Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.

дипломная работа , добавлен 06.01.2013


Современная система организации делопроизводства. Деятельность территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге, проблемы и пути совершенствования организации документооборота. Разработка автоматизированных систем электронного делопроизводства.

дипломная работа , добавлен 29.11.2012


Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.

курсовая работа , добавлен 05.02.2016


Понятие и значение делопроизводства. Возникновение делопроизводства в России. Приказное делопроизводство, система коллежского делопроизводства. Система министерского делопроизводства XIX-начала XX вв., рационализация управления и делопроизводства.

курсовая работа , добавлен 29.04.2014


Документный состав, регламентирующий деятельность Управления ветеринарии Тюменской области. Современная система делопроизводства. Цели и задачи автоматизации процессов делопроизводства и документооборота. Подбор систем электронного документооборота.

дипломная работа , добавлен 27.11.2013


Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".

курсовая работа , добавлен 04.03.2015


Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.

курсовая работа , добавлен 15.01.2013

Делопроизводство общественных организаций складывалось под влиянием норм и правил документирования деятельности государственных учреждений и крупных частновладельческих предприятий. Вместе с тем общественные организации как добровольные объединения граждан для решения определенных задач (политических, профессиональных, хозяйственных, научных и т.д.) руководствовались в работе собственными уставами и созданными в соответствии с ними инструкциями.

Наибольшее внимание историков традиционно привлекают комплексы материалов политических организаций и партий. Как системы документирования и делопроизводства они возникают в России со второй половины XIX в.. В их развитии принято выделять три этапа: 1) XIX – начало XX в. – документы народнических организаций, РСДРП, буржуазных, мелкобуржуазных, социал-демократических, монархических политических партии: 2) октябрь 1917 г. - август 1991 г. - документы РСДРП(б)-ВКПБ(б) –КПСС; 3) 1990-е годы – документы политических партий и движений РФ.

В условиях подполья и строгой конспирации не могло сформироваться сколько-нибудь значительных комплексов документации народнических организаций: многие распоряжения передавались устно, письма шифровались, а при опасности ареста или обыска нередко уничтожались. В уставе организации «Земля и воля» говорилось: «Наилучшей формой сношений кружков признаются личные свидания и сообщения; но так как подобного рода сношения не всегда возможны, то в таких случаях допускается шифрованная переписка через верные адреса. В случаях же особенной важности никакая переписка отнюдь не должна быть допускаема: все дело должно вестись через прямое посредство своих людей». Так же строилось делопроизводство других народнических организаций. Наиболее систематизировано сохранившиеся документы народников представлены в двух публикациях: «Архив «Земли и воли» и «Народной воли» (М., 1932) и «Революционное народничество 70-х годов XIX в». (М., 1964 – 1965).

В годы революции 1905 – 1907 гг. в России оформились политические партии. Были опубликованы их программы. Издавались протоколы съездов, конференций. Сведения об этих публикациях даны в книге «Политические партии России. Конец XIX – первая треть XX века. Энциклопедия» (М., 1996). В работах советских историков в 1960 –1990-е годы введены в научный оборот многие документы из хранившихся в СССР архивов этих партий и их лидеров. В 1990-е годы в издательстве «РОССПЭН» выходят публикации документов партий: «Союз 17 октября», конституционных демократов, социалистов-революционеров, меньшевиков и др.

В процессе деятельности РСДРП с начала XX века формируется комплекс документов большевистской партии. Ряд положений устава, принятого в 1903 г. на II съезде, – о роли партийных съездов, о постановлениях ЦК, об отчетности партийных организаций – оказал существенное влияние на ее делопроизводство.

Одну из самых больших групп документов партии составила протокольная документация. Она представлена протоколами съездов, конференций, заседаний ЦК, совещаний, собраний партийных организаций. Начиная со II съезда, заседания этого высшего органа партии протоколировались. Записи выступлений утверждались на очередных заседаниях. Избранная делегатами специальная комиссия подготовила к изданию протоколы съезда, которые были опубликованы в 1904 г. в Женеве. Следует иметь в виду, что по соображениям конспирации в дореволюционные издания не включались некоторые резолюции, в публикациях не указывались настоящие фамилии делегатов, а только их партийные псевдонимы. В 1927 – 1937 гг. осуществлено переиздание протоколов этих съездов.

Деятельность строго централизованной политической партии требовала постоянной отчетности нижестоящих организаций и органов перед вышестоящими: местные организации направляли отчеты в адрес ЦК или съезда, центральные органы отчитывались перед съездом. Уже на II съезде РСДРП были представлены отчеты Организационного комитета по подготовке съезда, организации газеты «Искра», местных организаций в России (в частности, Тверского, Тульского, Бакинского комитетов).

Функцию постоянной деловой коммуникации выполняла переписка. Так, в докладе организации «Искры» II съезду партии сообщалось о том, что редакцией налажена непосредственная переписка с большинством местных комитетов. Эти материалы представлены в издании «Переписка В.И. Ленина и газеты «Искра» с местными социал-демократическими организациями в России 1900-1903 гг.» (Т. 1-3. М., 1969-1970). В условиях нелегальной деятельности партии сообщения нередко зашифровывались. Для хранения партийных документов РСДРП в дореволюционный период были созданы архивы в Женеве и в Париже.

В период с октября 1917 г. по август 1991 г. РСДРП(б)-РКП(б) – ВКП(б) – КПСС была правящей партией. Поэтому в ее делопроизводстве за советский период отечественной истории получили отражение, наряду с внутрипартийными вопросами, все сколько-нибудь значимые проблемы жизни государства.

В партийных комитетах всех уровней (от ЦК до райкомов и горкомов включительно) предусматривалось ведение документов в связи с замещением должностей руководящих работников советских, хозяйственных, профсоюзных, комсомольских органов. Должности эти указывались в специальных перечнях – номенклатурах и поэтому назывались номенклатурными. В течение трех лет в партийном делопроизводстве сохранялись их личные дела, а за более ранний период в партийных архивах откладывались справки и статистические отчеты о составе и сменяемости работников учреждений, организаций и предприятий, входивших в номенклатуру соответствующих комитетов. Поэтому документация правящей партии содержит уникальную по полноте и систематичности информацию о руководящих кадрах СССР.

В 1920-е годы в аппарате ЦК партии был создан информационный отдел. Республиканские и областные комитеты присылали сюда протоколы своих конференций и пленумов, а также информационные отчеты, которые характеризовали регион в политическом и хозяйственном отношениях. Аналогичная практика существовала и на информационной вертикали райком – обком. Общие отчеты дополнялись специальными, которые затребовали снизу отраслевые отделы (промышленности, сельского хозяйства, строительства, транспорта и т.д.) вышестоящих партийных комитетов. Так формировался представительный массив сведений, охватывающий все стороны жизнедеятельности Советского государства.

Как и в делопроизводстве государственных учреждений, в документации партийных органов широко представлены материалы рассмотрения поступавших в них писем и жалоб трудящихся. Анализ тем, которым они посвящены, позволяет реконструировать комплекс повседневных проблем, вызывавших негативную реакцию советских людей. Другую сторону картины – позитивную – отразила документация по вопросам награждений и присвоения почетных званий, проходившая в соответствии с действующим порядком согласование в партийных инстанциях.

Внимание исследователей в последние годы привлекли сформированные в делопроизводстве ВКП(б) – КПСС так называемые «особые папки» – хранившиеся лично у заведующих общими отделами райкомов, обкомов, ЦК документы с грифом «Совершенно секретно, особой важности». Они учитывались в специальных регистрационных журналах и находились в запечатанных конвертах, вскрывать которые имели право только два человека в партийном комитете: первый секретарь и заведующий общим отделом. Состав документов «особых папок» и допуск для работы с ними определялись не инструкцией, а личным решением руководителя партийного комитета.

Не все документы, попадавшие в «особые папки», могут показаться историку заслуживающими грифа «Особой важности». Например, в журнале «Вестник Архива президента Российской Федерации» (№ 1 за 1995 г.), выходящем в составе журнала «Источник», опубликован небольшой документ: «Совершенно секретно. Особая папка. Лично. № П 187/154. Тт. Горбачеву, Болдину. Выписка из протокола № 187 заседания Политбюро ЦК КПСС от 23 июня 1990 года. Перевести государственно-общественные архивные документы, хранящиеся в VI секторе Общего отдела ЦК КПСС, в архив президента СССР. Секретарь ЦК». Распоряжением президента СССР от 10 сентября 1991 г. в этот архив были переданы документы архива Политбюро ЦК КПСС за 1919 – 1991 гг. «как имеющие информационно-справочное значение» Так была создана еще одна своеобразная «особая папка». В настоящее время она хранится в Архиве президента РФ (АП РФ).

Положение правящей партии позволило КПСС создать собственные архивы – центральные и местные – в которых на постоянное хранение откладывались документы, утратившие оперативное и информационно-справочное значение. После прекращения деятельности КПСС и ликвидации системы партийных архивов Документы высших и центральных органов партии оказались рассредоточены по трем московским архивам: АП РФ, РГА новейшей истории (РГАНИ) и РГА социально-политической истории РГАСПИ). Документы местных партийных организаций находятся в бывших партийных архивах субъектов РФ.

Документация других общественных организаций также отложилась в нескольких архивах. Приведем сведения о местонахождении документов высших и центральных органов общественных организаций.

Таблица 4.

Архивы, хранящие документы общественных организаций в Российской империи,

РСФСР, СССР, РФ

Делопроизводство общественных организаций РФ развивается в русле традиций, сформировавшихся в советский период. Как исторические источники эти документы пока практически не используются.

МИНИМАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В НЕКОММЕРЧЕСКОЙ (ОБЩЕСТВЕННОЙ) ОРГАНИЗАЦИИ Для чего нужно делопроизводство в некоммерческой (общественной) организации. Номенклатура. Документирование деятельности органов управления (коллегиальных органов, руководителя). Документирование трудовых отношений. Документирование текущей финансовохозяйственной деятельности организации. Проектная и отчетная документация. Делопроизводство в общественной приемной. Ведение деловой переписки, работа с входящейисходящей корреспонденцией.

Для чего нужно делопроизводство в некоммерческой (общественной) организации помогает всем сотрудникам не утонуть в море бумаг; помогает сформировать положительный имидж организации; помогает общаться с органами власти; помогает пройти проверки со стороны контролирующих органов.

Номенклатура Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Функции: - группировка документов в дела по определенной системе, обеспечение оперативности их поиска и сохранности, - использование в процессе регистрации документов – присвоение регистрационного номера согласно разработанной классификации и индексам дел,

Номенклатура - использование в качестве основного документа в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения, - применение как учетного документа дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять), - использование в архивном деле в качестве основы для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Учредительные документы Устав, свидетельство о регистрации, различные свидетельства о постановках на учет, учредительный договор, протокол учредительного собрания, и т. п. Это базовые документы, с них начинается деятельность организации.

Документы, касающиеся управления организацией протоколы заседаний, документы, подтверждающие полномочия руководящих, исполнительных и контрольноревизионных органов, списочный состав высшего и постоянно действующего руководящих органов, приказы, распоряжения руководителя, и т. п.

Документы, касающиеся оформления трудовых отношений штатное расписание, личные карточки, приказы о приеме, передвижении и увольнении кадров, книги учет трудовых книжек, договоров, графики отпусков, положение о служебных командировках, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции, и т. д.

Такие документы как штатное расписание, приказы, графики отпусков и т. п. (т. е. те, что касаются кадров) оформляются в соответствии с утвержденными унифицированными Постановлением Госкомстата России от 05. 01. 2004 г. № 1 формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Вот так выглядит форма штатного расписания:

Документы по текущей финансовохозяйственной деятельности организации договоры гражданско-правового характера, договоры с обслуживающими организациями (договор аренды, договор об оказании услуг связи, договор на транспортное обслуживание, договор на банковское обслуживание…), и т. д.

Документирование деятельности общественной приемной Этапы: Организация регистрации посетителей (лист записи приема консультанта либо электронная база данных: ФИО, гражданина дата обращения, тема обращения, ФИО консультанта, к которому направлен гражданин). Ведение индивидуальных консультаций (журнал учета консультаций либо электронная база данных: ФИО посетителя; дата обращения; адрес, телефон (при получении от гражданина такой информации необходимо взять с него согласие на обработку персональных данных); тема обращения с указанием, какое право в отношении посетителя нарушено; принятые меры по результатам консультирования; отметка о повторном консультировании.

Ведение деловой переписки, работа с входящей-исходящей корреспонденцией Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: письмо не должно быть длинным (оптимальный вариант – 1 -1, 5 страницы); письмо должно быть четким и понятным для восприятия (используются короткие предложения; избегаются непонятные и сложные слова, термины, профессионализмы, излишняя эмоциональность); письмо не должно содержать ошибок; особое внимание – аккуратному оформлению текста, бланка письма, бумаге, конверту;

Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: нецелесообразно включать в письмо сразу несколько вопросов (лучше по каждому вопросу подготовить отдельные письма). письма оформляются на бланке организации (полное наименование организации, справочные данные об организации); стандартные поля: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм верхнее; 20 мм – нижнее (ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»); - в письме обязательно ставятся номер и дата. Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на входящее письмо. Значительно облегчает работу с письмами журнал регистрации исходящей и входящей документации. Номер письма говорит о том, что в организации есть хоть какое-то делопроизводство; определенный стиль письма (абзацное или блочное);

Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: рекомендуемый шрифт для оформления писем – Times New Roman Cyr, кегль № 12 -14, межстрочный интервал – 1 -2, шрифт должен быть насыщенным и контрастировать с бумагой; правильное оформление адресата письма: м. б. организация, структурное подразделение, должностное лицо, физическое лицо (правильно указывать наименование организации-адресата, должность и фамилию, имя, отчество); в письме не должно содержаться более четырех адресатов; в письме желательно указывать заголовок, отражающий краткое содержание письма (например, «Об участии в заседании «круглого стола» по вопросам озеленения…»);

Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: текст письма должен начинаться с обращения к адресату. При абзацном типе письма – обращение располагается по центру, при блочном - пишется с левого края. Возможны варианты обращения по имени, отчеству («Уважаемый Иван Петрович!) либо по фамилии («Уважаемый г-н Иванов!»); текст письма состоит из трех частей: первая – причины, основания для обращения; вторая – выводы, просьбы, предложения, рекомендации; третья – заключительная фраза, формулировка вежливости («С уважением» , «С благодарностью» . . .); при наличии приложений до подписи пишется слово «Приложения» и нумеруются (если их много), пишется название приложения, количество листов и экземплярность;

Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: при подписании документа указывается должность, ставится личная подпись и расшифровка подписи; внизу листа, как правило, указывается исполнитель (обычно – фамилия и телефон); письмо может содержать отметку об автоматическом поиске документа (название файла в компьютере); при написании письма более чем на одной странице, вторая и последующие страницы нумеруются, номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа; печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

Нормативно-методическая база: ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 7. 0. 8. -2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15. 06. 2009 № 477) с учетом Постановления Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. N 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23. 12. 2009 № 76).