Это ежемесячная отчетность, которая сдается организациями и ИП с работниками: в отношении физлиц, работающих по трудовому договору, СЗВ-М необходимо представлять вне зависимости от фактического осуществления выплат в их пользу, а также вне зависимости от уплаты страховых взносов по таким работникам.

Новые требования к СЗВ-М с 1 октября 2018 года

Вопросы эксперту

Нужно ли отчитываться за единственного учредителя, если других сотрудников нет? За какой период подавать СЗВ-М по договору ГПХ? Оштрафуют ли за ошибку, которую нашли и исправили сами? Читать...

к меню

Кто и куда должен сдавать отчетность ежемесячную отчетность в ПФ РФ

2) фамилию, имя и отчество;

3) идентификационный номер налогоплательщика ().

Сведения представляются, в том числе, о лицах, которые заключили договоры ГПХ, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.

ФИО и СНИЛС работников указываются также в подразделе 6.1 раздела 6 расчета ЕРСВ в налоговую (см. « »). Также с апреля 2017 года эти сведения, а также ИНН сотрудников потребуется сообщать дополнительно. Пенсионный фонд должен разработать форму нового ежегодного отчета .

Форма СЗВ-М ежемесячной отчетности в ПФР

Бланк отчета СЗВ-М, который работодатели должны будут представлять в Пенсионный фонд каждый месяц, утвержден Постановлением ПФР РФ от 01.02.2016 № 83п.

Напомним, что в этой отчетности работодателям нужно будет указать ФИО всех застрахованных лиц, а также их СНИЛС и ИНН (включая лиц, работающих по ГПД, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы).

к меню

Сроки сдачи ежемесячной отчетности в ПРФ 2020 СЗВ-М

Сведения на работников в 2017 г. нужно сдавать не позднее 15 числа месяца , следующего за отчетным месяцем (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Примечание : В 2016 году был срок - не позднее 10 числа. Если срок сдачи отчетности выпадает на нерабочий день, то этот срок переносится на ближайший рабочий день.

к меню

Способ сдачи ежемесячной отчетности

Если сведения за предшествующий месяц представляются на 25 и более работающих застрахованных лиц (включая тех работников, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера), то страхователь должен сдать , подписанного электронной подписью. Если же сведения подаются менее чем на 25 человек, то отчитаться можно «на бумаге» (абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ).

СЗВ-М можно сдать на бумаге

Если не успеваете сдать СЗВ-М из-за трудностей с приемкой электронных отчетов в отделении ПФР или если никак не удается отправить отчет электронно (возвращается с ошибкой или у вас вдруг отключили Интернет), есть возможность сдать этот отчет на бумаге. Вы можете так поступить только , если в Вашей организации менее 25 сотрудников.

к меню

Штраф за несообщение сведений о работниках в ежемесячной отчетности

Наказание за непредставление ежемесячной отчетности в установленный срок составит 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, о котором не сообщены сведения (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ ). Таким образом, любое опоздание с отчетностью может повлечь для страхователя серьезные санкции. Так, если отчет будет сдан позже срока хотя бы на один день, а у страхователя работает 50 человек, то размер штрафа составит 25 000 рублей (50 чел. × 500 руб.).

Также штрафом в 500 рублей будет наказываться представление неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника в форме СЗВ-М (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Проверяющие из ПФР будут взыскивать новые штрафы в порядке, аналогичном тому, который прописан в ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ. То есть в случае невыполнения страхователем требования об уплате штрафа чиновники смогут принять решение о взыскании задолженности за счет средств на его банковских счетах или иного имущества.

Дополняющая СЗВ-М сдана с опозданием на год, но до того, как ПФР узнал об ошибке: правомерен ли штраф?

Если организация представила дополняющую форму СЗВ-М по «забытым» физлицам после срока сдачи отчетности, но до того, как Пенсионный фонд обнаружил ошибку (до составления акта проверки), то финансовые санкции к такому страхователю не применяются. Об этом напомнил Верховный суд РФ в определении от 08.02.19 № 301-КГ18-24864 .

к меню

Как заполнять отчет формы СЗВ-М в различных ситуациях: совместители, декретницы, директор-учредитель

к меню

Как заполнять сведения в отчетности для ПФР по собственникам организации

Главное правило – сведения персучета заполняют только на людей, застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования. Директор считает застрахованным лицом.

ПФР отчетность ежемесячно: Сложные вопросы в заполнении формы СЗВ-М 2020

На кого конкретно страхователи должны представлять ежемесячную отчетность?

В соответствии с разделом 4 Сведений по форме СЗВ-М в названной форме указываются данные о застрахованных лицах – работниках страхователя, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены следующие договоры:

• трудовые договоры (в том числе по совместительству);
• гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Таким образом, для решения вопроса о представлении либо непредставлении на конкретное застрахованное лицо ежемесячной отчетности необходимо исходить из следующего:

1. какой договор заключен между работодателем и застрахованным лицом (вид договора);
2. действовал ли данный договор в отчетном периоде – месяце (Сведения по форме СЗВ-М подлежат представлению, если в отчетном периоде соответствующий договор действовал как минимум 1 день);
3. не имеет значения, производились ли в отчетном периоде начисление и выплата заработной платы (вознаграждения) по данному договору и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Нужно ли представлять ежемесячную отчетность форму СЗВ-М на работников, которые находятся в отпуске без сохранения заработной платы?

Как указано в разделе 4 данной формы, работодателю следует отражать сведения о застрахованных лицах, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые или гражданско-правовые договоры. Список допустимых услуг (работ), выполняемых по договорам гражданско-правового характера, также указан в начале четвертого раздела.

Таким образом, в форме СЗВ-М нет никакого исключения для работников в отпуске без содержания. Значит, отчитываться нужно и по сотрудникам, которые взяли отпуск без сохранения зарплаты.

к меню

НУЛЕВАЯ СЗВ-М, сдавать если в штате нет сотрудников?

Отчетность в ПФР обязаны представлять все работодатели-страхователи. Организации являются страхователями в соответствии со ст. 5 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Вновь созданные организации в обязательном порядке встают на учет в ПФР в качестве работодателя. Поэтому отчитываются они независимо от наличия наемных работников (п. 2, 8 Порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 13.10.2008 № 296п).

Действующее законодательство не предусматривает освобождения от исполнения данной обязанности даже в том случае, если в отчетном периоде отсутствовал объект обложения страховыми взносами, т. е. выплат и вознаграждений в пользу физических лиц не было.

Кроме того, у организации есть как минимум один работник - нанятый директор, который является застрахованным лицом. Следовательно, в СЗВ-М нужно показывать данные по руководителю, даже если зарплата не начислялась или деятельность не велась. Некоторые отделения ПФР считают, что основанием для представления СЗВ-М служит наличие трудового договора. Если с директором-единственным учредителем договор не заключен, значит и сдавать отчет не нужно. Чтобы избежать споров, лучше уточнить порядок действия в отношении единственного работника - директора в своем отделении Фонда.

C 01.08.2016г. отменяется представление «нулевой» формы СЗВ-М в связи с разъяснениями Минтруда России

При отсутствии заключенных с работниками трудовых договоров либо договоров гражданско-правового характера, в том числе с руководителем организации, являющимся единственным участником (учредителем), членом организации, собственником их имущества, форма СЗВ-М не представляется (с учетом позиции Минтруда, изложенной в письме от 07.07.2016 №21-3/10/В-4587).

Сдача СЗВ-М на единственного директора-учредителя пустой фирмы - обязательна!

Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя. Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ с отчетности за март 2018 года. Хотя логики в этом абсолютно никакой нет, но умом чиновников не понять.

Примечание .

Начиная с мая 2016 года ежемесячно нужно сдавать в Пенсионный фонд РФ новую отчетность по форме СЗВ-М. Она внешне так проста, что законодатели даже не утвердили никакой инструкции по ее заполнению. Статья поможет разобраться в том, кто, когда и как обязан отчитываться по СЗВ-М.

Что такое СЗВ-М

Отчет СЗВ-М – это новая ежемесячная отчетность в ПФР о застрахованных лицах. По мнению чиновников, этот отчет поможет отследить работающих пенсионеров.

Дело в том, что с 2016 года пенсионерам, которые трудятся по трудовым или гражданско-правовым договорам, страховые пенсии по старости не индексируются.

Но после того, как пенсионер прекратит работать, ему будут выплачивать пенсия с учетом всех пропущенных в период его работы индексаций (ч. 3 ст. 26.1 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ). Поэтому Пенсионному фонду необходимо оперативно получать информацию о занятости пенсионеров.

Кто должен сдавать СЗВ-М

Отчитаться по застрахованным «физикам» обязаны все работодатели: предприниматели, компании и их подразделения. Это правило распространяется и на иностранные организации, если в отчетном месяце они заключили с «физиком» трудовой или гражданско-правовой договор.

Однако есть ряд компаний и ИП, которые отчет по форме СЗВ-М не сдают. К ним относятся:

• предприниматели, которые платят только фиксированные взносы за себя;
• работодатели высококвалифицированных специалистов, временно работающих в РФ;
• компании, у которых только единственный директор-учредитель. При этом трудовой или подрядный договор с таким директором не заключили.

В остальных случаях форма СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах» обязательна.

Кого указывать в сведениях по форме СЗВ-М

Представлять ежемесячную отчетность должны компании и ИП в отношении всех работников, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры. Также заполнить отчет следует на исполнителей по более специфичным договорам, их перечень дан в пункте 4 самой формы.

Вместе с тем к сотрудникам по договорам ГПХ закон предъявляет дополнительные требования. Представлять отчет в ПФР (СЗВ-М) надо только на тех физлиц, на выплаты которым по гражданско-правовому договору начисляются страховые взносы.

Например, если компания заключила договор аренды с физлицом, то выплаты по такому соглашению не облагаются взносами. Поэтому включать в форму СЗВ-М такого гражданина не надо (письмо ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581).

Чтобы разобраться, сдавать отчетность СЗВ-М или нет, исходите из следующего:

• какой именно договор вы заключили с «физиком»;
• действовал ли договор в отчетном месяце, даже если он был заключен на один день.

Куда сдавать сведения о застрахованных лицах

Куда сдавать СЗВ-М зависит от того, есть у компании самостоятельные подразделения или нет.

По общему правила сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М) надо отправить в отделение ПФР, где организация или ИП зарегистрированы в качестве страхователя.

Подразделение компании отчитывается в свое отделение фонда, если одновременно отвечает следующим критериям:

• имеет отдельный баланс и расчетный счет;
• само начисляет вознаграждения сотрудникам.

Если требования не соблюдены, либо подразделения находятся за рубежом, то сдайте общий отчет по месту головной организации.

Как заполнять СЗВ-М: бланк и образец заполнения сведений

Сведения о застрахованных лицах формируйте только по шаблону, который утвердило ПФР в постановлении от 01.02.2016 № 83н. Скачать бланк можно по ссылке ниже.

Форма отчета простая. Правила заполнения прописаны в самом бланке. В поле «Реквизиты страхователя» запишите свой ИНН и КПП, а также регистрационный номер, который присвоило отделение Пенсионного фонда.

В поле «Тип формы» укажите код:

• ИСХ – сдаете отчет впервые;
• ДОП – дополняете сведения, если забыли показать работников;
• ОТМН – сдаете данные на сотрудников, которых ошибочно включили в первичный отчет.

Затем внесите информацию в табличную часть отчетности. Впишите ФИО, ИНН и СНИЛС работников, которые трудились в отчетном месяце хотя бы один день. Но не учитывайте поголовно всех сотрудников. В отчет включите только тех, кто действительно застрахован.

Например, высококвалифицированных специалистов включать не надо, за них взносы компания не платит. Также не включайте в отчетность студентов-очников, которые получают деньги в студенческих отрядах. И не важно, какой договор заключили с ними.

Отметим, что с 1 апреля 2017 года используйте только обновленный формат отчетности. Он утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда от 07.12.2016 № 1077п. По старому формату, фонд уже не пропускает отчетность.

Как заполнить СЗВ-М: образец

Когда надо сдавать СЗВ-М в фонд

Крайний срок сдачи сведений о застрахованных лицах – 15-е число месяца, следующего за отчетным периодом (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Например, отчет за август предстоит сдать до 15 сентября.

Но бывают случаи, когда крайний день выпадет на выходной или праздник. Тогда СЗВ-М подайте на следующий рабочий день после праздника, либо выходного (письмо ПФР от 28.12.16 № 08-19/19045). Например, для сентябрьской отчетности крайний срок – 16 октября, так как 15-е число – воскресенье.

Что касательно региональных праздников, то тут ситуация неясная. Например, 15 августа – нерабочий день в Республике Тыва (ч. 5 ст. 1 закона от 12.02.99 № 149). Некоторые специалисты считают, что такие праздники продлевают срок сдачи. Но при условии, что региональные власти признали этот день нерабочим.

И все же рисковать не стоит. Перед сдачей сведений уточните в отделении фонда, какой график работы у них в этот день.

Как отправить отчет СЗВ-М в ПФР

Сдача СЗВ-М возможна двумя способами: на бумаге или электронно. Причем, если в штате у вас до 25 сотрудников, то способ вы праве выбрать сами.

А вот если штат больше 25 работников, то отправляйте отчетность в фонд только через интернет. После того, как сдадите отчетность, фонд направит протокол о приеме. В программе может высветиться «зеленая галочка». Это знак того, что отчет сдали в срок, но есть грубые ошибки, которые надо исправить.

Если отчет прошел, то в программе зеленным цветом будет написано «Документ принят!». В ином случае, фраза красная: «Документ не принят!» или «Документ принят частично!». Также в протоколе будут результаты первичной проверки (Инструкции, утв. приказом Минтруда России от 21.12.16 № 766н).

Как исправить ошибки в СЗВ-М

Контролеры оштрафуют компанию, если случайно забыли учесть кого-то из сотрудников. Штраф составляет 500 рублей за каждого из них. Чтобы не нарваться на штраф, проверяйте отчетность перед отправкой в ПФР.

Чаще всего компании допускают ошибки в личных реквизитах работников. Например, СНИЛС или ИНН. Но это поправимо. Главное исправить неточность за пять рабочих дней после того, как получили уведомление из фонда (п. 39 Инструкции, утв. приказом Минтруда России от 21.12.16 № 766н). О том, как поправить ошибки в отчетности, смотрите таблицу.

За что может оштрафовать ПФР

Пенсионный фонд может оштрафовать компанию дважды: если она сдала СЗВ-М позже срока и вдобавок допустили в отчете ошибки. За опоздание с отчетом контролеры штрафуют на 500 рублей за каждого застрахованного (ст. 17 закона № 27-ФЗ). Аналогичный штраф возможен и за ошибки в отчете.

Если компания, у которой штат более 25 работников, сдаст сведения на бумаге, то также возможен штраф – 1000 рублей.

С 2016 года работодатели должны ежемесячно сдавать отчётность в ПФР за работников по новой форме СЗВ-М (Федеральный закон от 29.12.2015 № 385-ФЗ). Этот вид отчётности предназначен для контроля за уплатой пенсии работающим пенсионерам. Но при этом форма сдаётся абсолютно по каждому работнику.

Сроки сдачи

Её необходимо сдавать ежемесячно не позднее 15 числа следующего месяца. Сроки сдачи за 2017 год выглядят следующим образом:

• Декабрь 2017 - С 1 по 15 января 2018
• Январь 2018 - С 1 по 15 февраля 2018
• Февраль 2018 - С 1 по 15 марта 2018
• Март 2018 - С 1 по 16 апреля 2018
• Апрель 2018 - С 1 по 15 мая 2018
• Май 2018 - С 1 по 15 июня 2018
• Июнь 2018 - С 1 по 16 июля 2018
• Июль 2018 - С 1 по 15 августа 2018
• Август 2018 - С 1 по 17 сентября 2018
• Сентябрь 2018 - С 1 по 15 октября 2018
• Октябрь 2018 - С 1 по 15 ноября 2018
• Ноябрь 2018 - С 1 по 17 декабря 2018
• Декабрь 2018 - С 1 по 15 января 2019

Штраф за не несдачу отчётности – 500 рублей (за каждого работника).

Штраф за предоставление недостоверных сведений – 500 рублей (1 документ).

Кто конкретно сдаёт эту форму? Эту отчётность сдают те, кто стоит на учёте в Пенсионном фонде в качестве работодателя. Работодателем организация (в том числе иностранная, работающая в РФ) или ИП становится, когда с физ. лицом заключён хотя бы один трудовой или гражданско-правовой договор (ГПХ). Немаловажно помнить, что:

1) Если сотрудник был принят на работу в последний день отчётного месяца – его тоже нужно включать в СЗВ-М.

2) Также в отчёт включаются те, кто находится в отпуске без содержания или по уходу за ребёнком при условии, что с этими лицами продолжает действовать заключённый ранее трудовой договор.

ВАЖНЫЙ МОМЕНТ: если есть работники, но зарплата за отчётный месяц никому не выплачивалась, форму СЗВ-М всё равно нужно подать. В разделе 4 самой формы (мелким шрифтом) указано, что в неё включаются сотрудники с которыми в отчётном месяце заключены, продолжают действовать или были прекращены:

• трудовые договоры; , предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Нулевая форма СЗВ-М

Для ИП: если нет работников, не было заключённых в отчётном месяце трудовых договоров (или ГПХ) – значит, ничего сдавать не надо, никаких «нулёвок».

Для организаций (юр. лица): Письмо ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856 позволяет не сдавать форму СЗВ-М на учредителя при наличии 2-х условий:

1) Организация не ведёт деятельность, а также не производятся какие-либо выплаты учредителю;

2) Учредитель исполняет функции руководителя, но при этом с ним не заключён трудовой договор или договор гражданско-правового характера;

То же самое касается председателя кооператива и товарищества (избран на должность общим собранием, трудовой или гражданско-правовой договор с ним не заключён).

Хотя надо сказать, некоторые сдают так называемую «нулевую» форму, т.е. без указания в таблице застрахованных лиц вообще. В каких-то регионах в таком виде принимают отчёт, а в иных просят всё же внести в него данные по учредителю(ям).

ВАЖНО: в Алтайском и Белгородском отделениях ФНС требуют обязательно сдавать нулевую отчётность.

В каком виде сдавать отчётность

Если по среднесписочной численности работников у вас числится:

1) 25 и менее работников – сдаём на бумаге (или можно по желанию в электронном формате).

2) Более 25 работников – строго в электронном виде с использованием электр. подписи.

Если нарушен этот порядок, и вы сдали в бумажном формате вместо электронного – штраф 200 руб.

Нет ИНН – что делать?

В соответствии с федеральным законом от 01.05.2016 № 136-ФЗ в форме СЗВ-М разрешается не указывать ИНН. В законе дана формулировка, что ИНН указывается «при наличии». Тут может быть 2 ситуации:

1) Работнику в принципе раньше не был присвоен ИНН. Тогда сдайте форму СЗВ-М без указания ИНН такого работника (оставьте графу пустой), никаких штрафов за это не будет. Сотрудник потом самостоятельно может получить ИНН в налоговой, если захочет. Однако налоговики советуют, чтобы в дальнейшем в отчёте СЗВ-М всё таки ИНН присутствовал по каждому работнику, т.к. с 2017 года контроль за страховыми взносами хотят переложить на плечи ФНС.

2) Работник не помнит свой ИНН. Узнать его можно на сайте налоговой nalog.ru, далее разделы «ВСЕ СЕРВИСЫ» - «УЗНАЙ ИНН», затем остаётся ввести паспортные данные сотрудника. Если таким способом ИНН не находится, значит, сотрудник его не получал.

Отсутствует СНИЛС

Лицо, впервые в жизни приступающее к работе, может не иметь СНИЛС. В этом случае у вас, как у работодателя, появляется обязанность оформить страховое свидетельство этому работнику в течение 2 недель с даты заключения договора (п. 9 «Инструкция…», утверждённая приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н).

Если к моменту заполнения формы СЗВ-М страховое свидетельство нового сотрудника ещё не получено, тогда данные этого работника включите в отчёт без указания СНИЛС. Но, т.к. в электронной форме данный документ с пустым СНИЛС не пройдёт, то необходимо написать письмо в ПФР с объяснением причин отсутствия СНИЛС. Лишь потом, когда будет «на руках» СНИЛС, заполните новый лист формы по этому сотруднику с пометкой «дополняющая» в графе «3. Тип формы».

Примечание : если у работника недавно сменилась фамилия, и он ещё не успел поменять СНИЛС, то форму СЗВ-М заполняйте по старым данным. Образец заполнения формы СЗВ-М Комментарии по заполнению

Код по ОКУД. В других документах это поле не заполняют. Но лучше уточнить в ФНС.

Код по ОКПО. Указан в письме из Росстата, полученном при регистрации. Также можно узнать на ОКПО.ru.

Раздел 1. Указываем реквизиты страхователя:

• Регистрационный номер в ПФР. Вы после регистрации должны были получить почтовым отправлением письмо, в котором этот номер написан. Также можно его можно узнать по ИНН, позвонив в налоговую.
• Краткое наименование. ООО «Фантик» или ИП Сергеев П.П.
• ИНН и КПП. Последний реквизит заполняют только организации (юрлица).

Раздел 2. Крестиком в окошке отмечаем отчетный период и календарный год.

Раздел 3. Крестиком в окошке указываем тип формы: исходная, дополняющая или отменяющая.

Раздел 4. Отражаются данные о работниках, получивших в отчетном периоде выплаты (в рамках трудовых, гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг). ФИО сотрудников можно указывать как по алфавиту, так и вразброс - это на ваше усмотрение.В конце ставится подпись руководителя с указанием должности, расшифровка подписи, дата подписания и печать (ИП ставят при наличии).

Если в сданной форме допущены ошибки

1) Если вы уже сдали отчёт и при этом вовремя заметили, что были допущены ошибки, нужно заполнить новый лист точно также (с ошибками), но в графе «3. Тип формы» указать «отменяющая». Вместе с этим листом заполнить ещё один новый, но уже правильно заполненный, и в графе Тип формы» указать «дополняющая».

2) Если кого-то из работников забыли внести в отчётность, тогда оформляете новый лист, включаете туда только «забытых» сотрудников, а в графе «3. Тип формы» указываете «дополняющая».

ВНИМАНИЕ: Пенсионным фондом была разработана программа для проверки отчётности в ПФР (в частности, формы СЗВ-М), представляемой в электронном виде. То есть до отправки формы в фонд её можно предварительно проверить на предмет ошибок.

Некоммерческие (НКО) и общественные организации без работников – сдавать ли СЗВ-М?

Если в НКО, общественных организациях отсутствуют лица, состоящие в трудовых отношениях, тогда нужно сдать отчёт СЗВ-М со сведениями по их руководителям (председателям). Данная позиция была выражена на сайте Пенсионного фонда:

Также подобный комментарий ФСС дал в своём Письме № 02-09-05/06-06-4615 от 14.03.2016, в ответе на вопрос №8. Речь там шла о председателе правления СНТ, вот отрывок:

«…В соответствии со статьей 17 ТК РФ трудовые отношения в результате избрания на должность возникают, если избрание на должность предполагает выполнение работником определенной трудовой функции.

Таким образом, поскольку статьей 23 Закона N 66-ФЗ на председателя правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения возложено выполнение определенных функций на этой выборной должности, то его деятельность можно отнести к трудовой деятельности физического лица.

В этой связи выплаты, начисленные председателю правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, в частности СНТ, за выполнение трудовых обязанностей, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке».

Надо ли выдавать форму на руки работнику

Пункт 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ обязывает при увольнении работников (или с прекращением гражданско-правового договора ) выдавать им на руки форму СЗВ-М, а также раздел 3 расчета по страховым взносам (данные их персонифицированного учета). Эти документы могут пригодиться сотруднику для подтверждения страхового стажа при назначении пенсии. Надо сказать, что за невыполнение данной обязанности никаких штрафов законом не предусмотрено, но всё же лучше этим не злоупотреблять.

Не надо выдавать работнику «полноценный» отчёт с данными по всем сотрудникам в компании, это нарушение закона «О персональных данных» (от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Выдаваемая форма должна содержать сведения только по увольняемому работнику. Отчёт выдаётся по всем месяцам, которые проработал у вас данный сотрудник, например, если он трудился 8 месяцев, то на руки должен получить 8 отчётов СЗВ-М по каждому месяцу.

Вышеупомянутый Закон также обязывает получить от увольняемого лица письменное подтверждение передачи ему сведений персонифицированного учета (форма СЗВ-М и раздел 3 из расчёта по страховым взносам). Подтверждение составляется в произвольной форме (скачать ):

Также можно завести «Журнал учета переданных сведений застрахованному лицу при увольнении» (тоже в произвольном формате).

Кто сдает СЗВ-М ? Этим вопросом задаются в большинстве своем новички, которые впервые сталкиваются с данной формой. Хотя и у тех, кто отчитывается уже не первый раз, в определенных ситуациях тоже может возникнуть подобный вопрос.

Кто должен сдавать СЗВ-М

СЗВ-М - это форма ежемесячной отчетности в ПФР, которая содержит персонифицированные сведения о застрахованных лицах и должна представляться всеми страхователями. Под застрахованными лицами подразумеваются граждане (не ИП), с которыми у страхователя действуют (п.2.2 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ (далее - Закон № 27-ФЗ)):

• трудовые договоры;
• договоры гражданско-правового характера (ГПХ);
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

А страхователями являются все работодатели (заказчики, лицензиаты по вышеуказанным договорам):

• организации (включая иностранные, осуществляющие деятельность в РФ) и их обособленные подразделения;
• индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, детективы и другие частнопрактикующие специалисты.

Обратите внимание!
Если ИП, адвокаты, частные нотариусы, оценщики, арбитражные управляющие и т. д. работают в одиночку без привлечения наемного труда, то СЗВ-М на себя они не сдают.

На кого подается СЗВ-М

Хотя на этот вопрос мы ответили в начале статьи, все-таки внесем больше конкретики. Рассмотрим несколько практических ситуаций.

Итак, сведения по форме СЗВ-М подаются на всех:

• работников, с которыми в отчетном периоде заключен / продолжает действовать / прекращен трудовой договор;
• физлиц, с которыми в отчетном периоде заключен / продолжает действовать / прекращен договор ГПХ на выполнение работ или оказание услуг (договор авторского заказа и пр.), при условии, что на вознаграждение по договору начисляются страховые взносы.

Но если…

Договор ГПХ заключен в последний рабочий день отчетного месяца

При этом работы по договору еще не выполнены (услуги не оказаны), оплата не производилась. Как , несмотря на все эти обстоятельства сведения об исполнителе должны быть отражены в СЗВ-М за тот месяц, в котором заключен договор.

Трудовой договор расторгнут в первый день отчетного месяца

То есть в отчетном периоде сотрудник проработал всего один день. Так как в месяце, за который подается СЗВ-М, имело место событие - трудовой договор был прекращен, значит информацию по уволенному сотруднику нужно включить в отчет.

Аналогичные выводы применимы и к ситуации, когда трудовой договор заключен в последний день отчетного месяца.

Работник находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет

Или в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3-х лет, или в отпуске по беременности и родам, или в отпуске за свой счет. Этот факт не прекращает трудовых отношений между работником и работодателем. Следовательно, данные по форме СЗВ-М подаются в том числе и на «отпускников».

Таким образом, чтобы решить вопрос о представлении ежемесячной отчетности в ПФР на застрахованное лицо нужно знать, действует ли с ним договор в отчетном периоде или нет.

К примеру, при осуществлении выплат «физику» вне рамок трудового договора или договора ГПХ (при выплате вознаграждения к праздничной дате бывшему сотруднику или выплате стипендии учащемуся и т. п.) персонифицированные сведения на него подавать не надо.

Также отчет СЗВ-М не подается на физлиц, которые являются:

• безработными гражданами, состоящими на учете в органах занятости;
• высококвалифицированными иностранными специалистами, временно пребывающими в РФ;
• сотрудниками силовых ведомств.

В соответствии с п.1 ст.7 Федерального закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ иностранцы - высококвалифицированные специалисты без статуса постоянно (без вида на жительство) и временно проживающих в РФ (без разрешения на временное проживание) застрахованными лицами не признаются. Поэтому в СЗВ-М сведения о них не включаются.

А вот иностранные работники и лица без гражданства независимо от своего правового статуса подлежат обязательному пенсионному страхованию. Значит при наличии таких сотрудников информация о них должна присутствовать в отчете.

Что касается военнослужащих, сотрудников органов МВД и ФСБ РФ, а также других силовых и правоохранительных ведомств, то на них обязательное пенсионное страхование не распространяется. Поэтому сведения по форме СЗВ-М не подаются. Однако это правило не распространяется на вольнонаемных работников, которые заключили с органами трудовой договор или договор ГПХ.

Нужно ли сдавать СЗВ-М, если…

Страхователь не ведет финансово-хозяйственную деятельность

Ответ на этот вопрос зависит от того, есть ли у страхователя действующие договоры с застрахованными лицами или нет. Если есть, то ежемесячная отчетность в ПФР на всех таких «физиков» представляется в общеустановленном порядке, если нет - то и сдавать ничего не надо (письмо ПФР 27.07.2016 г. № ЛЧ-08-19/10581). Это касается и учредителей организаций. Если учредитель выполняет руководящие функции и с ним заключен трудовой договор или договор ГПХ, то СЗВ-М на него сдается.

Кстати, если учредитель, в т. ч. единственный участник общества, фактически руководит компанией и получает за это зарплату (по расчетным документам), то даже при отсутствии оформленного с ним договора сведения о таком учредителе лучше включить в СЗВ-М.

Страхователь не производил начислений в пользу застрахованных лиц

Может случиться так, что в отчетном периоде страхователь не производил трудовых выплат работникам и вознаграждений исполнителям (к примеру, из-за тяжелого финансового положения). Несмотря на это СЗВ-М нужно подать на всех застрахованных лиц, с которыми действуют договора.

Сдают ли СЗВ-М крестьянские (фермерские) хозяйства (КФХ)

Чтобы ответить на этот вопрос нужно знать какая категория была присвоена хозяйству при регистрации в территориальных органах ПФР:

• 89 категория - если КФХ состоит из главы и членов;
• 96 категория - если зарегистрирован только глава КФХ;
• 24 категория - если КФХ использует труд наемных работников.

Главы крестьянских (фермерских) хозяйств 89 и 96 категории сведения по форме СЗВ-М не сдают ни на себя, ни на членов. Если же эти КФХ состоят на учете в ПФР по основанию, предусмотренному 24 категорией, то на всех наемных работников - застрахованных лиц нужно представить СЗВ-М.

Кто сдает СЗВ-М: кадры или бухгалтерия

Сразу скажем, что решает этот вопрос исключительно руководитель предприятия. Законодательство не возлагает обязанность по сдаче СЗВ-М на какое-то конкретное подразделение страхователя.

Представить отчет по форме СЗВ-М может как бухгалтерская, так кадровая служба. Поскольку подготовкой всей пенсионной отчетности, в частности РСВ-1, традиционно занимается бухгалтерия, поэтому СЗВ-М по инерции сдает тоже она. Ведь сведения, содержащиеся в этих двух отчетах, должны соответствовать друг другу. Хотя и у кадровых работников есть вся необходимая информация для заполнения СЗВ-М.

СЗВ-М: сколько экземпляров сдавать

Пунктом 2 Закона № 27-ФЗ предусмотрены 2 способа сдачи СЗВ-М:

1. бумажный;
2. электронный.

Первым способом могут воспользоваться страхователи численностью до 24 человек (включительно). Если застрахованных лиц больше, то СЗВ-М сдается только в электронном виде по ТКС.

Бумажный отчет можно отослать по почте или представить в территориальный орган ПФР лично. При этом лучше подготовить два его экземпляра: один - для фонда, второй - для себе. Так страхователь хотя бы будет знать, какие именно сведения содержит СЗВ-М (на случай обнаружения фондом ошибок).

Электронный отчет подается в единственном экземпляре.

СЗВ – это отчет, отражающий информацию обо всех наемных работниках, трудящихся по соглашениям трудового и гражданско-правового типа. Данная форма подлежит ежемесячной подаче в территориальное отделение ПФР на основании бланка, утвержденного Постановлением 83п от 01.02.16. В статье рассмотрим на примерах заполнение СЗВ-М, дадим образец с конкретными данными.

Кто заполняет отчет СЗВ-М

Сведения должны подавать ИП, организации, частнопрактикующие лица, у которых имеются работающие по:

• Трудовым соглашениям;
• Гражданско-правовым соглашениям;
• Иным видам договоров из п.2.2 ст.11 Закона о персонифицированном учете.

Также необходимо подавать информацию о тех лицах, с которыми подписаны или расторгнуты обозначенные выше соглашения в отчетном месяце. Если сотрудник хотя бы 1 день отработал в отчетном месяце, и является при этом застрахованным лицом, то сведения о нем нужно показать в СЗВ-М за этот месяц.

Сроки сдачи заполненного отчета СЗВ-М

Отчет носит ежемесячный характер, поэтому сдавать его нужно по завершению каждого месяца не позднее пятнадцатого дня следующего месяца. Выпавшее 15-тое число на выходной день подлежит переносу на рабочий день, идущий за 15-тым числом. Для страхователей доступна как электронная форма подачи, так и бумажная, если среднее число работающих лиц находится в пределах 24 человек, в противном случае обязательно сдавать СЗВ-М в электронном формате.

Электронно отчет подается через оператора по ТКС, заверенный УКЭП. Днем представления считается число, указанное в уведомлении от оператора о получении электронного документа.

Бумажную форму отчета можно традиционно принести в пенсионное отделение или отправить почтой. Однако первый способ предпочтительнее, так как документ быстрее дойдет до адресата и будет проверен ПФР. При передаче СЗВ-М через доверенное лицо необходимо прикладывать доверенность или иную бумагу, позволяющую выполнить данное действие.

Инструкция по заполнению формы СЗВ-М

Форма содержит 4 раздела, в каждом имеются пояснения по заполнению, которыми нужно руководствоваться при подготовке ежемесячного отчета. Порядок заполнения указан в таблице:

Заполнение СЗВ-М при увольнении работника

Аналогично нужно действовать и при приеме нового работника в отчетном месяце, сведения по нему также подлежат включению в четвертый раздел.

Образец СЗВ-М за декабрь 2016 г.

В компании ООО «Медведь» в декабре трудилось 8 человек, с 7-ю работниками подписан трудовой договор, с одним – гражданско-правовой. Двое из 8-ми работников уволились, даты расторжения договоров 09.12 и 22.12. Отчет нужно оформить таким образом:

Особенности подачи нулевой СЗВ-М

Нулевая СЗВ-М представляет собой отчет, в котором заполнены три первых раздела, но отсутствуют сведения в четвертом разделе. Нужно ли его сдавать? СЗВ-М – это сведения о работающих лицах, подается в ПФР, чтобы показать персональные данные о застрахованных сотрудниках. Если таких лиц нет, то и смысл формирования СЗВ-М теряется.

Вопрос о необходимости подачи нулевого отчета может возникнуть в случае, когда компания не подписывала договора трудового или гражданско-правового типа ни с кем. То есть фирма имеет учредителя, но не имеет работников, при этом с учредителем договор также не заключался. Также такая ситуация возможно у ИП, когда гражданин как предприниматель зарегистрировался, но работников не нанимал. Нужно ли подавать в подобных случаях нулевую СЗВ-М с незаполненным четвертым разделом?

Ошибки при подготовке СЗВ-М

При формировании СЗВ-М наиболее часто допускаются следующие ошибки:

• В отчет включены сведения по работникам, уволенным в предшествующем периоде;
• В отчете не показаны данные о лицах, оформленных на работу в отчетном месяце;
• В форму не включены работники, находящиеся в отчетном месяце в одном из видов отпуска (основной, без зарплаты, декретный или иной) или на больничном.

Пример 1. С сотрудником А.А. Кротовым расторгнут трудовой договор в ноябре 2016г. При подготовке СЗВ-М за декабрь 2016г. данный работник ошибочно внесен в список застрахованных лиц. Что делать?

Страхователю следует еще раз составить СЗВ-М, в разд. 3 поставить код «отмн», в разделе 4 привести правильный список лиц, из которого будет исключен уволенный ранее сотрудник. Таким образом, ранее поданный документ с типом «исхд» с ошибочно указанными данными ПФР отменит, а новый отчет с типом «отмн» примет к учету.

Пример 2. Сотрудник А.А. Енотов оформлен в штат на работу в декабре 2016г., но в СЗВ-М за декабрь сведения о нем не показаны в разд. 4. Как исправить ошибку?

Страхователю следует сформировать еще одну форму СЗВ-М, дополняющую исходную, в разд. 3 поставить код «доп», а в раздел 4 включить только данные о принятом работнике, которого не учли в исходном отчете. Включать в дополняющую форму отчета ранее указанные в исходном отчете сведения не нужно.

Если работник весь отчетный месяц проболел, находился в трудовом или ином виде отпуска, его все равно следует показать в отчете. Если ошибочно данные лица не показаны в списке разд.4, то ошибку нужно исправлять в том порядке, который приведен в примере 2.

Ст.17 Закона 27-ФЗ, устанавливающая ответственность для страхователей, гласит, что за каждого застрахованного, по которому передана ошибочная или неполная информация, компания работодатель обязана платить штраф 500 руб. При этом данная статья не содержит точных сроков, в пределах которых допускается подача отменяющей или дополняющей СЗВ-М без взимания штрафов. Однако говорится, что страхователь должен исправить выявленную ПФР ошибку не позже 5-ти дней с даты получения уведомительной бумаги из фонда.

Что делать, если работодателю не хватает сведений о работниках для заполнения СЗВ-М? Например, работник не предоставил свидетельство, в котором прописан ИНН, или не предоставил пенсионное свидетельство с номером СНИЛС. Если у страхователя не хватает ИНН для заполнения сведений, то штрафных санкций для организации, подавшей СЗВ-М без ИНН не последует. В самом отчете в графе для указания ИНН даются пояснения, что данный реквизит не относится к обязательным.

При этом графа СНИЛС является обязательной, в отношении каждого указанного в таблице застрахованного сотрудника нужно внести персональный номер его пенсионного свидетельства. Если такового у работника нет, задача работодателя – как можно быстрее узнать СНИЛС. Для этого работнику следует обратиться с документами в ПФР. Процесс подготовки СНИЛС может занимать до 5 недель, поэтому вопрос о заполнении СЗВ-М в подобной ситуации лучше уточнить в ПФР, перед которым отчитывается страхователь. Возможно, можно изготовить свидетельство за более короткий период, или же подать своевременно исходный СЗВ-М без СНИЛС, после чего направить дополняющий СЗВ-М с указанием полученного работником номера пенсионного свидетельства.