МХ-1
Некоторые организации не имеют своих складов, поэтому для хранения своего имущества вынуждены прибегать к услугам других организаций. Для документального оформления передачи товарно-материальных ценностей используется форма МХ-1 .
Общие положения
Хранение ТМЦ может осуществляться профессиональными хранителями (специализирующимися на оказании данных услуг) и непрофессиональными (осуществляющими хранение не в качестве своей основной деятельности). Несмотря на это, передача ТМЦ на хранение оформляется в обоих случаях одинаково.
Между сторонами заключается договор хранения, особенности которого предусмотрены гл. 47 «Хранение» ГК РФ . В качестве приложения к договору может быть предусмотрена форма документа, которым подтверждается факт передачи товарно-материальных ценностей.
В данной статье мы рассмотрим особенности заполнения унифицированной формы МХ-1, так как она является достаточно полной, включает все необходимые графы и не нуждается в дополнительной доработке.
Порядок заполнения формы
Данный бланк заполняется стороной хранителя. Поклажедатель предоставляет ему все необходимые сведения о передаваемых на хранение ТМЦ. Они должны соответствовать сопроводительным документам, на основании которых ТМЦ переходят в ведение хранителя.
В акте указываются:
- сведения о хранителе (наименование, телефон, адрес);
- сведения о поклажедателе (наименование, телефон, адрес, ФИО);
- реквизиты договора, на основании которого будет осуществляться хранение;
- сведения о предмете хранения (наименование ТМЦ, их характеристики, единицы измерения, количество, стоимость);
- условия хранения;
- дополнительные сведения (графа «Особые отметки»);
- сведения о лице, сдавшем ТМЦ (ФИО, должность);
- сведения о лице, принявшем ТМЦ (ФИО, должность).
Стороны могут установить в договоре количество экземпляров, в которых должен быть составлен акт.
Акт подписывается, как правило, материально ответственными лицами с обеих сторон - хранителя и поклажедателя.
Значение формы
С момента подписания документа ответственность за сохранность имущества ложится на хранителя, а вместе с ней и риски порчи или утраты ТМЦ. Хранитель обязан обеспечить условия хранения, соответствующие требованиям договора и указанные в акте МХ-1. В случае причинения ущерба имуществу поклажедателя в результате ненадлежащего исполнения обязательств хранителем последний будет обязан возместить убытки, понесенные собственником имущества, а также будет нести ответственность, предусмотренную договором хранения (например, уплата неустойки).
При возврате ТМЦ поклажедателю рассматриваемый акт служит документальным подтверждением объема переданных хранителю ТМЦ, что также необходимо в ситуации, если имущество будет возвращено не в полном объеме или с повреждениями.
Несоставление такого акта может повлечь неблагоприятные для поклажедателя последствия в случае невозврата имущества хранителем.
Основной документ, удостоверяющий фактическую передачу товара от одной стороне другой, а также содержит характеристику этого товара – акт приема-передачи. В разных случаях форма бумаги может меняться, поэтому важно всегда понимать, как составить его. Образец акта и юридические особенности документа – обо всем этом прямо сейчас.
Законодательство не предполагает единой, строго определенной формы акта. Поэтому в каждом случае его вид может несколько отличаться. Существует 2 общепринятых образца таких документов:
- в верхнем углу или по центру обязательно указывается договор купли-продажи, к которому прикладывается этот акт (нужно прописать номер договора, дату заключения и наименования сторон);
- далее прописывается предмет акта аналогично предмету соответствующего договора (о том, что одна сторона передала другой определенные товары);
- затем следует таблица с подробным описанием товара и его стоимость с учетом и без учета НДС;
- после этого отражаются пункты о том, что покупатель не имеет претензий к качеству и комплектации товаров, которые он получил от продавца.
В каких случаях составляется
Когда происходит прием товаров одной стороной и передача другой, акт составляется практически всегда. При этом обмен ценностями происходит в разных ситуациях, каждая из которых имеет свои особенности:
- Самый распространенный вариант – когда товарные ценности передаются покупателю со стороны продавца. Стороны могут участвовать при этом как лично, так и посредством сотрудников, которые имеют на это полномочия (подтверждаются доверенностью, заверенной у нотариуса). В случае с приобретением товара покупателю важно ознакомиться с возможными условиями возврата, обмена, а также осмотреть продукцию на предмет наличия дефектов.
- Также документ оформляется, если товар передается на склад. В этом случае есть своя особенность – акт нужно составить в 3 экземплярах: 2 стороны и собственно сторона склада. При этом заключается также договор хранения, по тексту которого обязательно приводится ссылка на оформленный акт.
- Случай, когда товары (или их часть) передаются на так называемое ответственное хранение (и составляется соответствующий договор), документ составляется по утвержденной форме МХ-1. Подпись ставит фирма или частное лицо, которое передает ценности, а также представители организации, обязующиеся хранить их. При этом в самом договоре дублируется информация о количестве товара, наименовании всех единиц, которые передаются на ответственное хранение, условия размещения, повторные поставки и т.п.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко количество экземпляров этого документа может увеличиться. Например, если дополнительные оригиналы понадобятся перевозчику, охране, которая будет сопровождать груз во время доставки. К тому же нередко услуги доставки и хранения осуществляются через посредников. Поэтому теоретически и практически количество экземпляров может увеличиться до 5-6 штук.
Юридические особенности
Нередко считается, что составление акта приема-передачи товара – это простая формальность, которой можно избежать. Тем не менее, такой документ имеет собственное юридическое значение. Именно в нем отражается факт того, что:
- продавец передал товар в необходимом количестве, с соблюдением заранее оформленного договора, а также с соблюдением требований к качеству товаров;
- покупатель принял этот товар и при этом не имеет каких-либо претензий к его качеству.
Чтобы документ обладал подобной юридической силой, нужно, чтобы одновременно были выполнены следующие условия:
- Акт должен составляться как приложение к договору. Таким образом, без наличия самого договора сила утрачивается. К тому же важно сослаться на ранее оформленный договор купли-продажи, поскольку отсутствие ссылки также ведет к утрате силы акта.
- Акт обязательно заверяется печатью и подписью лица, которое имеет на это право (уполномоченный сотрудник).
- Документ всегда составляется в двух экземплярах (каждый из них – оригинал), при этом каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу.
Таким образом, акт как документ не имеет самостоятельной силы. Он представляет составное приложение к ранее заключенному договору и без ссылки на него не может использоваться как полноценная бумага. Однако подписи и печати должны проставляться как в договоре, так и в самом акте. Только в этом случае документ имеет полное юридическое действие.
Даже если в акте напрямую не прописано утверждение о том, что покупатель не возражает против качества и комплектации товара, подписание документа автоматически означает его согласие и отсутствие претензий.
Кто может подписать
Такой документ составляется между любыми сторонами:
- двумя частными гражданами;
- частным лицом и фирмой, компанией (любым юридическим лицом);
- двумя юридическими лицами.
Таким образом, акт приема-передачи подписывается и физическими, и юридическими лицами в момент получение товаров:
- Если его подписывает гражданин, он указывает ФИО и паспортные данные. Печать с его стороны в таком случае не предусматривается.
- Если акт подписывает частная компания, она указывает свое полное или сокращенное название, а также реквизиты.
Акт подписывается по факту получения товара, причем важно сделать это в тот же рабочий день. Допускается составить и подписать документ в самом конце дня, когда весь товар будет принят (чтобы не составлять несколько разных бумаг).
Какие сведения обязательно отражаются в документе
Вне зависимости от сторон, оформляющих акт, а также самих товаров, во время их приема-передачи необходимо отразить все сведения, приведенные ниже:
- название, дата и место оформления акта;
- реквизиты или ФИО лиц, подписавших акт;
- сведения о договоре, к которым прилагается документ: название, дата составления и номер;
- все товары простым перечислением по списку, которые передаются продавцом и одновременно принимаются покупателем;
- количество экземпляров каждого вида товара;
- наличие/отсутствие конструктивных, механических, внешних дефектов у товаров;
- наличие/отсутствие соответствующих претензий покупателя (если претензии есть, стороны могут не передавать поврежденные товары или же прописать прямо в акте претензии, способы и сроки их устранения);
- стоимость с НДС и без (указывается исключительно в рублях, даже если договор был подписан между отечественным и иностранным контрагентами);
- подписи, расшифровки подписей, печати.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Акт приема-передачи составляется как для отдельно взятого товара (единицы), так и в том случае, если передается целая группа наименований. При этом общее количество единиц в этом перечне не имеет значения – теоретически список может быть сколь угодно большим.
Документы вместо акта: есть ли альтернативные варианты
Если договор купли-продажи – это обязательный документ, который удостоверяет соглашение сторон, определяет их права, обязанности, порядок возможного досудебного урегулирования разногласия и другие важные моменты, то вместо акта можно составить товарную накладную . По сути, документ должен содержать те же самые сведения:
- сведения о сторонах;
- сведения о товаре;
- даты, ФИО, наименования организаций, подписи.
Таким образом, факт передачи товарных ценностей от одной стороны другой может подтверждаться одним из двух документов (на выбор самих сторон) – либо актом, либо накладной. В юридическом смысле они выполняют сходные роли.
Нередко полагается, что акт можно составить и вместо основного договора купли-продажи, что является заблуждением. На самом деле договор – это основная бумага, подтверждающая условия соглашения, предмет, права и обязанности и т.п. Акт является только приложением к договору, т.е. неотъемлемой его частью, но никак не может заменить базовое соглашение.
Необходимость в передаче товарно-материальных ценностей часто возникает в процессе ведения предпринимательской деятельности. Это может быть размещение их на складе сторонней организации, операции с давальческим сырьем и так далее. Во всех этих случаях у хранителя ценностей возникает ответственность за их сохранность. Такие операции могут осуществляться между юридическими лицами, между юридическим и физическим лицом, а также внутри самой организации.
Если вы работаете начальником склада, кладовщиком или экспедитором, то вы отвечаете за товары, инструмент или материалы, которые хранятся на вверенном вам объекте. В этом случае вы отвечаете за сохранность материальных ценностей, которые являются собственностью предприятия/организации. Иногда материальные ценности передаются во временное пользование и другим категориям работников. Например, во временное пользование может быть передан автомобиль, оргтехника или ручной инструмент.
Передача товаров и других ценностей это очень ответственный этап, который должен быть выполнен в полном соответствии с законодательством России. Торопливость и неточности при такой передаче могут привести не только к недоразумениям, но и существенным убыткам как для работника, так и для работодателя.
Для любого материально ответственного лица акт приема передачи материальных ценностей является основным документом.
В правовом поле Российской Федерации акт передачи материальных ценностей (ТМЦ) формализован в виде формы МХ-1. Эти бланки широко используются руководителями крупных и средних предприятий/организаций. Скачать такую форму легко из интернета. Ниже мы рассмотрим особенности заполнения этих бланков. Однако, малые предприятия и индивидуальные предприниматели часто используют упрощенные формы акта приема передачи материальных ценностей. Такие акты составляются в произвольном виде, но должны содержать некоторые обязательные разделы.
Упрощенный образец акта приема передачи материальных ценностей
В случае небольших объемов хранения или при передаче небольшого количества товаров/изделий физическому лицу используется упрощенная форма приемо-сдаточного акта. Здесь приведен акт приема передачи ТМЦ (образец):
Акт приема передачи
Настоящий акт составлен между ООО «Автоэлектрик» (г. Челябинск, ул.Ленина, 34) и индивидуальным предпринимателем Шишкиным Иваном Васильевичем (11.11.1987 г рождения, проживающего по адресу ХХХХХХ, паспорт ХХХХХХ, выдан ХХХХХ, 12.11.2003 г).
ООО «Автоэлектрик» передает, а Шишкин И.В. принимает под материальную ответственность на хранение следующие материальные ценности:
- сварочные аппараты Kaiser MIG-250 (новые), зав. №32091 и №65470, стоимостью за единицу 10000 руб. в количестве 2 шт. Общая стоимость 20000 руб.;\
- домкрат Forte TA820014-2T (б/у в рабочем состоянии), зав. №23145, стоимостью 1400 руб. в количестве 1 шт.;
- домкрат Forte TA820014-2T (новый), зав. №23765, стоимостью 2400 руб. в количестве 1 шт.;
- масло Литол 24, стоимостью 35 руб/кг, в количестве 50 кг. Общая стоимость 1750 рублей;
- автомобиль Toyota Camry, 2014 года выпуска, пробег 85670 км, номерной знак ХХХХХХ, VIN ХХХХХХХХ, стоимость 960000 рублей.
Унифицированная форма МХ-1 предназначается для отражения товарно-материальных ценностей, передаваемых и принимаемых на ответхранение. В статье пойдет речь о структуре этого документа и о правилах его заполнения.
Каждое действие по передаче на ответственное хранение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) должно сопровождаться записью в первичке. Для организаций в качестве такого первичного документа используется унифицированная форма МХ-1 , наиболее точно отвечающая задачам по учету имущества, передаваемого на хранение.
Деловая практика показывает, что разработчики бланка этого документа постарались учесть все нюансы учета. В результате организациям чаще всего даже не приходится его корректировать. Особенность документа в том, что сдача с рук на руки имущества считается свершившимся фактом в момент подписания формы МХ-1 сторонами соглашения. Одновременно происходит переход всех рисков, связанных с порчей ТМЦ или их утратой.
В зависимости от условий, на которых существует договоренность хранить имущество, определяется количество необходимых экземпляров формы МХ-1, а также приложений к ней. Данные показатели вправе устанавливать только стороны соглашения по хранению.
Как заполняется форма акта
Строки формы заполняет компания-хранитель на основании данных, которые получены от лица, оставляющего имущество на хранение, и которые содержатся в документах по привезенным ТМЦ. Полностью оформленный акт должен быть подписан ответственными лицами, представляющими обе стороны договора о хранении. Право подписи формы предоставляется лицам, отвечающим за материальную часть сотрудничающих сторон. Первые лица предприятий такие акты не подписывают, если они, конечно, не индивидуальные предприниматели.
Унифицированная форма МХ-1 представляет собой бланк, в котором можно выделить 3 информационных блока:
- В первом - верхнем - блоке содержатся сведения о сторонах договора и реквизиты с кодами акта.
- Средний - табличный - блок содержит данные о ТМЦ, передаваемых на хранение.
- В третий блок вносятся дополнительные данные об условиях хранения. Заканчивается форма строками, отведенными для подписей ответственных лиц.
Где скачать форму МХ-1 и пример ее заполнения
Для удобства пользователей нашего сайта есть возможность унифицированную форму МХ-1 скачать . Указанная форма определена постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66.
Кроме того, мы предлагаем пример заполнения данной формы. С помощью этого образца пользователи сайта могут заполнять свои документы.
Отметим, что компания, взявшая на себя обязанность по хранению ТМЦ другого лица, с момента подписания акта полностью отвечает за их сохранность. Если в договоре не прописаны особые условия, она должна будет возместить ущерб, возникший по причине негативных последствий, будь это утрата имущества полностью или частично, а также его порча.
Соответствующий пункт обязательно должен присутствовать в соглашении. При желании его можно отразить и в акте в строке «Особые отметки».
Несмотря на то что форма акта имеет вроде бы все необходимые строки, компании или ИП, принимающие на хранение ТМЦ, вправе разрабатывать собственные бланки.
Имя файла документа: 598
Доступные форматы скачивания: .doc, .pdf
Размер текстовой версии файла: 9,4 кб
Как скачать документ?
Дождаться загрузки ссылок для скачивания, они очень скоро появятся на этом месте
После появления ссылок, скачайте нужный вам формат
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Договор-образец.ру
- это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.
Документы, которые также Вас могут заинтересовать: