Отправить эту статью на мою почту

Каждый сотрудник организации имеет право на получение временного освобождения от работы с гарантией сохранения своего места работы и заработной платы. Это право гарантируется законодательством и называется отпуском. Целью отпуска, как правило, является предоставление свободного времени для отдыха и восстановления работоспособности работников компании.

Количество дней отпуска зависит от множества факторов: стаж, место работы, условия договора и т.п. Согласно законодательству количество оплачиваемых дней отпуска за год должно быть не менее 28 календарных дней. Контролировать правильность начисления отпуска и своевременность его предоставления должен работодатель или назначенное им ответственное лицо, в крупных компаниях для этого существуют отделы по работе с кадрами. Соответственно автоматизированная учетная система, в которой ведется кадровый учет, и расчет заработной платы так же содержит данные необходимые для правильно начисления отпусков сотрудникам предприятия.

В этой статье мы рассмотрим, как получить информацию об остатках отпусков в 1C ЗУП редакции 3.1.

Для регистрации в системе права сотрудников на получения дней отдыха

Получить данные о количестве дней отпуска, которые полагаются сотруднику на текущий момент можно несколькими способами:

Из карточки сотрудника.

Из документа Отпуск

Из отчетов.

Обратите внимание, все объекты системы, о которых в дальнейшем будет идти речь, находятся в разделе Кадры. В этой статье мы будем рассматривать только печатные формы и отчеты. С их помощью вы можете получить обобщенные данные об отпусках, но не внести исправления, они отобразят итоговые результаты операций, отраженных в базе данных. Списание и начисление выходных дней выполняется с помощью соответствующих кадровых документов, таких как Приемы на работу, Кадровые перевод, Отпуска и т.п.

Если у вас есть вопросы по теме, как сформировать остатки отпуска в 1С ЗУП, задайте их в комментариях под статьей, наши специалисты постараются ответить на них.

Первый способ вывода данных об остатках отпусков в 1с ЗУП это формирование печатной формы из карточки сотрудника (как из открытой карточки, так и из списка). Выполняется по команде Печать и выборе в предлагаемом перечне форм Справки по отпускам сотрудника.

Данная справка содержит информацию только об одном сотруднике. Но так же можете вывести ее по нескольким лицам, выделив их в справочнике и нажав Печать.

Данная форма содержит следующие сведения:

Место работы сотрудника (организация, подразделение);

Занимаемую должность;

Кадровые документы, согласно которым происходит регистрация права на отпуск и списание дней отпуска с разбивкой на виды отпусков. Увеличение и уменьшений отпускных дней отображается с соответствующими знаками: + и -.

Остатки отпусков так же с детализацией до видов отпусков.

Если в системе зафиксирован перерасход отпуска, т.е. сотрудник отгулял его авансом, то в печатной форме итоговые данные будут отображены со знаком минус и выведены красным шрифтом.

Второй способ получения печатной формы Справка по отпускам сотрудника это ее вывод по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? из документа Отпуск.

Способ третий заключается в формировании отчетов. Открываются они по ссылке Кадровые отчеты.

Справка об остатках. В целом отчет схож с ранее рассматриваемой печатной формой, данные представлены в том же виде, но формируется он на произвольную дату и для просмотра сведений обо всех сотрудников придется воспользоваться колесом прокрутки. В этом отчете сотрудники идут друг за другом в алфавитном порядке без дополнительных группировок. Несмотря на то, что в шапке отборов по умолчанию доступен выбор только одного сотрудника, можно сформировать отчет по нескольким сотрудникам. Для этого предназначено окно настроек. Нажимаем кнопку Настройки, выбираем вариант Расширенный и в строке отбора Сотрудник ставим Условие В списке, а затем уже подбираем список интересующих лиц.

Что примечательно, только в этом отчете вы сможете просмотреть документы, с помощью которых были зафиксированы изменения в количестве отпускных дней, а так же при необходимости перейти к документу-регистратору и если требуется отредактировать в нем данные, достаточно дважды кликнуть в строке с нужным документом.

Отчет так же можно распечатать, для этого предназначена команда Печать, которая расположена в перечне команд находящихся в меню Еще.

Еще два отчета, с помощью которых можно получит данные об остатках отпусков в 1С ЗУП сотрудников на определенную дату с детализацией видам отпусков отчетов Остатки отпусков и Остатки отпусков (кратко). В отличие от выше рассматриваемого отчета, в этих отчетах сотрудники сгруппированы по организациям и подразделениям, а так же в них можно получить суммовые показатели о количестве дней причитающегося отдыха. Для удобства просмотра суммовых показателей можно использовать группировку данных. Доступные действия (Свернуть все группировки, Развернуть все группы, а так же отобразить различные Уровни группировок) можно выбрать, открыв контекстное меню, щелкнув мышью в левой части экрана.

Здесь так же есть отборы, выведенные по умолчанию и подлежащие редактированию в окне настроек. Печать осуществляется по команде Печать в меню Еще.

В данной статье рассматривается процесс актуализации информации об остатках отпусков в программе в том случае, если с момента приема работники использовали свои отпуска, но в программе эти факты не отражены должным образом. В первой части рассматривается механизм расчета остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника, если не вводились остатки. Во второй части рассматривается процесс ввода остатков отпусков прошлых лет и расчет остатков на текущую дату с учетом введенных остатков. В третьей части рассматривается отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.

Остатки отпусков открываются из Рабочего стола, закладка «Кадровый учет», кнопка «Остатки отпусков»

Рассмотрим остатки отпусков сотрудника «Шорин Виктор Андреевич», дата приема на работу – 01.06.2009, рабочий год – с 01.06 по 31.05, текущий остаток отпуска – 173 дня:

Остаток отпуска нигде в программе не хранится, а рассчитывается в момент открытия этой формы.

Данными для расчета остатка отпуска для сотрудника являются:

1. Количество дней отпуска в год

2. Данные ручного редактирования остатков отпусков прошлых лет

3. Дата приема сотрудника на работу

4. Текущая дата (или дата, указанная в поле «Дата остатка отпусков»)

Принцип расчета остатков для выделенного сотрудника отображается в разделе «Остатки отпусков прошлых лет» и меняется в зависимости от введенных данных.

Часть 1. Расчет остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника.

В нашем примере по сотруднику «Шорин» видим остаток 173 дня и принцип расчета остатка – рассчитывать, начиная с даты приема. Это значит, что программа определила количество дней отпуска в год (28 дней, по умолчанию), количество отработанных месяцев (с 01.06.2009 по текущую дату (23.07.2015) =6 лет и 2 месяца = 74 месяца; месяц считается отработанным, если в нем отработано 12 рабочих дней) и вычислила остаток по формуле:

ОстатокОтпуска = КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12

Для сотрудника «Шорин» остаток получился 172,6666666666667. Это число округляется всегда в большую сторону до 173.

Количество дней отпуска в год определяется в карточке должности сотрудника, либо задается индивидуально для сотрудника в «Остатках отпусков» по кнопке «Изменить количество дней отпуска в год»

В этой части мы выяснили, как рассчитывается остаток отпуска, начиная с даты приема. Теперь разберемся с вводом остатков отпуска.

Часть 2. Ввод остатков отпусков.

Форма ввода остатков открывается из «Остатков отпусков» по кнопке «Редактировать остаток отпуска»

В подсказке видим, что когда остатки введены, то программа будет рассчитывать остатки для всех рабочих лет, следующих за последним рабочим годом, на который заполнены остатки.

Есть 2 способа ввода остатков: простой и детальный.

Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован полностью. Т.е. вводится только остаток на последний день последнего рабочего года (в нашем примере с «Шориным» это будет 31.05.2015).

Предположим, остаток равен 14 дням. Тогда на форме указывается дата и количество дней, затем кнопка «Ок». Нажимать кнопку «Рассчитать» не нужно (если нажали – то придется повторить ввод остатков).

В результате появляется новая строка в «Остатках отпусков прошлых лет»:

А также меняется текущий остаток: теперь он равен 19 дням. Это число получается в результате следующего расчета:

Остаток = КоличествоДней + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;

КоличествоДней – это введенное нами число остатка на 31.05.2015.

ОтработаноМесяцев – начиная с даты ввода остатов по текущую дату (у нас - с 31.05.2015 по 23.07.2015).

КоличествоДнейОтпускаВГод – заданное для должности или для сотрудника (у нас – 28 дней).

У нас остаток равен 18,66666666666667. На форме он округлен до 19.

Рассмотрим детальный способ ввода остатков.

Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован не полностью. Т.е. вводится остаток по каждому рабочему году.

Предположим, что наш сотрудник «Шорин» с начала работы отгулял свой отпуск не полностью, а именно: за каждый рабочий год использовано 23 из 28 дней отпуска. Т.е. остаток на конец каждого года равен 5 дням. Заполним форму:

В результате этих действий программа суммирует остатки прошлых лет и рассчитывает текущий остаток по формуле:

Остаток = СуммаОстатковПрошлыхЛет + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;

В нашем случае остаток равен 5+5+5+5+5+5+28*2/12 = 34,66666666666667, округленно 35.

Итак, в этой части мы рассмотрели простой и детальный способы ввода остатков отпусков. В рассматриваемом примере с момента окончания последнего рабочего года (31.05.2015) и до текущей даты (23.07.2015) сотрудник не ходил в отпуск. Если это событие имело место в вашей компании, то такой факт нужно отразить в программе.

Часть 3. Отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.

Но мы рекомендуем для отражения отпуска за текущий рабочий год не использовать документ «Корректировка записей регистров», а пользоваться обычным отпуском. Проверьте в настройках параметров учета каким способом списываются фактические отпуска. Это может быть либо кадровый приказ «Отпуск организации», либо расчетный документ «Начисление отпуска»:

В нашем примере остатки уменьшаются кадровыми приказами.

Предположим, что сотрудник «Шорин» в текущем году (с 31.05.2015 по текущую дату (23.07.2015)) уже успел сходить в отпуск на 14 дней, а в программе это никак не отражено. Т.е. в остатках отпусков должен быть остаток не 35, а 21 день.

Для этого создаем документ «Отпуск организации» из меню «Кадровый учет» - «Отпуска». Заполняем, как показано на картинке.

После проведения документа смотрим остатки отпусков:

Получается 21 день, что соответствует действительному остатку отпуска на текущую дату с учетом остатков прошлых лет и использованного отпуска в текущем рабочем году.

Остатки отпусков в 1С ЗУП

Каждый сотрудник любой организации на территории Российской Федерации согласно законодательству имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Кроме того, в некоторых случаях, у сотрудника организации может быть дополнительный отпуск, к примеру, из-за не нормируемого рабочего дня. Также сотрудник может воспользоваться правом не ходить в отпуск, а компенсировать его в денежном эквиваленте, либо использовать его частично. Вследствие последнего, возникают остатки отпусков, которые необходимо учитывать, чему и будет посвящена данная статья. В случае не предоставления отпуска более двух лет на предприятие может быть наложен штраф. Первым делом в программе необходимо проверить соответствующие настройки. Для этого перейдем в раздел “Настройки” и выберем пункт “Настройки зарплаты”. По ссылке “Настройка состава начислений и удержаний” и в ней перейдем в раздел “Отпуска”.

Мы рады представить Вам видео-версию этой статьи:

В данном окне есть возможность установить какие отпуска будут учитываться в программе. Далее вернемся в раздел “Настройки” и выберем пункт “Виды отпусков”. Здесь будут перечислены все виды отпусков, которые есть в программе. При необходимости мы можем добавить новый вид отпуска по кнопке “Создать” в шапке.

Откроется форма, в которой необходимо указать наименование вида отпуска, в нашем примере он будет являться ежегодным и предоставляться постоянно 5 дней в год. В программе расчет дней отпуска ведется автоматически, после того как сотрудник принят на работу. Для этого оформляется документ “Прием на работу”.

В поле “Дата приема” указывается с какого числа будет рассчитываться отпуск и также в правой части документа указано какие виды отпуска есть у этого сотрудника.

Для отражения корректировки остатков отпусков необходимо перейти в раздел “Кадры” и выбрать пункт “Работа с кадрами”. Далее создать документ “Ввод остатков отпусков”.

Далее заполняем созданный документ. Указываем организацию и сотрудника, дату ввода остатков. В верхнюю табличную часть добавляем виды отпусков, а в нижней указываем рабочий период и остаток количества дней каждого отпуска, если их несколько. После, чего в верхней табличной части поле “Остаток” заполнится автоматически.

Помимо этого, возможны случаи, если организация только перешла на систему учета 1С, но при этом у работника уже имеются остатки отпусков. Чтобы внести информацию об остатках необходимо выбрать раздел “Главное” и в нем выбрать пункт “Данные на начало эксплуатации”. После чего создать документ “Начальная штатная расстановка”. И заполнить остатки аналогично как в документе “Ввод остатков отпусков”.

Также при создании документа “Отпуск” можно посмотреть количество оставшегося отпуска. Для этого достаточно перейти по ссылке “Как сотрудник использовал отпуск”.

После чего будет сформирован печатный документ с информацией по остаткам дней отпуска.

В программе имеется специальный отчет, который также позволяет посмотреть остатки отпусков сотрудников. Для этого необходимо перейти в раздел “Кадры” и выбрать пункт “Кадровые отчеты”.

Сформируем отчет “Остаток отпусков” по всем организация и сотрудникам.

Данные инструменты позволяют вносить, корректировать и отслеживать остатки отпусков сотрудников.

Если у Вас остались вопросы по расчету остатков отпусков в 1С 8.3 ЗУП, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.

Как откорректировать остатки отпусков .

Заходим в программу 1С «Зарплата и Управление Персоналом», рабочий стол Бухгалтера. На рабочем столе выбираем закладку «Кадровый учет» /«Остатки отпусков».

В открывшемся диалоговом окне видим список сотрудников на конкретную дату и информацию о них: наименование, должность, подразделение, вид договора, …, остаток отпуска. Выбираем сотрудника, для которого необходимо ввести остаток неиспользуемого отпуска или откорректировать его. Выбираем инструмент «Редактировать остаток отпуска».

Откорректировать остатки отпусков можно двумя способами:

1.Простой ввод остатков,

2. Детальный ввод остатков.

1. Простой ввод остатков.

Вводится дата (на которую вводятся остатки. С даты, следующей после даты остатков, начнется новый рабочий год) и общее число дней. Нажимаем «ОК».

2. Детальный ввод остатков.

Вводится дата (на которую вводятся остатки. С даты, следующей после даты остатков, начнется новый рабочий год). Нажимаем «Детальный ввод остатков» и открывается табличное поле детального ввода остатков. Нажимаем «Добавить», выбираем вид ежегодного отпуска, вводим периоды работы: года работы, за которые предоставляется отпуск и количество дней отпуска. Нажимаем «ОК».

Количество дней отпуска изменилось, теперь можно делать отчеты, начисление отпуска и рассчитывать компенсации отпуска при увольнении.

Если в процессе эксплуатации механизма 1С, медленнее проводятся документы или формируются отчеты по отпускам, заполнение справочника поможет решить эту проблему. Программа будет рассчитывать остатки каждого сотрудника не с даты приема на работу, а только для тех рабочих лет, для которых нет записей в справочнике остатков.

Кнопка "Рассчитать" в форме редактирования остатков по сотруднику, позволяет рассчитать остатки автоматически с даты приема сотрудника на работу, используя данные о фактических отпусках, введенных в программу и проигнорировав все остатки, введенные вручную.

Этим механизмом можно воспользоваться, если необходимо откорректировать остатки отпусков, если они неправильно перенеслись при переходе с 1С7.7 в 1С8 и заметили ошибку несколько лет спустя.

Так же этим механизмом можно воспользоваться, в ситуации, если работник уходил в отпуск по беременности и родам, потом - в отпуск по уходу за ребенком до трех лет и его рабочий год необходимо внести изменения. Если по каким- либо причинам это не делается автоматически.

В ст.121 ТК РФ содержится перечень времени, включаемого и не включаемого в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Согласно указанной статье время отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается (ч.2 ст. 121 ТК РФ). Следовательно, окончание рабочего года смещается на количество дней такого отпуска работника.

Как изменить количество дней отпуска в год с определенной даты.

Трудовым Кодексом РФ для некоторых категорий работников в дополнение к основному ежегодному отпуску установлено предоставление дополнительного оплачиваемого отпуска.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск - это время отдыха, которое предоставляется сотруднику помимо ежегодного основного отпуска.

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются, в частности (ч.1 ст. 116 ТК РФ):

Работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ);

Работникам с особым характером работы (ст. 118 ТК РФ);

Работникам с ненормированным рабочим днем - не менее трех рабочих дней;

Работникам, работающим в районах Крайнего Севера (в том числе по совместительству), - 24 календарных дня, а лицам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера (в том числе по совместительству), - 16 календарных дней (ст. 321 ТК РФ, Обзор Верховного Суда Российской Федерации практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях);

Судьям - от пяти до 15 рабочих дней (п.2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 N 3132-1);

Муниципальным служащим - не более 15 календарных дней (п. 4 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ);

Прокурорским работникам - от пяти до 15 календарных дней (п. 1 ст. 41.4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1);

Сотрудникам Следственного комитета - от пяти до 15 календарных дней (п. 3 ст. 25 Федерального закона от 28.12.2010 N 403-ФЗ);

Гражданским служащим - один календарный день за каждый год гражданской службы (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ);

Работникам профессиональных аварийно-спасательных служб - не более 15 суток из расчета один день отпуска за 24 часа работ (п.6 ст. 28 Федерального закона от 22.08.1995 N 151-ФЗ);

Таможенным служащим - от пяти до 15 календарных дней (ст. 39 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ);

Гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне, - 14 календарных дней (п. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ);

Гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, - 14 календарных дней (п.5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1);

Работникам представительств Российской Федерации за границей - не менее трех календарных дней. Условием предоставления такого отпуска является работа в определенных странах (постановление Правительства РФ от 21.04.2010 N 258). Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска этих работников зависит от страны, в которой они работают (приложение к Приказу МИД России от 08.08.2011 N 14299);

Работникам федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы - от 3 до 15 календарных дней (Приказ МЧС России от 03.06.2011 N 285).

В конфигурации "1С: Зарплата и Управление Персоналом" реализована возможность создавать дополнительные и отпуска и предоставлять их работникам.

Описание видов дополнительных от пусков производится в справочнике «Виды ежегодных отпусков». Создается новый вид отпуска. В карточке элемента справочника производится настройка вида отпуска. Проставляется способ расчета остатка отпуска, проставляется опция предоставление отпуска сотрудникам и указывается количество дней в год. К примеру, если дополнительный отпуска предоставляются только работникам определенной должности, то галочка «Предоставлять отпуск всем сотрудникам» не проставляется. Чтобы назначить дополнительный отпуск, необходимо перейти в справочник «Должности». Открыть карточку элемента справочника «Должности», перейти на вкладку «Ежегодные отпуска» добавить дополнительный отпуск и проставить количество дней. Теперь сотрудники, принятые на данную должность, будут получать дополнительный отпуск каждый год.

Для начисления дополнительного отпуска заходим в основные начисления организации и создаем новый вид расчета.

1. Указывается Наименование вида расчета, последовательность расчета — «Первичное», т.е. результат данного начисления не зависит от других начислений, Способ расчета устанавливается в положение «Регламентированный». Способ расчета выбирается в зависимости от того, предоставляется ли дополнительный отпуск в календарных или рабочих днях, указывается способ расчета «По среднему заработку для отпуска по календарным дням» либо «По среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней». Формулу расчета в этом случае вручную описывать не надо. Если коллективным договором не предусмотрено иное, то переключатель выбора расчетного периода для определения среднего заработка устанавливается в положение «Стандартно», согласно трудовому законодательству. «Стандартный» расчетный период для определения заработка, сохраняемого на период дополнительных отпусков, составляет 12 календарных месяцев, предшествующих началу события.

2. На закладке «Время» переключатель «Вид времени» устанавливается в положение «Неотработанные полные смены, а также командировки». Выбирается вид времени по классификатору использования рабочего времени (для отображения нашего отпуска в табеле учета рабочего времени Т-13): «Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск». Проверяется, как будет выглядеть буквенное обозначение дополнительного отпуска в табеле. Для этого после выбора вида времени из классификатора открывается для просмотра настройки этого вида времени при помощи кнопки «Открыть» (лупа справа от реквизита). Буквенное обозначение в табеле «ОД».

3. На закладке «Использование» указывается, что начисление «Не является пособием по социальному страхованию», настраивается порядок учета периодов начисления для расчета остатка неиспользованных отпусков. Если организация ведет учет использования дополнительного отпуска в разрезе рабочих лет, то в справочнике Виды ежегодных отпусков описывается соответствующий вид отпуска, например, Дополнительный ежегодный отпуск, в форме вида расчета для начисления дополнительного отпуска переключатель Ежегодные отпуска устанавливается в положение «Является отпуском» и выбирается вид отпуска из справочника «Виды ежегодных отпусков». Количество дней ежегодного дополнительного отпуска, положенное по должности работника указывается в справочнике «Должности организаций» на закладке Ежегодные отпуска. порядок отражения периодов начисления в форме персонифицированного учета СЗВ-6: в общем случае указывается, что период нахождения в ежегодном дополнительном отпуске Включается в стаж для досрочного назначения пенсии.

4. На закладке «Бухучет и ЕНВД» настраиваются особенности отражения начисления в регламентированном учете.

5. На закладке «Налоги» производится настройка налогообложения начисления.

6. На закладке «Взносы» настраивается порядок обложения начисления страховыми взносами.

7. На закладке «Прочее» указываются виды расчета, которые будут вытеснять этот вид расчета, если период их действия будет совпадать.

Новый вид расчета удобнее создать копированием предопределенного вида расчета Оплата отпуска по календарным дням (или Оплата отпуска по шестидневке).

Теперь рассмотрим более детально механизм изменения количества дней отпуска в год с определенной даты.

В программе предусмотрено два места, где можно указать количество дней отпуска:

1. Справочник «Сотрудники»,
2. Справочник «Должности».

1. Справочник «Сотрудники»

На закладке «Кадровый учет» /«Остатки отпусков».

В этом случае дополнительный отпуск будет учитываться с даты приема сотрудника.

2. Справочник «Должности».

В этом случае с даты перехода на данную должность.

Необходимо сделать так:

А. Указываем продолжительность отпуска непосредственно для сотрудника. Дополнительные дни начнут учитываться с даты приема.

Б. Теперь «сдвигаем» дату начала действия дополнительного отпуска.

В карточке сотрудника или в справочнике «Остатки отпусков» нажимаем «Изменить остатки отпусков».

Затем переходим на закладку «Детальный ввод остатков». Удаляем лишние виды отпусков. Вместо периода работы указываем дату, с которой должны начать учитываться дополнительные дни к отпуску. Количество дней указываем равными нулю. В данном примере дополнительный ежегодный отпуск для сотрудника будет учитываться с 10 декабря 2013 года.

У сотрудников всех компаний на территории РФ есть право получить оплачиваемый отпуск, поскольку это предусмотрено ТК. В ряде случаев сотрудники могут получать и дополнительные оплачиваемые отпуска (также по ТК). При этом сотрудники могут отпусками не воспользоваться вовсе, или использовать не целиком. Оставшиеся дни всех видов отпусков становятся «остатками» и здесь возникает актуальная задача по их контролю и отслеживанию. В 1С:ЗУП 3.1 имеются инструменты для учета как основных отпусков, так и дополнительных, в полном соответствии с рамками действующего законодательства.

Право на отпуск (основной и дополнительные отпуска) в рассматриваемой конфигурации оформляется сразу во время приема на работу через «Прием на работу» по ссылке «Редактировать».

Работа с отпусками в 1С:ЗУП начинается с их настройки в функциональном разделе «Настройка»-«Расчет зарплаты»-«Настройка состава начислений и удержаний». В последней диалоговой форме на странице «Отпуска» настраиваются выплаты, связанные с этим.

На этой же странице отражены возможности регистрировать:

• Учебные отпуска;
• Допотпуска гражданам, подвергнутым воздействию радиации на ЧАЭС;
• Отпуска без возмещений, в т.ч. внутрисменные.

• Основной;
• Допотпуск по учебе (оплачиваемый/неоплачиваемый);
• Без возмещения (часть 1 статьи 128 ТК РФ);
• Без возмещения (часть 2 той же статьи);
• За вредность;
• На период санаторно-курортного лечения (за счет ФСС);
• Северный.

*Отпуск №1 в перечне будет всегда, а все остальные – в зависимости от установок.

Например, сотрудникам фирмы дают допотпуск за ненормированный рабочий день в размере 3 дней, поэтому его необходимо добавить как новый в перечень видов (Рис.1):

• Нажимаем на «Создать»;
• Появляется окно «Вид отпуска – создание»;
• Заполняем поля:
  1. Наименование – указываем в том виде, в котором оно будет отображаться в нашем перечне. Вводим: «За ненормированный рабочий день»;
  2. Наименование для печати – название предоставляемого отпуска для печатной формы приказа на отпуск: «Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день»;
  3. Поскольку наш допотпуск предоставляется ежегодно, то активируем флажок «Отпуск является ежегодным»;
  4. Поскольку наш допотпуск предоставляется всем работникам, включаем соответствующий флажок;
  5. Флажок «Отпуск без оплаты» не активируем;
  6. Выбираем «Предоставляется в календарных днях» (в противном случае – «Предоставляется в рабочих днях»).
• Далее выбираем режим и задаем количество дней отпуска. Возможные значения режима предоставления отпуска: постоянно заданное количество дней, или зависит от рабочего места, или от стажа. Если выбрана зависимость от стажа, то указывается вид стажа и зависимость длительности отпуска от стажа по ссылке «Настроить». Для нашего примера выбираем: Количество дней в год – 3, постоянно.

Рис.1

Жмем «Записать и закрыть».

Рис.2

Чтобы посмотреть остаток отпуска в 1С ЗУП надо использовать отчеты «Остатки отпусков» или «Остатки отпусков (кратко)». Они доступны по ссылке «Кадровые отчеты» в функциональной области «Кадры» и отражают актуальные данные на дату отчета:

• Подразделение;
• Сотрудник;
• Должность;
• Вид отпуска, назначенный сотруднику;
• Количество дней отпуска;
• Остаток дней отпуска на дату отчета.

Рис.3

В этих отчетах используются параметры отбора:

• По организации (если в ЗУПе ведут учет нескольких фирм сразу);
• По подразделению (если параметр не задан, в отчет попадает информация по всем отделам фирмы, выбранной или текущей);
• По сотруднику (если не установлен, в отчет попадает информация по всем работникам фирмы, выбранной или текущей).

При оформлении отпуска также доступна информация об остатках в одноименном документе по нажатию на ссылку «Как сотрудник использовал отпуск»:

• Когда сотрудник был принят на работу;
• Об использованных отпусках с момента выхода на работу;
• Информация о накоплении отпускных дней на дату отпуска в разрезе всех (основной, дополнительные) отпусков, на которые человек имеет право.

Рис.4

Такую же информацию можно найти в отчете «Остатки отпусков» («Зарплата»-«Кадровые отчеты»-«Справка об остатках отпусков»).

Если кадровой программой начинают пользоваться в уже работающей фирме, то на момент начала работы надо реализовать ввод остатков отпусков в 1С ЗУП. Остатки и накопленные дни вносят через «Начальную штатную расстановку», той условной датой, когда программа была внедрена. Для этого нужно щелкнуть мышкой по ссылке в колонке «Отпуска». Откроется окно «Информация по отпускам для сотрудника». В поле «На дату» вводится информация о дате, на которую регистрируются сведения о правах на отпуск и остатках (по умолчанию – дата документа).

В табличной части «Права на отпуск» заполняют продолжительность основного и всех дополнительных отпусков. Здесь же колонка «Остаток» рассчитывается автоматом по информации об остатках отпусков из табличной части «Остатки отпусков по рабочим годам». Если дата окончания рабочего года больше даты, на которую вводится информация об остатке отпусков (дату начальной штатной расстановки), то в «Остатки» вносят число дней отпуска, накопленного работником на момент активации начальной штатной расстановки.

В колонке «Комментарий» можно добавить любой текст:

• В колонку «Дней отсутствия» записываем дни, сдвигающие рабочий год;
• В табличной части «Остатки отпусков по рабочим годам» вносим остатки в разрезе годов (Рис.5);
• В колонке «Вид ежегодного отпуска» выбираем вид из справочника «Виды отпусков»;
• В колонках «Рабочий год начало», «Рабочий год окончание» указываем годы, за которые сохранились остатки.

*Важно, что здесь мы выбираем только те года, по которым есть остатки, а те, по которым нет, соответственно, не трогаем.

Рис.5

Если работнику был оплачен отпуск, право на который он еще не получил, то удержать без согласия работника можно сумму, не превышающую 20% заработка за месяц. А в некоторых случаях такие удержания совсем не допускаются, например, при несогласии работника продолжать работу, поскольку со стороны фирмы были внесены существенные изменения в трудовой договор, или компания переехала, с чем повторяем, работник не согласен.

Если в организации допускается корректировка графика отпусков после его утверждения, то также нужно проводить контроль остатков, поскольку такой график обязателен как для работника, так и для работодателя. Бывает, что компания может отозвать своего сотрудника из отпуска по неким уважительным причинам, или отпуск в подобных условиях откладывается. Компания будет обязана предоставить неистраченные дни. Контроль остатков отпусков нужен еще и для того, чтобы не иметь лишних расходов по выплате компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудников.