Оформление дела на хранение подразумевает, в числе прочего, и оформление его титульного листа. Что писать на обложке тома? Какая краткая информация о деле понадобится через 10, 15, 50 лет? В этой статье можно скачать файл обложки дела, а также образец ее заполнения. Форма соответствует новым , изданным в 2015 году.

Обложки получают дела, которые принято оформлять полностью. О разнице между полным и частичным оформлением дел рассказывается в . Обложка наклеивается на бумажный том дела. Рекомендуется использовать при этом не клей-карандаш, а качественный жидкий ПВА: он надежнее.

Титульный лист дела: образец и форма

Посмотрим на образец заполнения титульного листа дела (все картинки кликабельны):

Объяснять тут практически нечего, с заполнением полей справится даже начинающий архивариус. Отметим только, что в архиве организации верхняя строка не заполняется. Если (или когда) дело будет передано в архив, ее заполнят от руки. В поле «Хранить» желательно указывать не только положенное по перечням количество лет, но и тот год, когда дело можно уничтожить. К это не относится.

Небольшая таблица внизу называется «архивный шифр дела» и расшифровывается так:

Ф. № – номер фонда, к которому относится дело (не заполняется, если организация не учитывает свои фонды);

Оп. № – номер , в которую внесен этот том (не заполняется, если не ведутся описи);

Д. № — номер дела по , который тоже не заполняется, если компания умудрилась дойти до оформления дел без номенклатуры. В делах постоянного хранения и по личному составу здесь указывается порядковый номер дела по описи.

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

На обложке проставляются данные:

• Название организации.
• Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
• Индекс дела.
• Заголовок дела.
• Срок хранения.
• Номер тома.
• Количество листов в подшивке.
• Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

• Название документа.
• Дата подшивки.
• Срок хранения.
• Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
• Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
• Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

• С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
• С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
• С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
• С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Фото инструкция по прошивке документов нитками

Общая схема прошивки документов

Как прошить документы для архива

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

• 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
• 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
• 15 лет – для научной документации.
• 5 лет – для кинодокументов.
• 3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

• Дата составления описи.
• Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
• Фамилию и должность составляющего опись.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

• Контроль группировки документов в деле.
• Подшивка.
• Нумерация листов.
• Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
• Составление описи дела.

Видео: Как прошить документы для архива

Как прошить документы для налоговой

Фото: Заверительная надпись

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

• Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
• Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
• Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
• На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
• Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Видео: Как правильно прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

• Количество листов в деле (цифрами и прописью).
• Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).
• Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет , и ряд подзаконных актов.

В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

Подготовка дел к архивному хранению

Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц. При оформлении одной папки дело необходимо:

• прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы;
• пронумеровать страницы в правом верхнем углу;
• составить внутреннюю опись документов — оглавление;
• подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя);

Образец заполнения и форма листка-заверителя

• оформить на каждое дело обложку из твердого картона (с названием организации, заглавием, последними датами, регистрационный номер папки «Дело»);

Образец оформления обложки папки «Дело»

Подготовка документов к архивному хранению

После того как раздельные папки «Дело» собраны, нужно составить на них общую опись.

Таким образом составляются описи папок «Дело» постоянного и временного хранения и «Дело» по личному фонду.

Описи папок «Дело», в свою очередь, подлежат отдельному учету. Их нужно включать в архивное хранение также по отдельной описи.

Скачать образцы бланков описей архивных дел можно по ссылке

Правила хранения архивных документов

Архивы для хранения папок «Дело» размещаются в отдельных помещениях, гарантирующих обеспечение сохранности хранимой документации. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Таким образом, архивная служба гарантирует защиту хранящихся папок «Дело» от порчи.

Кроме того, архив должен надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. п.), и тогда папки «Дело» не будут испорчены посторонними или украдены.

Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть отдельные папки «Дело» на пол или подоконники.

Если объем папок «Дело» очень велик, сотрудники архива могут составлять так называемые топографические карты, которые помогут ориентироваться среди полок и стеллажей

Особое мнение

Документы организации — ценный ресурс информации. Чтобы он не был использован против вас, стоит придерживаться правил хранения документации, которые прописаны в законодательстве. Но законодательная система определяет порядок создания архива. А какую методику хранения документов выбрать и как расположить документы в архиве, каждое предприятие решает самостоятельно.

Существуют два основных подхода к хранению документов: формирование архива на предприятии своими силами и передача документов на хранение архивным компаниям.

Для самостоятельной организации архива вам потребуются:

1. Компетентный персонал, обладающий знаниями и опытом для проведения архивной обработки документации и передаче дел в архив (оформление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и т. д.).
2. Специализированное помещение для долгосрочного хранения бумажных носителей информации, где соблюдены требования по влажности, температуре и количеству света.

Когда документооборот компании небольшой, все документы можно хранить в той же комнате, где проходит рабочий процесс. Если же документации много, необходимо выделить отдельное помещение под архив.

Чтобы в организованном вами архиве было легко найти любой документ, заведите номенклатуру дел — классификатор документации с указанием сроков их хранения.

Упростить поиск нужных документов можно, воспользовавшись советами:

• выделите каждому структурному подразделению свое место под документацию с учетом ежегодного пополнения;
• распределите по разным полкам дела, имеющие постоянный срок хранения и временный (более 10 лет).

Отдельно храните дела по личному составу и документацию ликвидированных компаний (при наличии).

Хранение документов на аутсорсинге обладает определенными преимуществами перед самостоятельной организацией хранения и подходит тем, кто планирует:

1. Экономить денежные средств за счет уменьшения расходов на аренду и содержание офисного пространства, занятого под хранение.
2. Повысить эффективность сотрудников и снизить непрофильную нагрузку, которая часто ложится на плечи работников отдела бухгалтерии и кадров.
3. Обеспечить преемственность процессов при управлении документами.
4. Создать электронный архив, который позволяет в любой момент получать оперативный доступ к базе документации и оптимизировать время на ее поиск.

Тщательно выбирайте партнера для хранения.

«Архивный переплет дела», т.е. дело со сформированными архивными документами, является результатом выполнения работ по оформлению дел в процессе подготовки их к последующему хранению и использованию в архиве организации (или просто к архивному хранению, если архива в организации нет).

Оформление дел представляет собой комплекс работ по описанию дела (состава и содержания находящихся в нем документов) на обложке дела, т.е. оформление на обложке конкретного заголовка, уточненного по сравнению с номенклатурой дел, нумерации листов, составлению внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела и, наконец, брошюровке, т.е. подшивке и переплету дела. Этот комплекс работ называется также архивно-технической обработкой документов в процессе их подготовки к архивному хранению (подготовка к сдаче в архив организации или в государственный, муниципальный архив). Практика показывает, что организации в настоящее время предпочитают заказывать услуги архивно-технической обработки документов на условиях аутсорсинга или, в крайнем случае, приглашают обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных и описанных в делопроизводстве дел, предназначенных для архивного хранения.

В зависимости от сроков хранения документов может проводиться или полное, или частичное оформление дел:

• полное оформление дел применяется по отношению к документам (делам) постоянного срока хранения, по личному составу и временного срока хранения (свыше 10 лет);
• частичное оформление , при котором допускается листы дела не нумеровать, не составлять внутреннюю опись и лист-заверитель, применяется по отношению к делам временного (до 10 лет включительно) хранения.

Установленные формы внутренней описи документов дела (единицы хранения) и листа-заверителя дела можно найти в:

• Основных правилах работы ведомственных архивов (одобрены решением коллегии Главархива СССР 28.08.1982, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263; приложения № 4-5),
• Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002; приложения № 9-10) и
• Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложения № 26-27; далее - Методические указания).

Правила систематизации документов внутри дела, их нумерации и описания на обложке дела подробно рассматриваются в этих же нормативно-методических документах.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (брошюровке, переплету) все металлические скрепления документов (скрепки, скобы степлеров) должны быть удалены.

Требования к картону обложки и форме описания дела на обложке (расположению элементов описания) установлены ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», срок действия которого был продлен до 1985 г. и который без дальнейшего пересмотра фактически продолжает действовать до настоящего времени. См. Рисунок 2.

Так, картон, который применяется для обложки, должен быть толщиной от 0,35 до 1,5 мм (эти требования соблюдают архивные компании, которые оказывают аутсорсинговые услуги архивно-технической обработки документов), корешок обложки должен быть шириной 40 мм (т.к. толщина дела - примерно 250 листов документов, что и составляет 4 см), а форма обложки дела по данному ГОСТу рекомендуется в настоящее время и в Методических указаниях (приложение № 25).

Чтобы выполнить брошюровку подготовленного дела, т.е. подшивку на 4 прокола, используют шило, дрель, струбцину для зажимания пачки, иглы больших номеров, натуральные льняные или хлопчатобумажные нитки, но лучше всего использовать специальные устройства для брошюровки (переплета), которые имеются на рынке средств оргтехники.

Особое внимание необходимо уделить технике «архивного сшива», т.е. вопросу ремесла:

1. Проверяется состав дела, в котором сначала располагаются листы внутренней описи, которые имеют самостоятельную нумерацию (с 1 по N-ный), потом пронумерованные листы документов дела (с 1 по примерно 250), в конце - лист-заверитель дела.
2. На пачку-дело накладываются сверху и снизу узкие листы бумаги шириной с размер полей переплетаемых документов дела (конечно, лучше 35-40 мм, но возможно и 20-30 мм).
3. При условии частичного оформления дела с документами временного (до 10 лет включительно) хранения снизу и сверху пачки-дела сразу накладываются листы картона (обложка).
   При полном оформлении дела с документами постоянного хранения, по личному составу или временного (свыше 10 лет) хранения пачка-дело сначала сшивается, а потом осуществляется переплет дела по установленной «типографской» технологии, при соблюдении которой необходимо применять клей ПВА, а синтетический клей - только при условии его защиты от разложения и плесневения.
4. Пачка-дело зажимается под гнетом, или в струбцине, или в специальном устройстве.
5. Осуществляются проколы пачки-дела:
   • нижний и верхний - на расстоянии 30 мм от границы нижнего и верхнего полей пачки;
   • средние два прокола на расстоянии примерно 80 мм от нижнего и верхнего проколов, между ними должно получиться расстояние также примерно 80 мм.
6. В проколы пропускается натуральная нитка одним из двух способов:
   • 1 способ (показан на Рисунке 1). Каждый конец нити вдевается в отдельную иглу (т.е. оба конца нити вдеты каждый в свою иглу). Нить двумя иглами проводится в два средние прокола с лицевой стороны. С тыльной стороны нить выводится в верхний и нижний проколы на лицевую сторону. С лицевой стороны из верхнего и нижнего проколов нить иглами продевается в ближайший средний прокол. Нить освобождается от игл, выравнивается, и ее концы натягиваются и связываются на тыльной стороне пачки-дела;
   • 2 способ (тоже показан на Рисунке 1). Нить вдевается в одну иглу. С тыльной стороны пачки-дела нить проводится во второй снизу прокол (оставляется конец нити для последующего связывания), выводится с лицевой стороны и проводится в нижний прокол. По тыльной стороне нить проводится опять во второй снизу прокол на лицевую сторону. По лицевой стороне сверху нить вводится во второй сверху прокол и по тыльной стороне проводится к верхнему проколу. Через него нить ведется во второй сверху прокол по лицевой стороне, продевается и выводится на тыльную сторону пачки-дела. На тыльной стороне нить освобождается от иглы, и два ее конца затягиваются и связываются.

по сдаче документов по личному составу

на хранение в МБУ "Муниципальный архив"

(одобрены решением ЭК МУ «Муниципальный архив г.Тобольска», пр.№5 от 30.05.2009)

Для сдачи документов по личному составу на хранение в МБУ "Муниципальный архив" необходимо представить следующие документы

№п/п	Наименование документов	Кол-во	Примечание
	Письмо о приеме документов по личному составу на муниципальное хранение с указанием количества единиц хранения, наименования документов, даты документов	1экз.
	Решение арбитражного суда	1 экз.	Копия
	Учредительные документы	1 экз.	Копия
	Договор с МБУ "Муниципальный архив" на проведение экспертизы ценности ликвидируемой организации		в случае необходимости
	Историческая справка по ликвидируемой организации	1 экз.
	Опись дел по личному составу	4 экз.
		4 экз.	В случае необходимости
	Акт о выделении документов к уничтожению документов, не подлежащих хранению	2 экз.	в случае необходимости
Напоминаем, что дела должны сдаваться в специальных архивных коробах, предназначенных для хранения дел и в упорядоченном состоянии. Также, сообщаем, что в в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» внесены изменения от 2 марта 2016 года о сроках временного хранения документов по личному составу, документы до 2003 года хранятся в течении 75 лет, документы после 2003 года хранятся в течении 50 лет. Документ для ознакомления можно скачать .

Памятка

по подготовке к передаче документов ликвидированных учреждений и предприятий в

МБУ "Муниципальный архив"

1.Упорядочение документов и дел

1.1. Проведение экспертизы ценности

После принятия решения о признании организации-должника банкротом и об открытии конкурсного производства, конкурсный управляющий принимает в свое ведение документы, образовавшиеся в деятельности организации–должника, и проводит их инвентаризацию.

В целях обеспечения сохранности документов, в т.ч. по личному составу, конкурсный управляющий заключает договор с архивным учреждением, либо с юридическими и физическими лицами, имеющие соответствующие лицензии, на проведение экспертизы ценности документов организации-должника, с последующей передачей отобранных документов на хранение в архив.

По итогам экспертизы составляются описи.

На документы с истекшим сроком хранения составляется Акт на уничтожение.

Документы по личному составу в упорядоченном состоянии поступают в архив.

Документы с истекшим сроком хранения (после согласования акта на уничтожение с муниципальным архивом) подлежат уничтожению.

1.2. Формирование дел

При формировании дел соблюдаются следующие правила:

В дело помещаются документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела;

В дело включается только один экземпляр документа, за исключением документов, имеющих пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров; не разрешается группировать в дела черновые документы;

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с ЕГСД (иметь подпись, дату, отметку о заверении копии, в необходимых случаях печать, гриф утверждения);

В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют дела, ведение и формирование которых в течение ряда лет вызывается служебной необходимостью (переходящие дела, похозяйственные книги и т.п.);

Объем каждого дела не должен превышать 250 листов, при большем объеме документов формируется несколько томов дела;

Допускается формирование дел за 2-3 календарных года, если количество листов незначительно;

Лицевые счета по зарплате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям;

Документы в личных делах формируются в порядке поступления;

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами, если же они утверждены персональным грифом утверждения в качестве самостоятельного документа, то они формируются в самостоятельные дела;

Приложения помещаются вместе с основными документами;

Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопросов и с учетом степени важности документов или в прямом хронологическом порядке (более ранние документы помещаются в начале дела.

2. Оформление дел

2.1.Подшивка дел

Документы, составляющие дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста, дат, виз и резолюций на документах.

В делах не должно быть металлических скреплений (скрепок, булавок и т.п.).

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки листа-заверителя, в начале дела в необходимых случаях (в личных, судебных делах и т.п.) чистые бланки внутренней описи дела.

Документы большого формата, хранящиеся в сложенном виде, подшиваются за левый край.

2.2.Нумерация листов в деле

Все листы, кроме чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом в правом верхнем углу, арабскими цифрами; при этом;

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно;

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист;

Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

2.3.Составление листа-заверителя

В целях учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на листе-заверителе составляется заверительная надпись дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных в данном деле листов, оговариваются особенности нумерации и физического состояния документов дела: литерные и пропущенные номера, физическое состояние дела.

Пример заполнения листа-заверителя дела

Формат А4 (210 ´ 297)

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле подшито и пронумеровано _______100 (сто) листов

(цифрами и прописью)

С № 1 по № 99

в том числе:

Литерные номера листов 15а, 78а, 99а;

Пропущенные номера листов 33, 34;

Пронумерованы чистые листы ____________________________________________

Листов внутренней описи ____________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
В деле имеются схемы, карты Отреставрированы	Листы № 15, 67 Листы № 67, 78

Наименование

Должности

Работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

2.4. Оформление обложек дел

Обложка дела должна содержать следующие данные:

Наименование организации и непосредственная подчиненность;

Индекс дела;

Заголовок дела;

Дата начала и окончания дела (тома, части);

Количество листов в деле;

Отметка –хранить «постоянно», или «хранить 75 (50) лет»;

Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются крайние номера приказов, протоколов и т.д.).

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, то есть число, месяц и год первого и последнего документов, при этом число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца - словом.

Надписи на обложках производятся черными светостойкими чернилами или могут оформляться на листе бумаги машинописным способом и наглухо приклеиваться на обложку клеем ПВА.

Образец оформления обложки дела

Формат А4 (210 ´ 297)

МБУ «Муниципальный архив»

Дело № 01-02

Приказ

архива по личному составу,

документы к ним

Том 1. Приказы № № 1-52

Хранить 75 (50) лет

На 210 листах

№ 15

По оп.№ 2

2.5. Составление внутренней описи дела

Внутренняя опись документов дела составляется в личных делах. В начале дела в необходимых случаях (в личных делах, карточках и т.п.) подшиваются бланки внутренней описи дела, если дело уже подшито внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне обложки дела.

Во внутренней описи указывается порядковый номер, Ф.И.О., номера листов.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Форма внутренней описи документов дела

Формат А4 (210 ´ 297)

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №_____

№п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номер листов дела	Примечание

Итого ______________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

3. Научно-справочный аппарат

3.1. Опись дел

На документы по личному составу составляется опись в 4-х экземплярах, состоящая из годовых разделов.

Заголовки дел вносятся в опись по номинальному признаку в следующей последовательности:

Приказы (распоряжения) по личному составу

Лицевые счета (расчетные ведомости по зарплате)

Списки личного состава

Карточки ф.Т-2

Личные дела

Акты о несчастных случаях

Табели работников вредных профессий

При внесении в опись подряд заголовков однородных дел первый заголовок дела пишется полностью, а все остальные обозначаются словом «то же»; при наличии сведений, уточняющих содержание первого заголовка, они вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел по дате заведения дела.

В конце описи за последней описательной статьей должна быть сделана итоговая запись.

Личные дела и личные карточки (ф.Т-2) вносятся в опись по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

Форма годового раздела описи дел

по личному составу организации

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности
Фонд №______________________ руководителя организации

ОПИСЬ №____________________ Подпись Расшифровка

Подписи
дел по личному составу Дата

за________________год

№№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Колич ество листов	Примеча ние

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с №______ по №______ , в том числе:

литерные номера: ____________________

пропущенные номера: _________________

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом

организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)__________________

(наименование организации)
от №

3.2.Историческая справка

В исторической справке освещаются:

- исторические условия, в которых возникло предприятие;

- название организации-предшественника;

- дата его создания,

- основные вопросы и масштабы деятельности;

- круг учреждений, с которыми оно было связано;

- его структура и функции;

- изменение названия,

- подведомственность предприятия;

- дата и причины ликвидации и реорганизации предприятия с указанием нормативных актов;

- название организации-преемника .

3.3.Оглавление к описи, список сокращенных слов

При необходимости составляются оглавление к описи, список сокращенных слов.

Против названия каждой части указываются номера соответствующих страниц.

В список сокращенных слов вносятся все сокращения, кроме общепринятых.

Сокращения помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке.

3.4.Справка на отсутствующие дела

Конкурсным управляющим, составляется справка на отсутствующие документы по личному составу. В справке указывается название документа и по какой причине он отсутствует.

3.5.Составление титульного листа

На титульном листе указываются:

Название фонда;

Номер фонда;

Номер и название описи;

Даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда пишется полное название муниципального архива.

Название фонда пишется в виде официально принятого полного и сокращенного наименования учреждения с указанием его непосредственной подчиненности, местонахождения и дат существования под данным названием.

При обозначении названия фонда необходимо учитывать:

если название предприятия менялось в течение периода, за который составлена опись, то на титульном листе в хронологической последовательности приводятся все изменения в его названии, причем после каждого названия указываются начальная и конечная даты существования предприятия под данным названием;

если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

Форма титульного листа

Формат А4 (210 ´ 297)

«МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ г. ТОБОЛЬСКА»

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ г. ТОБОЛЬСКА

г. Тобольск, Тюменская область

29.12.2004 г. –

Фонд №

ОПИСЬ № 2

Дел по личному составу

за 2005 - годы

3.6.Составление предисловия

Предисловие состоит из двух частей: истории предприятия, истории фонда.

В первой части освещаются исторические условия, в которых возникло предприятие; название организации –предшественника, дата его создания, основные вопросы и масштабы деятельности, круг учреждений и предприятий, с которыми оно было связано, его структура и функции; изменение названия, структуры и подведомственности предприятия с указанием нормативных актов; дата и причины ликвидации и реорганизации предприятия с указанием нормативного акта; название организации-преемника.

Во второй части предисловия приводятся сведения по истории фонда и его составу. Указываются: объем фонда, крайние даты, состояние документов, сведения о передаче документов фонда на муниципальное хранение или государственное (документов постоянного хранения)

Предисловие составляется в 4-х экземплярах.

ПЕРЕЧЕНЬ

документов по личному составу

Раздел 1. Общие для всех организаций документы,

включенные в Перечень типовых управленческих

документов, образующихся в деятельности организаций,

с указанием сроков хранения (М.,2000)

№ ста тьи	Наименования документов	Срок хранения (лет)
	Приказы о приёме, переводах, увольнении, длительных отпусках (по уходу за ребёнком, без сохранения заработной платы), о премировании, перемене фамилии; присвоении классного чина госслужащему, повышении классности (разряда) работника, расследовании несчастного случая с работником, о замещении вакантной должности, о длительных заграничных командировках (выезд на работу в другую страну), о прохождении практики студентов (если они получали зарплату), - для льготных специальностей (вредных профессий) Об учебных отпусках, о направлении на курсы повышения квалификации, других отвлечениях от основной работы, работа с сокращённым (неполным) днём, особых условиях труда	75 (50)
	Штатные расстановки	75 (50)
	Лицевые счета	75 (50)
	Документы на выдачу заработной платы (первичные)	75 (50) - при отсутствии лицевых счетов
	Тарификационные ведомости
	Перечень профессий с вредными условиями труда по месту разработки и утверждения	Постоянно, включается в опись дел по личному составу
	Списки работающих на производстве с вредными условиями труда	75 (50)
	Табели и наряды работников вредных профессий	75 (50)
	Акты расследований профессиональных отравлений и заболеваний
	Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий	Постоянно, включается в опись дел по личному составу
	Документы о производственных авариях и несчас­тных случаях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) по месту происшествия Связанных с человеческими жертвами -	Постоянно, включается в опись дел по личному составу
	Записки, заменяющие приказы по личному составу	75 (50) (кроме 5-летнего срока хранения)
	Личные дела работников	75 (50)
	Трудовые договоры, соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 (50)
	Личные карточки работников (в том числе временных)	75 (50)
	Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 (50)
	Невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)
	Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц, не имеющих личных дел (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты)	75 (50)
	Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет	15 (при, отсутствии приказов - 50)
	Списки работников	75 (50)
	Карточки, указатели к приказам по личному составу	75 (50)
	Книги, журналы, карточки учета: а) приема, перемещения, увольнения работников д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	75 (50) 75 (50) 50 (50)
	Документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий в представляющих организациях	75 (50)
	Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных, документы к ним (заявления, справки и др.) в других (ходатайствующих) организациях	75 (50)
	Списки работников, уходящих на льготную пенсию
ТП 1989г.	Книги прописки жильцов (домовые книги)	75 (50)
	Персональные карточки учёта депутатов	75 (50)
	Протоколы собраний акционеров, учредителей, заседаний правления по кадровым вопросам	75 (50)
	Раздел 2. Документы о получении высшего и среднего образования по Примерной номенклатуре дел высшего учебного заведения 1999 г. и Перечню документов Минпроса СССР 1981г.
11-07	Протоколы заседаний государственной аттестационной комиссии	75 (50)
10-03	Список членов ученого совета	75 (50)
33-17	Личные дела слушателей факультета повышения квалификации (ФПК)	75 (50)-В ЭПК