоянного хранения общего делопроизводства только по согласованию с архивными учреждениями.

Документы по личному составу долговременного хранения, в том числе с отметкой ЭПК, включаются в отдельные описи, которые составляются в двух экземплярах. По истечении срока ведомственного хранения проводится экспертиза ценности дел с отметкой ЭПК. Отобранные на постоянное хранение дела включаются в самостоятельные описи, которые представляются на утверждение ЭПК архивного учреждения.

10.12. После утверждения описей дел и надзорных производств постоянного хранения документы с истекшими сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям, уничтожаются. Уничтожение документов производится по акту (приложение 33).

10.13. Утвержденные к уничтожению документы в измельченном виде, исключающем прочтение текста, передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой партии документов.

Документы для уничтожения передаются работниками структурных подразделений, которые проводили экспертизу ценности документов.

11. Обеспечение сохранности документов, дел и надзорных производств. Учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов
11.1. Обеспечение сохранности документов, дел и надзорных производств

11.1.1. Оперативные работники, делопроизводители несут ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов, дел, надзорных производств, иной документации, вещественных доказательств, аудио- и видеокассет, печатей, штампов, гербовых бланков, учетно-регистрационных форм. В нерабочее время все вышеуказанное хранится только в личных сейфах оперативных работников или в специально выделенных для этого помещениях канцелярии, архива, экспедиции, опечатываемых личными печатями. При этом дела в помещениях канцелярий в нерабочее время хранятся только в сейфах.

11.1.2. Учет, выдачу ключей от сейфов, металлических печатей в Генеральной прокуратуре осуществляет Первый отдел, в остальных вышестоящих прокуратурах - начальник делопроизводственной службы.

В случае утраты ключа от хранилища немедленно ставятся в известность указанные службы. Выдача запасных ключей производится только по указанию начальника управления (отдела) и с разрешения начальника Первого отдела или начальника делопроизводственной службы.

11.1.3. Руководители прокуратур, начальники подразделений регулярно проверяют соблюдение установленного режима хранения перечисленных в п. 11.1.1 дел, документов и средств оргтехники.

В случае утечки информации, утраты документов, бланков, печатей, штампов проводится служебная проверка, по результатам которой к виновным принимаются меры дисциплинарного или иного характера.

11.1.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел и надзорных производств не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие допускается только с разрешения руководителя структурного подразделения, районного прокурора. В деле остаются заверенная копия изъятого документа и акт о причинах изъятия подлинника.

11.2. Порядок изготовления и выдачи служебных удостоверений и пропусков

11.2.1. Бланки служебных удостоверений и пропусков работников органов прокуратуры изготавливаются в централизованном порядке Генеральной прокуратурой Российской Федерации. Подчиненные прокуратуры обеспечиваются бланками в количестве, указанном в поданной заявке.

11.2.2. Управление кадров Генеральной прокуратуры, кадровые службы других прокуратур ведут строгий учет служебных удостоверений, пропусков и выдают их только под расписку.

11.2.3. Удостоверение выдается за подписью руководителя органа или учреждения прокуратуры, назначившего работника на должность, или его заместителя только после издания соответствующего приказа.

11.2.4. В случае утраты служебного удостоверения работник прокуратуры обязан немедленно сообщить об этом руководству прокуратуры. По факту утраты управление кадров проводит служебную проверку.

11.2.5. Обмен удостоверений или пропусков производится при перемещении на другую должность, присвоении или изменении классного чина, истечении срока их действия, а также в случае утраты или повреждения.

11.2.6. При увольнении работника органа прокуратуры удостоверение или пропуск изымаются и уничтожаются работниками управления (отдела) кадров в установленном порядке.

11.3. Учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов

11.3.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки): бланки для писем и общие бланки, бланки приказов, указаний, распоряжений подлежат обязательному учету. На них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров по видам бланков.

11.3.2. Контроль за изготовлением, использованием, хранением и выдачей гербовых бланков возлагается на материально ответственное лицо, назначаемое руководителем прокуратуры. Бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

11.3.3. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале). При этом используются следующие реквизиты при поступлении бланков: наименование вида бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа и наименование организации - поставщика бланков, количество экземпляров, серии и номера бланков.

При выдаче бланков указывается: наименование вида бланка, количество экземпляров, серии и номера бланков, наименование структурного подразделения прокуратуры (фамилия оперативного работника), расписка в получении.

11.3.4. Проверки наличия, использования и хранения гербовых бланков проводятся не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя прокуратуры. О проведенных проверках делаются отметки в книге учета после последней записи. В случае обнаружения нарушений при хранении, учете и использовании гербовых бланков комиссией проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя прокуратуры.

11.3.5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетной книге.

11.3.6. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

11.3.7. Гербовая печать с наименованием прокуратуры проставляется на процессуальных документах: постановлениях о производстве обыска, выемки, избрании меры пресечения, ее изменении или отмене, санкционировании решений о применении актов амнистии, продлении срока следствия и содержания под стражей и т.д.; на справках о реабилитации, признании пострадавшим от политических репрессий; на банковских поручениях, заявлениях на сдачу валюты и других финансовых документах; командировочных удостоверениях и в иных необходимых случаях, определяемых руководством прокуратуры.

В Генеральной прокуратуре Российской Федерации гербовые печати проставляются на документах, указанных в приложении 38.

Оттиск печати проставляется на документах таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.

11.3.8. Управления (отделы) кадров вышестоящих прокуратур имеют малую гербовую металлическую или выжимную гербовую печать для удостоверений.

В вышестоящих прокуратурах простые печати могут иметь канцелярии, финансово-хозяйственные управления (отделы), управления (отделы) кадров, в Генеральной прокуратуре Российской Федерации - Второе управление. Канцелярии разрешается также иметь круглую печать для пакетов. В Генеральной прокуратуре Российской Федерации она может использоваться в Первом отделе и во Втором управлении.

11.3.9. Все печати и штампы, факсимиле изготовляются по требованиям, подписанным руководителем прокуратуры.

Образцы печатей и штампов подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации согласовываются с Первым отделом, в других вышестоящих и районных прокуратурах - с отделами общего и особого делопроизводства, где они регистрируются, учитываются в книге (приложение 37) и выдаются под расписку.

11.3.10. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в вышестоящих прокуратурах возлагается на руководителей структурных подразделений, в районных прокуратурах - на прокуроров.

Работники, получившие печати и штампы, несут персональную ответственность за их сохранность и использование. Передача печатей и штампов другим сотрудникам производится только через Первый отдел или отдел общего и особого делопроизводства.

11.3.11. В Генеральной прокуратуре Российской Федерации гербовая печать N 1 постоянно хранится в сейфе секретариата Генеральной прокуратуры Российской Федерации. По окончании рабочего дня ключ от этого сейфа в опечатанном виде сдается дежурному прокурору. При необходимости поставить гербовую печать на документ дежурный прокурор открывает сейф, где находится печать, о чем составляется акт. После использования указанной печати она вновь помещается в сейф, который опечатывается металлической печатью дежурного прокурора. Печать N 2 хранится в секретариате заместителя Генерального прокурора Российской Федерации - начальника Главного следственного управления. Печать N 3 хранится лично у заместителя Генерального прокурора Российской Федерации - начальника Главного управления по надзору за исполнением законов о федеральной безопасности и межнациональных отношениях на Северном Кавказе.

11.3.12. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов осуществляют Первый отдел Генеральной прокуратуры Российской Федерации, в других вышестоящих прокуратурах - отделы общего и особого делопроизводства.

Проверки наличия печатей, штампов проводятся указанными подразделениями не реже одного раза в год.

О проведенных проверках делаются отметки в книге учета после заключительной записи. При обнаружении нарушений в учете, хранении и использовании печатей и штампов проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя прокуратуры.

11.3.13. В случаях утери печатей и штампов незамедлительно ставятся в известность: в Генеральной прокуратуре - Первый отдел, в других прокуратурах - отдел общего и особого делопроизводства. Уничтожение пришедших в негодность печатей и штампов производится с участием этих отделов.

Управление делопроизводства
Генеральной прокуратуры
Российской Федерации

Любая управленческая деятельность не может обходиться без организации движения документов, без выполнения работы по созданию и оформлению соответствующих бумаг. Для ведения комплекса работ с документами в органах прокуратуры осуществляется делопроизводство, порядок ведения которого регулируется в основном ведомственными правовыми органами.

Приказом Генерального прокурора РФ от 28 декабря 1998 г. № 93 с 1 января 1999 г. введена в действиеИнструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры.

Инструкцией установлена на единой основе система делопроизводства в Генеральной прокуратуре РФ, прокуратурах субъектов Федерации, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и специализированных прокуратурах. Она определяет порядок приема, учета, регистрации, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, формирования их в дела и надзорные производства, хранения и использования.

Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные и информационно-справочные документы, на остальные (процессуальные, финансовые и другие) – только в части, касающейся общих принципов работы и подготовки к сдаче в архив.

Ответственность за организацию и общее руководство делопроизводством возлагается на руководителей органов прокуратуры и отдельных структурных подразделений. Они обеспечивают изучение работниками требований Инструкции по делопроизводству и осуществляют контроль за ее исполнением.

Согласно правил делопроизводства документы и сведения, составляющие служебную тайну, не подлежат разглашению. С ними могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому прокурорскому работнику документов, ознакомление других лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя подразделения (органа), который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет ответственность за их защиту.

Вместе с тем следует иметь в виду, по письменному разрешению руководителя прокуратуры, структурного подразделения каждому гражданину по его просьбе должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами, имеющимися в органах прокуратуры и затрагивающими его права и свободы, в том числе с прекращенными уголовными делами, материалами об отказе в возбуждении уголовного дела и надзорными производствами по жалобам, если иное не предусмотрено законом.

Ведение учета документов производится путем записи их в специальные книги, карточки, надзорные производства, составления описи. Для этого ведутся книги учета: следственных дел; уголовных, гражданских и арбитражных дел, проверяемых в порядке.надзора; вещественных доказательств, ценностей и иного имущества, изымаемых органами предварительного следствия и дознания; документов, отправляемых с нарочным; ценных писем, бандеролей, посылок; надзорных производств по жалобам, уголовным, гражданским и арбитражным делам, спецдонесениям; регистрации приказов, указаний и распоряжений.

На поступающую в органы прокуратуры корреспонденцию, в зависимости от вида и содержания, заводятся алфавитные, ссылочные, корреспондентские карточки, а также карточки учета движения надзорных производств.

Кроме перечисленных работ с документами, в содержание работы по делопроизводству согласно Инструкции входит организация документооборота и учет его объема, контроль за исполнением документов, правила оформления документов и их копии, выполнение переводов, составление номенклатуры дел, формирование дел и надзорных производств, экспертиза ценности документов, обеспечение сохранности документов, дел и надзорных производств, учет, хранение и использование печатей и штампов.

К числу неотъемлемых и значимых видов деятельности по вспомогательному обеспечению работы прокуратуры относится учет и отчетность. В органах прокуратуры установлена единая система учета работы прокуроров и следственной работы. Кроме того, на прокуратуру в полном объеме распространяются правила учета преступлений.

Для ведения учета и статистической отчетности в прокуратурах субъектов РФ и в Генеральной прокуратуре РФ образованы и действуют специальные подразделения. В прокуратурах городов и районов, приравненных к ним прокуратурах ведение учета и подготовка отчетности возложена на прокуроров.

До принятия закона «О единой государственной системе регистрации и учета преступлений» в органах прокуратуры также, как в органах внутренних дел, Федеральной службе безопасности, таможенных органах, органах налоговой полиции действуют правила единого учета преступлений (зарегистрированных в установленном порядке). В соответствии с этими правилами составляются документы первичного учета в виде статистических карточек на выявленное преступление, результаты расследования преступления, на лицо, совершившее преступление, о движении уголовного дела, о результатах возмещения материального ущерба и изъятия предметов преступной деятельности и других данных о преступлениях.

Ведение регистрационных документов на преступления, лиц их совершивших, уголовные дела, а также статистической отчетности по преступлениям возложена на органы внутренних дел. Поэтому вся информация о преступлениях, лицах, их совершивших, и уголовных делах сосредотачивается в информационных центрах МВД, ГУВД, УВД республик, краев, областей, округов, городов и УВД на транспорте.

Генеральной прокуратурой РФ совместно с МВД и ФСНП РФ разработана ведомственная статистическая отчетность «О рассмотрении заявлений и сообщений о преступлении» по форме 2-Е, утвержденная постановлением Госкомстата России от 11 июня 1997 г. № 39. В соответствии с ней городские, районные и приравненные к ним прокуроры каждое полугодие вместе с отделами внутренних дел и органами налоговой полиции представляют вышестоящим по подчиненности органам единый отчет о результатах рассмотрения заявлений и сообщений о преступлениях.

Генеральной прокуратурой РФ совместно с МВД и ФСНП РФ также разработана и принята Инструкция по статистической отчетности о следственной работе по форме 1-Е, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 26 марта 1997 г. № 20. Эта отчетность предусматривает отражение данных о результатах расследования уголовных дел следователями прокуратуры, органов внутренних дел, налоговой полиции, а также органами дознания, в том числе и о протокольных формах досудебной подготовки материалов.

Непосредственно в прокуратуре действует ведомственная государственная статистическая отчетность. Основным видом такой отчетности является Отчет о работе прокурора по форме П, утвержденная постановлением Госкомстата России от 16 февраля 1993 г. № 20 (с изменениями и дополнениями от 16 августа 1997 г. № 49).

Данный отчет состоит из восьми разделов и содержит показатели о надзоре за исполнением законов, соблюдением прав и свобод человека и гражданина, за исполнением законов органами, осуществляющими дознание и предварительное следствие, данные об участии прокурора в арбитражном, гражданском и уголовном судопроизводстве, о работе по рассмотрению и разрешению жалоб, за исполнением уголовного наказания и гласности в деятельности прокуратуры (выступлениях в средствах массовой информации).

В органах прокуратуры применяются и иные формы отчетности. Одни из них предназначаются для специализированных прокуратуре, другие носят временный характер.

Транскрипт

1 САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) АКАДЕМИИ ГЕНЕРАЛЬНОЙ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И. И. ГОЛОВКО, Э. Р. ИСЛАМОВА, Д. М. ПЛУГАРЬ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ Учебное пособие Санкт-Петербург 2015

2 САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) АКАДЕМИИ ГЕНЕРАЛЬНОЙ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И. И. ГОЛОВКО, Э. Р. ИСЛАМОВА, Д. М. ПЛУГАРЬ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ Учебное пособие Санкт-Петербург

3 УДК 34::651(075) ББК 67.72я73 Г61 Р е ц е н з е н т ы М. Н. СМИРНОВА, начальник отдела общего и особого делопроизводства прокуратуры Санкт-Петербурга. Е. А. БЕЛОУСОВА, профессор и.о. заведующего кафедрой уголовно-правовых дисциплин Санкт-Петербургского имени В. Б. Бобкова филиала Российской таможенной академии, кандидат юридических наук, доцент. Г61 Головко, И. И. Основы делопроизводства в органах прокуратуры: учебное пособие / И. И. Головко, Э. Р. Исламова, Д. М. Плугарь. Санкт-Петербург: Санкт-Петербургский юридический институт (филиал) Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, с. В учебном пособии рассматриваются вопросы, составляющие основу делопроизводства в органах прокуратуры Российской Федерации: правовая основа делопроизводства в органах прокуратуры; организация работы прокуратуры; правовые основы работы с обращениями граждан; организация документооборота в органах прокуратуры; организация работы архива; классификация архивных документов; язык и стиль служебного документа; использование современных компьютерных технологий в документообороте органов прокуратуры. Пособие предназначено для использования в учебном процессе подготовки, профессиональной переподготовки и повышения квалификации прокурорских кадров, а также для прокурорских работников, в должностные обязанности которых входит осуществление делопроизводства в органах прокуратуры, иных прокурорских работников. УДК 34::651(075) ББК 67.72я73 Санкт-Петербургский юридический институт (филиал) Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации,

4 ОГЛАВЛЕНИЕ 1. Правовые основы делопроизводства в органах прокуратуры Организация делопроизводства в органах прокуратуры Контроль за исполнением документов Правила оформления документов Составление номенклатуры дел. Формирование дел, надзорных и наблюдательных производств Правила хранения документов Порядок работы с секретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа 106 ЛИТЕРАТУРА. 124 Приложение Приложение

5 Вопросы документационного обеспечения деятельности прокуратуры всегда относились к числу ключевых. В связи с этим издан Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от, которым утверждена Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации. Федеральные государственные гражданские служащие это категория должностных лиц, служба которых в органах и организациях прокуратуры регламентируется нормами Федерального закона от ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Перечень должностей федеральной государственной гражданской службы в органах прокуратуры Российской Федерации определен Указом Президента Российской Федерации от «О Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы» (раздел 17 Реестра). Полное наименование и численность должностей федеральной государственной гражданской службы указываются в конкретных организационно-распорядительных документах органов и организаций прокуратуры, определяющих их структуру и штатную численность 1. Данные должности включены в штаты Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокуратур субъектов Российской Федерации в виде должностей специальных подразделений, 1 Например, приказы Генерального прокурора Российской Федерации от «Об образовании Уральской транспортной прокуратуры» и от ш «Об образовании прокуратуры Республики Крым и прокуратуры города Севастополя в системе прокуратуры Российской Федерации». 4

6 осуществляющих документационное обеспечение, деятельность в области планирования, труда, финансового, бухгалтерского учета и отчетности, а также материальнотехнического обеспечения, эксплуатации зданий и транспорта. Численность федеральных государственных гражданских служащих в прокуратурах субъектов Российской Федерации может достигать 20% от всей штатной численности прокуратуры. В районных (городских) прокуратурах указанная категория служащих представлена специалистами, непосредственно осуществляющими делопроизводство. Необходимо также отметить, что делопроизводство в органах прокуратуры наравне со специалистами осуществляют инспекторы (секретари). Надлежащее исполнение требований нормативных актов и должностных обязанностей делопроизводителями является одним из необходимых условий своевременного поступления (отправки) документов, обеспечивает сохранность и учет документов в органах прокуратуры, обмен информацией, передачу сведений о результатах деятельности прокуратуры в вышестоящие прокуратуры и иным лицам. В свою очередь, надлежащий уровень данной деятельности обеспечивает полноту и своевременность решения поставленных перед органами прокуратуры задач. Своевременное и качественное решение задач делопроизводителем базируется на его профессиональных знаниях и навыках. 5

7 1. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ Современные правовые основы делопроизводства в органах прокуратуры представляют собой совокупность нормативных правовых актов. В Российской Федерации отсутствует единый нормативный правовой акт, объединяющий правила делопроизводства. Нормативные правовые акты в сфере делопроизводства можно разделить на две группы: первую составляют акты, содержащие отдельные требования к организации делопроизводства и оформлению документов, вторую образуют акты, целиком посвященные данным вопросам. Основополагающие для делопроизводства нормы содержатся в ч. 1 ст. 68 Конституции Российской Федерации, согласно которой государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык. В целях реализации данного положения Основного закона страны был принят Федеральный закон от ФЗ «О государственном языке Российской Федерации», согласно ст. 3 которого государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному использованию в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства. Кроме того, действует Закон Российской Федерации от «О языках народов Российской Федерации», которым регламентируются вопросы использования языков в официальном делопроизводстве. Так, согласно ст. 16 названного Закона на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик. Тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) с наименованиями государственных органов, организаций, предприятий и учреждений оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик. 6

8 В соответствии со ст. 17 этого же Закона официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации. С учетом этих положений закона п. 1.4 Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации установлено, что делопроизводство в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также на Государственном языке республики, на территории которой находится прокуратура или ее учреждение. Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур и учреждений оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации. Во исполнение ч. 1 ст. 70 Конституции Российской Федерации был принят Федеральный конституционный закон от ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», которым установлены Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования. Требования данного Закона и принятого в соответствии с ним постановления Правительства Российской Федерации от «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» должны учитываться при изготовлении бланков документов и печатей органов прокуратуры. Отдельные нормы Федерального закона от «О прокуратуре Российской Федерации» также регулируют сферу делопроизводства. Например, п. 4 ст. 5 данного Закона предусмотрено, что ознакомление гражданина с материалами проверки осуществляется по решению прокурора, в производстве которого находятся соответствующие материалы, либо вышестоящего прокурора, принятому по результатам рассмотрения обращения гражданина, если материалы непосредственно затрагивают его права и свободы. Не могут быть предоставлены гражданину для ознакомления документы, имеющиеся в материалах проверки и содержащие сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну. Решение об ознакомлении гражданина с материалами проверки либо мотивированное решение об отказе в ознакомлении с материалами проверки принимается в 10-дневный срок со дня подачи обращения гражданина. В случае принятия решения об отказе в ознакомлении с материалами проверки гражданину разъясняется право обжаловать принятое решение выше- 7

9 стоящему прокурору и (или) в суд. Согласно п. 1 ст. 17 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации» Генеральный прокурор Российской Федерации наделен полномочиями по изданию обязательных для исполнения всеми работниками органов и организаций прокуратуры приказов, указаний, распоряжений, положений и инструкций, регулирующих вопросы организации деятельности системы прокуратуры Российской Федерации и порядок реализации мер материального и социального обеспечения указанных работников. При ведении кадрового делопроизводства и работе с персональными данными следует соблюдать требования ст Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации», которой предусмотрен порядок ведения личных дел прокурорских работников, а также обработки их персональных данных. В сфере делопроизводства органов прокуратуры не могут не учитываться и нормы Федерального закона от ФЗ «О персональных данных», регулирующие отношения, связанные с обработкой персональных данных, а также Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от К числу нормативных правовых актов, содержащих отдельные положения о делопроизводстве, относится и Федеральный закон от ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», которым регламентируются отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации. Данным Законом регулируются вопросы документирования информации и закрепляются ключевые понятия «конфиденциальность информации», «предоставление информации», «распространение информации», «документированная информация», «электронный документ» и др. Федеральный закон от ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» содержит легальное определение понятия «документ». Другим важным нормативным актом является Федеральный закон от ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», которым устанавливаются порядок и сроки рассмотрения обращений граждан государственными органами и их должностными лицами, в том числе органами прокуратуры. Отдельные вопросы сферы делопроизводства регламентируются Федеральным законом от ФЗ «Об обеспечении 8

10 доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», в частности вопросы, касающиеся размещения информации о деятельности органов прокуратуры в помещениях, занимаемых ими, и иных отведенных для этих целей местах, порядка и сроков рассмотрения запросов информации о деятельности органов прокуратуры. Ежедневно делопроизводители органов прокуратуры почтовой связью получают и отправляют многочисленные документы, в связи с чем необходимо знать положения Федерального закона от ФЗ «О почтовой связи», регламентирующие правоотношения, возникающие между операторами почтовой связи и пользователями услуг почтовой связи. В развитие норм названного Федерального закона «О почтовой связи» Приказом Минкомсвязи России от утверждены Правила оказания услуг почтовой связи, регулирующие взаимоотношения пользователей услуг почтовой связи и операторов почтовой связи общего пользования при заключении и исполнении договора об оказании услуг почтовой связи, а также устанавливающие права и обязанности указанных операторов и пользователей. Нередко в органах прокуратуры возникает необходимость направления телеграмм, при оформлении которых следует руководствоваться Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от В целях надлежащей организации хранения документов в органах прокуратуры должны соблюдаться требования Федерального закона от ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», из преамбулы которого следует, что он регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их формы собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. В соответствии с данным Законом принят приказ Минкультуры России от «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Среди подзаконных нормативных правовых актов, полностью посвященных вопросам делопроизводства, центральное место занимают Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от, закрепляющие ос- 9

11 новные понятия в сфере делопроизводства («документ», «документооборот», «документирование», «делопроизводство» и др.), устанавливающие требования к созданию документов, организации документооборота, формированию документального фонда, предусматривающие особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти. В системе ведомственных правовых актов органов прокуратуры основным документом в рассматриваемой сфере является Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации. Данный документ на единой основе устанавливает систему делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации, прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним специализированных прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других приравненных к ним территориальных и иных специализированных прокуратурах, в научных и образовательных организациях Генеральной прокуратуры Российской Федерации, определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования их в дела, надзорные (наблюдательные) производства, хранения и использования на бумажных и электронных носителях. На организационно-распорядительные, информационно-справочные документы, на процессуальные, финансовые и другие документы положения Инструкции распространяются только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив. Среди организационно-распорядительных документов Генеральной прокуратуры Российской Федерации также следует выделить приказ Генерального прокурора Российской Федерации от «Об утверждении и введении в действие Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в органах прокуратуры Российской Федерации» (Инструкция о порядке рассмотрения обращений и приема граждан), устанавливающий единый порядок рассмотрения обращений и организации приема граждан, и приказ от «Об утверждении Регламента Генеральной прокуратуры Российской Федерации». Организация оперативного хранения документов в органах прокуратуры невозможна без учета требований приказа Генерального прокурора Российской Федерации от «О введении в действие Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения». 10

12 Важные положения содержатся в государственных стандартах (далее ГОСТы). В сфере делопроизводства применяются следующие ГОСТы: ГОСТ Р Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Утвержден Приказом Росстандарта от ст. В данном стандарте реализованы нормы Федеральных законов «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и «Об архивном деле в Российской Федерации». Стандартом установлены термины и даны определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела («делопроизводство», «документационное обеспечение», «архивное дело»). Термины, установленные стандартом, рекомендованы для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ; ГОСТ Р ИСО Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Утвержден Приказом Ростехрегулирования от ст; ГОСТ Р Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утвержден Постановлением Госстандарта России от ст. Устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации; ГОСТ Р Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. Утвержден Постановлением Госстандарта России от ст; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Утверждена Приказом Главархива СССР от; ГОСТ Государственный стандарт Союза ССР. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. Утвержден Госстандартом СССР

13 Единственная норма, устанавливающая ответственность за несоблюдение правил делопроизводства, содержится в ст Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) и предусматривает административную ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (в качестве наказания установлены предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 р.; на должностных лиц от 300 до 500 р.). 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ В учебной и научной литературе различных областей знаний термин «организация» понимается неодинаково. В философии одним из определений данного понятия является следующее: организация совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого 2. Организация работы прокуратуры понимается также как процесс, система повторяющихся действий: выявление потребности в выполнении определенного вида и объема работы, в формировании конкретного направления деятельности; создание организованной системы, которая будет осуществлять деятельность, ее структурирование, определение взаимосвязей между элементами системы, принципов деятельности (зонального, предметного, смешанного); подбор и расстановка кадров, определение их полномочий; установление, поддержание и развитие необходимых организационно-правовых и материально-технических условий функционирования организационной структуры 3. В числе условий эффективного функционирования организационной структуры прокуратуры необходимо назвать информационно-аналитическую работу, планирование деятельности, материаль- 2 Философский энциклопедический словарь / гл. ред. Л. Ф. Ильичев, П. Н. Федосеев, С. М. Ковалев, В. Г. Панов. М., Основы организации и управления в органах прокуратуры Российской Федерации: учебник / Институт повышения квалификации руководящих кадров Генеральной прокуратуры Российской Федерации. М., С

14 но-техническое обеспечение, делопроизводство, учет результатов деятельности и их оценку 4. Организация работы любой организации или органа как системное явление включает взаимодействие элементов по вертикали (субординационные и реординационные отношения), по горизонтали (координация деятельности) 5. Взаимодействие тесно связано с таким аспектом, как управление, которое понимают как воздействие субъектов управления на объекты с целью достижения согласованных результатов. Этапы управленческого процесса взаимосвязаны, их последовательность составляет единый управленческий цикл, его основные и необходимые этапы: сбор и анализ информации, принятие на этой основе управленческих решений, организацию исполнения решений, контроль 6. Осуществление всех этапов управления органом прокуратуры подразумевает создание (поступление) соответствующих документов, их направление в иные органы и лицам, учет и хранение. Как верно отмечают ученые, качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает и приводит в целенаправленное движение все органы управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению 7. Правовой основой управления системой органов прокуратуры выступают Конституция Российской Федерации, Федеральный закон «О прокуратуре Российской Федерации», указы Президента Российской Федерации, подзаконные нормативные правовые акты, организационно-распорядительные акты Генерального прокурора Российской Федерации. Деятельность прокуратуры города, района в конкретных направлениях регулируется отраслевыми приказами Генерального прокурора Российской Федерации. Основные понятия Ученые в области документоведения выделяют три основных составляющих содержания термина «документ»: 4 Там же. 5 Там же. С Там же. С Ларин М. В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии: автореф. дис. д-ра ист. наук. М., С

15 документ материальный объект; документ носитель информации; документ документированная информация. Наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования 8. Определения основных понятий сформулированы в некоторых законодательных и подзаконных актах (табл. 1). Т а б л и ц а 1 Архив Термин Определение Источник АИК «Надзор» Архивное дело в Российской Федерации Учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов Автоматизированный информационный комплекс единой системы информационно-документационного обеспечения надзорного производства органов прокуратуры, созданный для автоматизации делопроизводственной и надзорной деятельности. В Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации, других органах и учреждениях прокуратуры внедрена аппаратно-программная инфраструктура «Информационная система обеспечения надзора за исполнением законов в органах прокуратуры Российской Федерации» (ИСОП), на базе которой функционирует прикладная система АИК «Надзор» Деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» П р о д о л ж е н и е Термин Определение Источник Архивный Материальный носитель с зафикси- Федеральный закон 8 Там же. С

16 документ Архивный фонд Аудиовизуальный документ Видеодокумент Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» Государственный архив Графический документ Дело рованной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой Документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений динамичных образов Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном ст. 21 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией (федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации (государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета Совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти Деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и 15 «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» ГОСТ Р ГОСТ Р Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» ГОСТ Р Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти П р о д о л ж е н и е Термин Определение Источник Делопроизводство Правила делопроизводства в федераль-

17 Документ Документационное обеспечение (управления),доу Документирование Документооборот Дубликат документа Единица хранения документов на бумажной основе (дело) Изобразительный документ организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти Материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения Официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами Фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки Повторный экземпляр подлинника документа Совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку Документ, воспроизводящий внешний вид и (или) внутреннюю структуру какого-либо объекта Сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления 16 ных органах исполнительной власти Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти ГОСТ Р Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти ГОСТ Р Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от ГОСТ Р Информация Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» П р о д о л ж е н и е Термин Определение Источник Информация о Информация (в том числе документи- Федеральный закон

18 деятельности государственных органов и органов местного самоуправления Информация о деятельности органов прокуратуры Российской Федерации рованная), созданная в пределах своих полномочий государственными органами, их территориальными органами, органами местного самоуправления или организациями, подведомственными государственным органам, органам местного самоуправления, либо поступившая в указанные органы и организации. К информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления относятся также законы и иные нормативные правовые акты, а к информации о деятельности органов местного самоуправления муниципальные правовые акты, устанавливающие структуру, полномочия, порядок формирования и деятельности указанных органов и организаций, иная информация, касающаяся их деятельности Информация (в том числе документированная), созданная в пределах своих полномочий главными управлениями, управлениями и отделами Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокуратурами субъектов Российской Федерации, приравненными к ним военными прокуратурами и иными специализированными прокуратурами, прокуратурами городов, районов, приравненными к ним другими территориальными прокуратурами, военными и иными специализированными прокуратурами, Академией Генеральной прокуратуры Российской Федерации либо поступившая в указанные органы прокуратуры. К информации о деятельности органов прокуратуры относятся также законы и иные нормативные правовые акты, устанавливающие структуру, полномочия, порядок формирования и деятельности указанных органов, иная информация, касающаяся их деятельности 17 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от «Об организации работы по обеспечению доступа к информации о деятельности органов и учреждений прокуратуры Российской Федерации» П р о д о л ж е н и е Термин Определение Источник Кинодокумент Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фото- ГОСТ Р

19 Контроль исполнения документов Копия документа Муниципальный архив Номенклатура дел Обращение гражданина Письменный документ Подлинник документа графическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений динамичных образов Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов Систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения Направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности Первый или единственный экземпляр документа 18 ГОСТ Р Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» ГОСТ Р Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти П р о д о л ж е н и е Термин Определение Источник Постоянное хранение докумен- Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без Федеральный закон «Об архивном деле в

20 тов Архивного фонда Российской Федерации Регистрация документа Реквизит документа Система электронного документооборота Служба делопроизводства Средства защиты информации Текстовой документ Фонодокумент Фотодокумент определения срока (бессрочное) Российской Федерации» Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним Структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти Технические, криптографические, программные и другие средства, предназначенные для защиты сведений, составляющих государственную тайну, средства, в которых они реализованы, а также средства контроля эффективности защиты информации Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений статичных образов Изучение документов на основании критериев их ценности в целях 19 Присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе Обязательный элемент оформления документа Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Закон Российской Федерации «О государственной тайне» ГОСТ Р ГОСТ Р ГОСТ Р О к о н ч а н и е Термин Определение Источник Экспертиза ценности докумен- Федеральный закон «Об архивном деле в

21 тов Электронный документ Электронный образ документа Юридическая сила документа определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах Документооборот с применением информационной системы Электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе Свойство официального документа вызывать правовые последствия. Юридическая сила документа основана на соответствии документа предъявляемым к такого вида документам требованиям, на наличии в документе совокупности обязательных реквизитов. Отсутствие юридической силы документа не влечет правовых последствий Российской Федерации Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Электронный документооборот Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти ГОСТ Р Не так давно введен в научный и деловой оборот термин «управление документацией». Он обозначает управление созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления. Если делопроизводству отводилась роль технической функции управления, а документационному обеспечению управления вспомогательной, то управлению документацией в организации отводится роль основной функции менеджмента применительно к любой организации структуре, соответствующей правовому понятию органи- 20

22 зации, независимо от ее иерархического уровня, функциональной направленности и формы собственности 9. Авторы учебных пособий в сфере делопроизводства выделяют следующие виды документов по признаку наименования: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут различаться: по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных организаций; по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; по средствам фиксации информации: письменные, графические, фото-, кинодокументы и т. д. 10 Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации выделяет следующие виды документов: организационно-распорядительные, информационносправочные, процессуальные, финансовые, секретные, содержащие служебную информацию ограниченного доступа и др. (п. 1.3 Инструкции). Объект делопроизводства В органах прокуратуры Российской Федерации, в научных и образовательных организациях Генеральной прокуратуры Российской Федерации объектом делопроизводства признается документированная информация, с которой осуществляется регламентиро- 9 Ларин М. В. Указ. соч. С Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: учебное пособие. 3-е изд. М. ; Новосибирск, (Серия «Высшее образование»). С

23 ванная правовыми актами деятельность уполномоченных структурных подразделений и лиц. Цели, задачи делопроизводства В качестве общей цели служб документационного обеспечения управления в различных организациях указываются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления 11 ; управление информационными ресурсами организаций 12, обеспечение сохранности документов 13. В деятельности органов прокуратуры цели отдела общего и особого делопроизводства определяют, например, следующим образом: обеспечение делопроизводственного обслуживания работников прокуратуры области и режима секретности, совершенствование делопроизводства и повышение квалификации прокурорских и других работников в этой области 14. Применяя научные положения и апробированную практикой систему целей, определим цель служб делопроизводства (в прокуратуре города, района специалистов) органов прокуратуры следующим образом организация и совершенствование делопроизводственного обеспечения управления. Достижение поставленной цели обеспечивает успешное решение задач делопроизводства в органах прокуратуры, для определения которых надлежит обратиться к учебным изданиям в области делопроизводства. В определенной степени указанные в них задачи служб делопроизводственного обеспечения управления можно отнести к общим: совершенствование форм и методов работы с документами; обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем; контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами; сокращение документооборота, количества форм документов; разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации; 11 Там же. С Ларин М. В. Указ. соч. С Там же. С Прокуратура Вологодской области: сайт. URL: struct/1108/ (дата обращения). 22

24 участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров 15. В органах прокуратуры задачи служб делопроизводства (в прокуратуре города, района специалистов) определяются на основе целей и с учетом специфики деятельности органов прокуратуры (табл. 2). Подразделение, осуществляющее делопроизводство Задачи Т а б л и ц а 2 Управление документационного и методиниями Генеральной прокуратуры Российской Федерации Техническое исполнение подготавливаемых подразделеческого обеспечения документов; Генеральной прокуратуры Российской Фе- прокуратуры Российской Федерации; ведение делопроизводства и архивного дела в органах дерации прием, обработка, регистрация и разметка корреспонденции; отправка документов Генеральной прокуратуры Российской Федерации 16 Отдел общего и особого делопроизводства ботников прокуратуры области; Обеспечение делопроизводственного обслуживания ра- прокуратуры Тюменской области лопроизводства в структурных подразделениях аппарата методическое руководство и контроль за состоянием де- прокуратуры области и окргоррайпрокуратурах; обеспечение режима секретности при выполнении всех видов секретных работ, обращении с секретными документами; организация секретного делопроизводства; предотвращение необоснованного допуска и доступа лиц к секретным сведениям, содержащимся в документах; обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов в структурных подразделениях прокуратуры области к передаче в архив; совершенствование форм и методов работы с документами Кирсанова М. В. Указ. соч. С Положение об управлении документационного и методического обеспечения Генеральной прокуратуры Российской Федерации, утвержденное Генеральным прокурором Российской Федерации Прокуратура Тюменской области: сайт. URL: ru/activities/ documenti/ (дата обращения:). 23

25 О к о н ч а ние Подразделение, осуществляющее Задачи делопроизводство Отдел общего и особого делопроизводства ции, подготовки, оформления, размножения, контроля за Обеспечение единого порядка приема, учета, регистра- прокуратуры Ивановской области формирования их в дела и надзорные производства; исполнением документов; хранения и использования в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации; разработка предложений по совершенствованию делопроизводства, организация их внедрения 18 Отдел общего и особого делопроизводства секретного; Организация и ведение делопроизводства, в том числе прокуратуры Вологодской области ции по делопроизводству в органах и учреждениях про- проведение проверок исполнения требований Инструккуратуры Российской Федерации, в том числе режима секретности в структурных подразделениях прокуратуры области и подчиненных прокуратурах, оказание практической помощи; изучение и обобщение состояния делопроизводства в органах прокуратуры, в том числе секретного; осуществление мероприятий по изучению требований Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации в прокуратуре области, а также по повышению профессионального мастерства специалистов горрайспецпрокуратур, организация их стажирования; осуществление методического руководства и контроля за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях прокуратуры области и подчиненных прокуратурах 19 Функции службы делопроизводства Основой определения функций служб делопроизводства органов прокуратуры выступают возложенные на них задачи. В науке высказано мнение о том, что управление документами выполняет функцию обеспечения целенаправленной деятельности организаций 20. В публикациях, посвященных вопросам делопро- 18 Прокуратура Ивановской области: сайт. URL: delopr/ (дата обращения:). 19 Прокуратура Вологодской области: сайт. URL: struct/ 1108/ (дата обращения:). 20 Ларин М. В. Указ. соч. С

26 изводства, указываются следующие типовые функции служб документационного обеспечения управления: разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; осуществление обработки, регистрации документов и учебносправочной работы по документам; организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству; контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов; разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов, информации; организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины; осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив; организация работы архива в соответствии с законодательством Российской Федерации по архивному делу; повышение квалификации работников службы делопроизводства; организация рабочих мест, в том числе их автоматизация 21. Эти общие положения в определенной степени сходны с функциями структурных подразделений, осуществляющих делопроизводство (в прокуратуре города, района специалистов и инспекторов) органов прокуратуры, которые также определяются как задачи этих служб и сотрудников (табл. 3). 21 Кирсанова М. В. Указ. соч. С

27 Подразделение, осуществляющее делопроизводство Функции Т а б л и ц а 3 Управление документационного и методиче- работ в соответствии с требованиями Инструкции по Выполнение печатных и копировально-множительных ского обеспечения Генеральной прокуратуры Российской Федерации; делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации осуществление методического руководства и контроля за состоянием делопроизводства и архивного дела в органах прокуратуры; осуществление мероприятий по повышению квалификации начальников отделов общего и особого делопроизводства подчиненных прокуратур, организация и проведение их стажирования; организация приема документов на архивное хранение, обеспечение их учета и сохранности, проведения экспертизы ценности документов, отбора их на уничтожение, а также подготовки и передачи документов в Государственный архив Российской Федерации на постоянное хранение; осуществление контроля за соответствием требованиям Инструкции по делопроизводству и другим нормативным актам изготавливаемых гербовых бланков Генеральной прокуратуры Российской Федерации, а также за соблюдением порядка их использования; регистрация входящих в Генеральную прокуратуру Российской Федерации документов; обработка исходящей корреспонденции Генеральной прокуратуры Российской Федерации; прием, регистрация и отправка телеграмм, телетайпограмм и факсимильных сообщений; прием, обработка и регистрация обращений, поступающих в Интернет-приемную Генеральной прокуратуры Российской Федерации 22 Отдел общего и особого Проведение проверки организации делопроизводства в делопроизводства прокуратуры Тюменской сти и окргормежрайпрокуратурах; структурных подразделения аппарата прокуратуры обла- области изучение и обобщение состояния делопроизводства в прокуратуре области, в том числе секретного делопроизводства, разработка предложений по его совершенствованию, распространение положительного опыта; 22 Положение об управлении документационного и методического обеспечения Генеральной прокуратуры Российской Федерации, утвержденное Генеральным прокурором Российской Федерации

28 О к о н ч а ние Подразделение, осуществляющее Функции делопроизводство осуществление мероприятий по изучению Инструкции по делопроизводству в прокуратуре области, а также по повышению профессионального мастерства специалистов, ответственных за делопроизводство, в подчиненных прокуратурах, организация их стажирования, заслушивание их отчетов; осуществление организаторской работы и контроля за исполнением регламента прокуратуры области в части делопроизводства, документооборота; содействие укреплению исполнительской дисциплины, повышению ответственности должностных лиц за исполнением распоряжений и поручений 23 Отдел общего и особого делопроизводства поступающей, внутренней и отправляемой корреспон- Осуществление своевременной и правильной обработки прокуратуры Ивановской области работы по ним; денции, регистрации документов и учетно-справочной осуществление контроля за правильностью оформления документов, сроками их исполнения; обеспечение машинописного и компьютерного изготовления документов, их копирования и оперативного размножения; участие в составлении номенклатуры дел структурных подразделений и составление сводной номенклатуры дел; обеспечение хранения документов и их оперативного использования; ведение секретного делопроизводства прокуратуры области, контроль за соблюдением работниками правил работы с секретными документами; осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив; организация работы архива в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации; оказание методической помощи в организации и контроль за состоянием делопроизводства в нижестоящих прокуратурах; взаимодействие со старшим помощником прокурора области по кадрам по вопросам подбора и расстановки кадров в отделе и повышения их квалификации (стажировок, учебы). Функции режимно-секретного подразделения возлагаются на начальника отдела Прокуратура Тюменской области: сайт. URL: activities/ documenti/ (дата обращения:). 27

1. Общие положения 1.1. Управление делами (далее Управление) структурное подразделение федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Санкт-Петербургский политехнический

ПСП 1010-14 Выпуск 1 Изменение Экземпляр Лист 1/12 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Настоящее положение об Управлении делами является внутренним документом Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

ГСДОУ Приложение 12 Примерное положение о службе документационного обеспечения управления 1. Общие положения 1.1. Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Петербургский государственный университет путей сообщения Императора

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы» (ФГБОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»)

4 1. Общие положения 1.1. Канцелярия структурное подразделение федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Санкт-Петербургский политехнический университет

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ

От 04 апреля 2017 г. 105- Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Саха (Якутия) В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Уральский государственный юридический университет» Текущее (оперативное) хранение документов кадровой службы. Опыт

МИНОБРНАУКИ РОССИИ Орский гуманитарно-технологический институт (филиал) федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Оренбургский государственный

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477 Правила делопроизводства в федеральных органах

УТВЕРЖДЕНО приказом Финуниверситета от 24.12.2014 2476/о (с изменениями, внесенными приказом Финуниверситета от 12.10.2016 1965/о) ПОЛОЖЕНИЕ об Управлении делопроизводства и архива 1. Общие положения 1.1.

П II 30-01 Лист: 1 УТВЕРЖДАЮ Директор ГБПОУ ВО «ВГПГК» Л.И. Анищева «14»_ сентября 2015 г. Система менеджмента качества в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001 ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ Положение П II 30-01 Введена

Серия «Управление образованием» В.С. Басюк ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ДОШКОЛЬНЫХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ ЧАСТЬ 2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Москва 2016 Содержание ВВЕДЕНИЕ...............................

Положение о Федеральной архивной службе Российской Федерации Документ утратил силу в связи с реорганизацией Федеральной архивной службы в Федеральное архивное агентство согласно Указу Президента Российской

Приложение 6 к решению й сессии Симферопольского городского совета от г. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СИМФЕРОПОЛЯ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «РОСТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИНЯТО

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 27 марта 2009 г. N 93 О РЕАЛИЗАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА ОТ 26.12.2008 N 294-ФЗ "О ЗАЩИТЕ ПРАВ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ И ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ ПРИ

Федеральная таможенная служба Государственное казенное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российская таможенная академия» Владивостокский филиал УТВЕРЖДАЮ Директор Владивостокского

Документирование хозяйственной деятельности Лекция 1:Документационное обеспечение - основа технологии управления. Список литературы 1. Басаков, М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления):

П О Л О Ж Е Н И Е об отделе кадровой и организационной работы Департамента социальной защиты населения Ивановской области 1.Общие положения 1.1. Отдел кадровой и организационной работы (далее - Отдел)

РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ 21.12.2015 311-РГ г. Екатеринбург О внесении изменений в Правила делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА АЛУШТЫ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е 27 февраля 2015 года 29-р г. Алушта Об утверждении Положения об отделе делопроизводства и контроля В соответствии с Федеральным

Место дисциплины в структуре образовательной программы Дисциплина «Основы делопроизводства» Б1.Б.17 согласно ФГОС ВО является дисциплиной базовой части учебного плана. Согласно ФГОС ВПО базовой дисциплиной

1. Общие положения 1.1. Центр менеджмента качества и документационного обеспечения федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Сибирский

2 3 Приложение 7 к приказу от 12.01.2015 01 ОД ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ НИЖНЕВАРТОВСКОГО ЭКОНОМИКО-ПРАВОВОГО ИНСТИТУТА (ФИЛИАЛА) ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО

Администрация муниципального образования город Салехард ПОСТАНОВЛЕНИЕ О внесении изменения в постановление Администрации города Салехарда от 17 октября 2012 года 523 В целях приведения муниципальных правовых

Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ Список изменяющих документов (в ред. Постановлений

Лист 1/7 Лист 2/7 Положение об Отделе документации и контроля (далее отдел или ОДиК) разработано в соответствии со стандартом ВУЗа, Методической инструкцией системы качества «Общие требования к построению,

ПОЛОЖЕНИЕ о муниципальном архиве Администрации Константиновского района I. Общие положения 1.1. Администрация Константиновского района (далее Администрация) в целях эффективной организации архивного дела

СОВЕТ МИНИСТРОВ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 12 апреля 2016 года 169 г. Луганск Об утверждении Положения о Государственной архивной службе Луганской Народной Республики В соответствии

РЕСПУБЛИКА КРЫМ ЕВПАТОРИЙСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ Р Е Ш Е Н И Е I созыв Сессия 10 22 декабря 2014г. г. Евпатория 1-10/20 Об учреждении архивного отдела администрации города Евпатории Республики Крым и утверждении

ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРОКУРАТУРА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ 06.2017 г. Оренбург О порядке рассмотрения обращений в органах прокуратуры Оренбургской области В соответствии с требованиями приказа

ББК 65.9(2)212.86я22 УДК 651.4(03) Р59 Р59 Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. 2-е изд., обновленное (+CD). СПб.: Питер, 2011. 176 с.: ил. (Серия «Современный офис-менеджмент»). ISBN 978-5-49807-132-9

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ОБЩЕРОССИЙСКИЙ ПРОФСОЮЗ ОБРАЗОВАНИЯ) ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ ПРОФСОЮЗА ПОСТАНОВЛЕНИЕ 7 июня 2012 г. г. Москва 10 Об утверждении Правил

ПРАВИТЕЛЬСТВО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 23.10.2012 413-п г. Иваново Об утверждении Положения об управлении по информатизации Ивановской области В соответствии с частью 5 статьи 11 Закона Ивановской

Минобрнауки России Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Сыктывкарский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «СыктГУ») ПРИКАЗ < > 7?

На главную страницу УТВЕРЖДЕНЫ приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. 76 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти I. Общие положения

1 Общие положения 1.1. Положение составлено в соответствии с требованиями ГОСТ ISO 9001-2011 и документов СМК. 1.2. Административно-кадровый отдел (далее АКО) является структурным подразделением Смоленского

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «Кемеровский государственный медицинский университет» Министерства здравоохранения Российской Федерации УТВЕРЖДАЮ И.о.

Цель проекта: Научиться организовывать эффективный документооборот на предприятии Узнать правовые основы подготовки и оформление документов Определить место службы делопроизводства в системе управления

2 I. Общие положения 1.1. Настоящее Положение об отделе управления качеством образования и правового обеспечения (далее Положение) является локальным нормативным актом системы менеджмента качества образования

ПОСТАНОВКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОТДЕЛЕ ОБРАЗОВАНИЯ СОСНОВОБОРСКОГО РАЙОНА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ Горбатова А.В. Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Пензенский

Научно-исследовательский институт ядерной физики им. Д.В. Скобельцына МГУ им. М.В. Ломоносова УТВЕРЖДАЮ директор НИИЯФ МГУ профессор М.И. Панасюк П О Л О Ж Е Н И Е 2005 г. (п р о е к т) [Об отделе делопроизводства]

Соответствии с действующими нормативными и методическими документами Министерства образования и науки Российской Федерации и Федеральной службы по надзору в сфере образования. 2.1. Обеспечение контроля

УТВЕРЖДАЮ Ректор В.Г. Мартынов 20 г. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОБЩЕМ ОТДЕЛЕ РГУ нефти и газа (НИУ) имени И.М. Губкина Ип 028-01 ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ Начальник общего отдела Н.В. Маленко 20 г. СОГЛАСОВАНО Руководитель

1. Общие положения 1.1. Отдел кадрового и документационного обеспечения (далее - отдел) является структурным подразделением Красноярского краевого научно-учебного центра кадров культуры (далее Центр).

РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ 04.02.2014 17-РГ г. Екатеринбург Об утверждении Правил делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве

Выпуск 1 Изменение 0 Экземпляр 1 Лист 1/9 Выпуск 1 Изменение 0 Экземпляр 1 Лист 2/9 Настоящее Положение определяет назначение, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности Управления

Страница 2 из 11 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Отдел кадровой работы и делопроизводства (далее - ОКРиД) является структурным подразделением Кемеровского института (филиала) федерального государственного образовательного

ЧАСТНОЕ ПРОФЕССИНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «УТВЕРЖДАЮ» ДИРЕКТОР Сулейманова Ф.М. «22» января 2015г. ПОЛОЖЕНИЕ Об Отделе кадров Махачкала 2015г. 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение определяет

Пп Основание для изменения (приказа, дата) Лист внесения изменений в положение Должность и подпись лица, внесшего изменения Дата рассылки пользователям 1 209 от 03.04.17 Инженер УСК Мишина К.В. 03.04.07

Минобрнауки России Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Сыктывкарский государственный университет имени Питирима Сорокина» (ФГБОУ ВО «СГУ им. Питирима Сорокина»)

Прокуратура Волгоградской области П Р И К А З «19» октября 2011 г. г. Волгоград 108 Об организации работы по обеспечению доступа к информации о деятельности органов прокуратуры Волгоградской области В

Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477 ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ I. Общие положения 1. Настоящие Правила устанавливают

ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРЕЗИДИУМА ГОСУДАРСТВЕННОГО СОВЕТА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ О Положении об Аппарате Государственного Совета Удмуртской Республики В соответствии с пунктом 8.1 части 5 статьи 9 и частью 2 статьи

2 I. Общие положения 1.1. Настоящее Положение об отделе кадров и делопроизводства (далее Положение) распространяется на отдел кадров и делопроизводства, входящий в организационную структуру управления

УТВЕРЖДЕНО Приказом Росрезерва от «05» 09 2011 г. 318 ПОЛОЖЕНИЕ об Управлении Федерального агентства по государственным резервам по Приволжскому федеральному округу I. Общие положения 1. Управление Федерального

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» Кафедра «Социологии и социальной работы» МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ДЛЯ

У К А З ГУБЕРНАТОРА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ 15.01.2013 г. Оренбург 18-ук Об утверждении положения, структуры и предельной численности департамента информационных технологий Оренбургской области В соответствии

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 2 1.1. Отдел кадров Частного профессионального образовательного учреждения «Прикаспийского социального колледжа экономики и управления»» (далее Колледж) является самостоятельным структурным

От Утверждено Постановлением Администрации Городского округа Балашиха 11.07.2017 808-ПА Положение об управлении делами Администрации Городского округа Балашиха Московской области 1. Общие положения 1.1.

Районная прокуратура Неверкинского района входит в систему Прокуратуры Российской Федерации и подчиняется непосредственно Прокуратуре Пензенской области.

Задача прокуратуры района заключается в установлении, поддержании и укреплении режима законности, а также создании правового механизма обеспечения и соблюдения прав, свобод и интересов личности, общества и государства.

Делопроизводством в районной прокуратуре занимается канцелярия, которая является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно прокурору района.
Основными задачами канцелярии прокуратуры, зафиксированными в положении, являются:

• совершенствование системы делопроизводства в прокуратуре;
• подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами;
• оптимизация системы документооборота в прокуратуре;
• контроль за прохождением и исполнением документов в прокуратуре;
• участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений;
• повышение уровня подготовки работников прокуратуры в области делопроизводства.

Основные функции канцелярии прокуратуры:

• документационное обеспечение деятельности прокуратуры;
• своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению; контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
• регистрация, учет, хранение и передача соответствующим должностным лица документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, формирование дел и сдача их на хранение;
• исполнение инструкций и других нормативно-правовых документов по ведению делопроизводства в прокуратуре;
• методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов; печать и размножение служебных документов.

Работа с документами в Прокуратуре ведется согласно «Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях» (утверждена приказом Генерального прокурора РФ
от 05 июня 2008 г. № 107). Положения инструкции, касающиеся правил оформления документов, соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. Среди организационно-распорядительных документов, на оформление которых распространяется инструкция, в отличие от традиционных видов, указаны доклад, заключение, памятка, представление, протест, сводка и специальное донесение. Они в инструкции определены следующим образом:

• доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения;
• заключение – документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по конкретному документу или вопросу;
• памятка – краткая инструкция по какому-либо вопросу;
• представление – акт прокурорского реагирования, вносимый в государственные органы, общественные организации и должностным лицам, содержащий изложение и анализ фактов, послуживших основанием для внесения представлений, а также предложения об устранении нарушений закона, способствующих им условий и подлежащий рассмотрению в установленный законом срок;
• протест – акт прокурорского реагирования на противоречащий закону правовой акт государственного органа или должностного лица, содержащий мотивированное требование об отмене незаконного правового акта или приведении его в соответствие с законом;
• сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, разногласий, документооборота и т. п.);
• специальное донесение – документ, содержащий информацию об отдельных происшествиях, результатах расследования определенных категорий дел, выявлении существенных нарушений законов, направляемый в вышестоящие органы.

Доклад, заключение, памятка и сводка оформляются по правилам оформления докладной записки. Представление, протест и специальное донесение оформляются по правилам оформления письма. Сотрудники канцелярии районной прокуратуры принимают все судебные дела и корреспонденцию, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в прокуратуру.

Полученные документы затем распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется отметка о поступлении – в виде штампа. Образец штампа представлен на рис. 1.

Ценные письма, бандероли и посылки, поступающие в прокуратуру, учитываются в Книге учета ценных писем, бандеролей, посылок и передаются по назначению под расписку.

Затем устанавливается должностное лицо, которому следует передать на рассмотрение или исполнение документ (их складывают в специальные папки). Работник канцелярии в случае необходимости приобщает к поступившему документу наряд с предыдущей перепиской по данному вопросу.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, а срочных документов – немедленно.
Лицо, предварительно рассматривающее документы, в силу выполняемых им обязанностей, получает доступ ко всей поступающей в прокуратуру документации. Этот сотрудник должен пользоваться доверием, строго соблюдать служебную этику и хранить служебную тайну. Утечка информации по конкретному проверочному материалу, уголовному делу может значительно осложнить ход проверки, расследования.

Передача документа ответственному исполнителю осуществляется под расписку в карточке. Перемещение документов между исполнителями также осуществляться под роспись. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием прокурора. Если документ предназначен для исполнения несколькими лицами, то с него снимается копия и устанавливается очередность исполнения.

Контроль исполнения поручений, зафиксированных в документах, осуществляют заведующий канцелярией или лица, назначенные прокурором. В прокуратуре района применяется ручная сроковая картотека, по которой легко можно узнать, что и на какой день должно быть исполнено.

Работник канцелярии в начале рабочего дня проверяет сроковую картотеку, карточки по неисполненным заданиям текущего дня вынимаются, и уточняется, будут ли они исполнены своевременно. Если выполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается прокурору. Срок исполнения может быть изменен только прокурором, установившим его.

Наряду с текущим контролем ведется предупредительный контроль. Для этого по карточкам выявляются документы, срок исполнения которых истекает через три дня, о чем предупреждаются конкретные исполнители. Ежедневный контроль приучает всех работников к тому, что исполнение каждого задания необходимо обеспечить в заданный срок. После снятия документа с контроля карточки переставляются в алфавитную картотеку.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в прокуратуру. Сроки исполнения документов определяются прокурором района, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции прокурора.

Перечень сроков исполнения некоторых документов, принятый в районной прокуратуре:

• предложения, заявления и жалобы граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, в их числе те, по которым нужно дать разъяснения, – до пятнадцати дней;
• требующие дополнительного изучения и проверки – до одного месяца;
• жалобы военнослужащих и членов их семей – до семи дней; требующие проверки – до пятнадцати дней;
• жалобы на действия органа дознания или следователя в связи с производством предварительного расследования – до трех дней;
• отдельные требования о производстве следственных или розыскных действий – до десяти дней;
• письма-запросы вышестоящих прокуратур – до трех дней;
• по обращениям депутатов, в случае необходимости проверки или дополнительного изучения вопросов, информация дается в трехдневный срок с момента поступления обращения, а затем окончательный ответ представляется депутатам Государственной Думы и членам Совета Федерации – не позднее двадцати дней;
• решения коллегий, постановления оперативных совещаний при руководителе прокуратуры, структурного подразделения – исполняются согласно указанному в них сроку, а также в случаях поступления обращений, взятых на контроль должностными лицами государственных органов власти и управления, – безотлагательно или не позднее установленного конкретного срока.

Если в силу объективных причин исполнитель не укладывается в отведенный срок разрешения какого-либо обращения, то срок продлевается прокурором района с обязательным уведомлением заявителей, а также органа или лица, направившего обращение, о причинах задержки и характере принимаемых мер. Исполнитель должен обратиться с рапортом к прокурору о продлении срока, указав причины невозможности разрешения обращения в срок.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий. Исполненные документы подшиваются в дело.
Отметки прокуроров об исполнении в обязательном порядке подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих отметок прокуроров не разрешается.

Сотрудник канцелярии, принявший документ для отправки, делает отметку об этом на его втором экземпляре. Обычно это роспись сотрудника канцелярии и дата. Лишь при наличии такой отметки этот документ может быть помещен в надзорное производство, уголовное дело. Если же подобной отметки нет, то в ходе расследования, а затем и судебного рассмотрения может оспариваться сам факт отправки документа.

Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в Книге учета документов, отправленных с нарочным. Форма книги представлена на рис. 2.Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указывают номера документов, дату отправки, адреса и вид отправления.

Прокуратура в процессе своей деятельности создает много различных документов для решения своих внутренних проблем.
Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки поступают в канцелярию, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Подготовленный для печатания документ должен быть написан исполнителем разборчиво на стандартных листах бумаги.
Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии, пунктуации, использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, географических названий.

Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики. В верхнем левом углу рукописи указываются количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, дата направления в отдел подготовки документов, номер переписки.

Документы оформляются в порядке их поступления. В первую очередь печатаются документы особого контроля, адресованные руководителям органов государственной власти и управления, приказы, указания, распоряжения, материалы координационных совещаний, заседаний коллегий и отдельные документы по поручению руководства прокуратуры или следственного органа.

Все документы должны печататься четко, без ошибок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003,соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, даты, чисел, единиц измерения и т. д.
Оформленные документы передаются на подпись прокурору района, а потом регистрируются.

Регистрация преследует цели учета документов, контроля за их исполнением и справочной работы по документам. В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема.

Документы регистрируются один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания.
Поступающие в прокуратуру района обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. Пример алфавитной карточки представлен на рисунке 3.

Алфавитные карточки заводятся на всех указанных в документах лиц (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.) при регистрации первичных обращений, а также обращений, к которым приложены копии приговора, решения, определения, постановления суда, заключений (справок, постановлений) о проверке дел, постановлений о возбуждении дел или принятии к производству, о продлении срока следствия, надзорных (наблюдательных, контрольных) производств и других документов по делам.

Рис. 3 Лицевая и оборотная сторона Алфавитной карточки

При регистрации дел, документов (спецдонесений и др.)или жалоб, к которым приложены приговоры, определения и т. п., допускается заводить алфавитную карточку только на основное лицо (от которого поступила или в отношении которого подана жалоба), а на всех остальных (обвиняемых) – ссылочные карточки. Пример ссылочной карточки представлен на рис. 4.

Рис. 4 Ссылочная карточка

Последующие жалобы и документы в отношении одного и того же лица или вопроса регистрируются на оборотной стороне имеющейся алфавитной карточки с указанием, когда и от кого поступил документ, куда и за каким номером направлен, передан. На жалобе проставляется номер надзорного (наблюдательного, контрольного) производства, а также единица административно-территориального деления (республика, край, область и т. п.).

На надзорные производства (н/п), заводимые по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, заводятся Карточки учета движения н/п. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного (наблюдательного) производства. Пример карточки учета движения н/п представлен на рис. 5.

Уголовные и другие дела, материалы проверок и служебных расследований, истребованные в связи с разрешением обращений, решением вопроса об обжаловании решений суда, учитываются в Книгах учета поступления и прохождения уголовных и других дел, материалов проверок, истребованных в связи с разрешением обращений (учета уголовных дел, изучаемых в порядке процессуального контроля) и регистрируются на алфавитной картотеке. Форма книги представлена на рис. 6.

Копии постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов

к ним, поступивших от следственных органов либо органов дознания, учитываются в книгах, одна из которых показана на рис. 7.

№ п/п	Дата поступ-ления	Номер надзорно- го (наблю- дательно- го, кон- трольного) производ- ства	Ф.И.О. осуж- денного (по- терпевшего, подозрева-емого, обвиняемого)	Откуда получено дело, номер, количество томов, для какой цели	Дата и рас- писка делопроизводи теля в получении	Дата и расписка опер. работника в получении	Дата и расписка дело-производителя, получившего дело от опер. работника	Куда, когда, за каким номером направлено	Дата и Расписка в получении дела для отправки
						Дата и время поступления в прокуратуру	Дата и время передачи прокурору (заместителю прокурора)	Отметка о получении	Время, дата и решение, принятое прокурором (его заместителем)	Дальнейшее движение по материалу

Рис. 7 Форма Книги учета копий постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов к ним, поступивших от следственных органов

В отдельных книгах учитываются копии постановлений и материалов об отказе в возбуждении уголовных дел.

Сообщения о преступлениях, поступающие в органы прокуратуры по почте или иными средствами связи, учитываются в своей книге. Далее они безотлагательно передаются в орган, уполномоченный рассматривать их в соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации. Возбужденные и принятые к производству уголовные дела, в том числе поступившие из других органов и принятые следственными органами Следственного комитета к своему производству, регистрируются в алфавитной картотеке и учитываются в книгах учета уголовных дел.

Регистрация ведомственной корреспонденции, т. е. документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и гражданским делам, осуществляется на корреспондентских карточках. Корреспондентская карточка заполняется в одном экземпляре. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов. На рисунке 8 представлена лицевая сторона корреспондентской карточки, а на рисунке 9 – оборотная сторона.

Рис. 9 Оборотная сторона Корреспондентской карточки

До исполнения документа карточка хранится у работника канцелярии в контрольной картотеке. После исполнения документа работником канцелярии заполняются соответствующие графы карточки, и она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам. В работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек – три года.

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах. Работники канцелярии прокуратуры на основе этого банка данных обязаны за несколько минут ответить на вопросы двух типов:

• у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
• в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно–документационных ресурсов – главнейшая задача канцелярии. Для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, руководствуясь п. 1 ст. 17 Федерального закона "О прокуратуре Российской Федерации", приказываю:

2. Первым заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителям главных следственных управлений и управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, руководителям следственных управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по субъектам Российской Федерации и иных приравненных к ним специализированных следственных управлений, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям следственных отделов Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по районам, городам и приравненных к ним специализированных следственных отделов, руководителям научных и образовательных учреждений организовать изучение Инструкции всеми работниками органов прокуратуры и их учреждений и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Считать утратившим силу Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 28.12.1998 N 93 "О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации".

Приказ направить первым заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ректору Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителям главных следственных управлений и управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, руководителям следственных управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по субъектам Российской Федерации и иных приравненных к ним специализированных следственных управлений, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям следственных отделов Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по районам, городам и приравненных к ним специализированных следственных отделов, которым довести его содержание до сведения подчиненных работников.

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях (далее - Инструкция) устанавливает на единой основе систему делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации (далее - Генеральная прокуратура), прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и специализированных прокуратурах, в научных и образовательных учреждениях Генеральной прокуратуры, а также в Следственном комитете при прокуратуре Российской Федерации (далее - Следственный комитет) и входящих в его систему органах и учреждениях.

В дальнейшем Генеральная прокуратура Российской Федерации, прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуратуры именуются "вышестоящие прокуратуры", прокуратуры городов и районов, другие приравненные к ним территориальные и иные специализированные прокуратуры - "районные прокуратуры", научные и образовательные учреждения - "учреждения".

В дальнейшем Следственный комитет при прокуратуре Российской Федерации, его управления по субъектам Российской Федерации и приравненные к ним территориальные и другие специализированные управления именуются "вышестоящие следственные органы"; его отделы по районам, городам и приравненные к ним специализированные следственные отделы именуются "районные следственные органы".

Первый заместитель Генерального прокурора Российской Федерации - Председатель Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации (далее - Председатель Следственного комитета), исходя из особенностей деятельности следственных органов Следственного комитета, может самостоятельно устанавливать порядок работы с документами путем издания соответствующих организационно-распорядительных документов, обязательных для исполнения всеми работниками Следственного комитета.

Главная военная прокуратура и другие военные прокуратуры, военные следственные органы Следственного комитета соблюдают требования настоящей Инструкции в части исполнения поручений Генеральной прокуратуры, Следственного комитета, подготовки и оформления документов, представляемых на подпись руководству Генеральной прокуратуры, Следственного комитета, а также в части организации документооборота, входящего в компетенцию органов военной прокуратуры и военных следственных органов. В остальном при ведении служебной переписки и делопроизводства они руководствуются соответствующими приказами Министра обороны Российской Федерации.

1.2. Инструкция определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования их в дела, надзорные (наблюдательные, контрольные) производства, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные, информационно-справочные документы (приложение N 1), на процессуальные, финансовые и другие документы - только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив.

Порядок работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации и Председателя Следственного комитета.

1.4. Делопроизводство в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также на государственном языке республики, на территории которой находится прокуратура, следственный орган или их учреждение. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик.

Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур, следственных органов, учреждений оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, органах районного звена возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением.

1.6. Начальник управления документационного и методического обеспечения, начальник отдела общего и особого делопроизводства, специалист (в районной прокуратуре, районном следственном органе) обеспечивает делопроизводственное обслуживание работников, принимает меры к совершенствованию делопроизводства и повышению квалификации прокурорских и других работников в этой области.